Co Państwo otrzymują
- Imienne konto dla każdej osoby, nigdy konto współdzielone.
- Uprawnienia według modułów: karty klientów i kontakty, oferty, zamówienia, faktury oraz moduły włączone dla Państwa (magazyn, zakupy, projekty, rozliczanie wydatków). Moduł niewłączony nie jest widoczny dla nikogo.
- Dla każdego modułu osobne uprawnienia: przeglądanie, tworzenie i modyfikowanie, usuwanie, eksport.
- Zakres klientów: albo klienci, przy których dana osoba jest przypisanym handlowcem, albo cała baza.
Uprawnienia przypisuje się osobie lub grupie. Osoba łączy własne uprawnienia z uprawnieniami wszystkich grup, do których należy. Lepiej więc utworzyć kilka przejrzystych grup (Handlowcy, Obsługa sprzedaży, Zarząd) niż ustawiać wszystko indywidualnie.
Kto dokonuje ustawień
Administrator Państwa konta Klytic CRM tworzy konta, grupy i uprawnienia. Jeśli nie wyznaczyli Państwo administratora wewnętrznego, wsparcie Klytic wprowadza te ustawienia na Państwa prośbę, telefonicznie po francusku lub e-mailem. Proszę prowadzić aktualną listę: kto należy do jakiej grupy i dlaczego.
Trzy zakresy: handlowiec, kierownik, zarząd
| Rola | Co widzi | Jak to uzyskać |
|---|
| Handlowiec | Swoich klientów i potencjalnych klientów, wraz z ich ofertami, zamówieniami i fakturami | Bez rozszerzonego dostępu. Jest przypisany jako handlowiec na każdej ze swoich kart. |
| Kierownik zespołu | Klientów swojego zespołu | Jest przypisany jako handlowiec, obok głównego handlowca, na kartach swojego zespołu. Karta może mieć kilku handlowców. |
| Zarząd, obsługa sprzedaży | Całą bazę | Rozszerzony dostęp do wszystkich klientów. |
Zakres podąża za kartą. Handlowiec, który nie widzi klienta, nie widzi też jego ofert, zamówień ani faktur.
Poziomu „zespół” nie ustawia się jednym kliknięciem: opiera się on na przypisaniu kart. To praca organizacyjna, do wykonania przy imporcie, a potem przy każdym nowym kliencie. Jeśli skład zespołu często się zmienia, prościej jest dać rozszerzony dostęp kierownikowi i odmówić go handlowcom.
Przykład. Firma z 15 handlowcami podzielonymi na trzy zespoły. Handlowcy nie mają rozszerzonego dostępu. Każdy kierownik jest dodany jako drugi handlowiec na kartach swojego zespołu. Dyrektor sprzedaży i dwie osoby z obsługi sprzedaży mają rozszerzony dostęp. Nikt inny nie widzi całości.
Kilka spółek lub spółek zależnych
W jednej bazie Klytic CRM rozdział między klientami opiera się na przypisaniu handlowców. Handlowiec spółki A nie widzi klientów spółki B, jeśli nie jest przy nich przypisany. Natomiast każda osoba z rozszerzonym dostępem widzi klientów wszystkich spółek w bazie.
Klytic nie oferuje oddzielenia spółek wewnątrz jednej bazy. Jeśli Państwa spółki zależne nie mogą widzieć nawzajem swoich klientów, również na poziomie zarządu czy księgowości, rozwiązaniem jest izolacja:
- Dedykowana instancja dla każdej spółki. Każda spółka zależna ma swoją bazę, swoje konta, swoje uprawnienia, swoją numerację faktur. Osoba pracująca dla dwóch spółek ma konto w każdej z nich.
- Serwer dedykowany lub hosting u Państwa, jeśli grupa sobie tego życzy, zgodnie z trybami hostingu opisanymi w Hosting i suwerenność.
Ta sama zasada dotyczy dokumentów: zob. Kilka spółek na platformie. Prosimy omówić to ze wsparciem przed importem: rozdzielenie dwóch spółek po fakcie wymaga ponownego rozdzielenia kart.
Oddziały i kraje
Oddział czy kraj to nie jest trzeci mechanizm. Mają Państwo te same narzędzia: przypisanie kart i grupy w jednej bazie albo instancję dla każdego podmiotu, gdy rozdział musi być ścisły, na przykład dla spółki zależnej podlegającej innemu prawu.
Zmiana stanowiska
Stare uprawnienia należy odebrać w dniu zmiany, a nie przy następnym przeglądzie dostępów.
- Proszę usunąć osobę z dotychczasowej grupy i dodać ją do nowej.
- Proszę sporządzić listę kart, przy których była handlowcem. Wyznaczyć nowego handlowca, zwłaszcza tam, gdzie była jedyną osobą odpowiedzialną.
- Proszę usunąć ją z tych kart, jeśli nie powinna ich już widzieć.
- Proszę sprawdzić, czy nie zachowała rozszerzonego dostępu lub prawa eksportu przyznanego na potrzeby jednorazowego zadania.
Odejście z firmy przebiega według tej samej logiki, z zamknięciem konta. Szczegóły zawiera Jak zapobiec eksportowi portfela klientów i przeglądać zmiany.
Usługodawcy i partnerzy
- Konto imienne, na nazwisko danej osoby, nigdy współdzielone konto „usługodawca”.
- Ograniczony czas: datę zakończenia zlecenia proszę zapisać już przy tworzeniu konta.
- Tylko niezbędne moduły: integrator, który przygotowuje oferty, nie potrzebuje faktur.
- Bez rozszerzonego dostępu, bez prawa eksportu.
- Zamknięcie konta po zakończeniu zlecenia, tego samego dnia.
Ograniczenia usługi
- Uprawnienia ograniczają to, co dana osoba widzi. Nie uniemożliwiają osobie uprawnionej przepisania tego, co widzi.
- Zakres „zespół” zależy od rzetelności przypisywania kart.
- Ścisły rozdział między spółkami wymaga odrębnych instancji. Każda instancja jest osobną usługą.
Aby zrozumieć, dlaczego te ustawienia są ważne, proszę przeczytać Do kogo należą dane w CRM.
Najczęściej zadawane pytania
Czy handlowiec może widzieć wyłącznie faktury swoich klientów?
Tak, jeśli ma dostęp do modułu faktur i nie ma rozszerzonego dostępu. Jego faktury podążają za jego kartami.
Jak odebrać handlowcowi prawo eksportu?
Zob. Jak zapobiec eksportowi portfela klientów.
Czy mogę mieć skonsolidowany widok kilku spółek zależnych?
W jednej bazie tak, z rozszerzonym dostępem, ale bez rozdzielenia. Przy instancji dla każdej spółki zależnej każda baza jest odrębna: prosimy skontaktować się ze wsparciem.
Gdzie są hostowane dane mojego CRM?
Zob. Hosting i suwerenność.
