Vad ni får
- Ett personligt konto per person, aldrig ett delat konto.
- Behörigheter per modul: kundkort och kontakter, offerter, order, fakturor och de moduler som aktiverats för er (lager, inköp, projekt, utlägg). En modul som inte är aktiverad syns inte för någon.
- För varje modul separata behörigheter: visa, skapa och ändra, radera, exportera.
- En kundomfattning: antingen de kunder där personen är utsedd säljare, eller hela registret.
Behörigheter tilldelas en person eller en grupp. En person har både sina egna behörigheter och behörigheterna för alla grupper hon eller han ingår i. Skapa därför några tydliga grupper (Säljare, Säljadministration, Ledning) i stället för inställningar från fall till fall.
Vem gör inställningarna
Administratören för ert Klytic CRM-konto skapar konton, grupper och behörigheter. Om ni inte har utsett någon intern administratör gör Klytics support inställningarna på er begäran, per telefon på franska eller via e-post. Håll en aktuell lista: vem som ingår i vilken grupp, och varför.
Tre omfattningar: säljare, chef, ledning
| Roll | Vad rollen ser | Hur den får det |
|---|
| Säljare | Sina kunder och prospekt, med deras offerter, order och fakturor | Ingen utökad åtkomst. Säljaren är utsedd på vart och ett av sina kundkort. |
| Teamchef | Teamets kunder | Chefen är utsedd som säljare, utöver den huvudansvariga säljaren, på teamets kundkort. Ett kundkort kan ha flera säljare. |
| Ledning, säljadministration | Hela registret | Utökad åtkomst till alla kunder. |
Omfattningen följer kundkortet. En säljare som inte ser en kund ser inte heller dess offerter, order eller fakturor.
Nivån ”team” ställs inte in med ett klick: den bygger på hur kundkorten tilldelas. Det är ett organisatoriskt arbete som görs vid importen och sedan för varje ny kund. Om ert team ändras ofta är det enklare att ge chefen utökad åtkomst och neka säljarna den.
Exempel. Ett företag med 15 säljare fördelade på tre team. Säljarna har inte utökad åtkomst. Varje chef läggs till som andra säljare på teamets kundkort. Försäljningsdirektören och två personer i säljadministrationen har utökad åtkomst. Ingen annan ser helheten.
Flera bolag eller dotterbolag
I en och samma Klytic CRM-databas bygger åtskillnaden mellan kunder på hur säljarna tilldelas. En säljare på bolag A ser inte kunderna hos bolag B om hon eller han inte är utsedd där. Däremot ser alla som har utökad åtkomst kunderna hos alla bolag i databasen.
Klytic erbjuder ingen avgränsning per bolag inom en och samma databas. Om era dotterbolag inte får se varandras kunder, inte heller på ledningsnivå eller i ekonomifunktionen, är svaret isolering:
- En egen instans per bolag. Varje dotterbolag har sin databas, sina konton, sina behörigheter och sin fakturanumrering. En person som arbetar för två bolag har ett konto i vart och ett.
- En dedikerad server eller hosting hos er, om koncernen så önskar, enligt de hostingformer som beskrivs i Hosting och suveränitet.
Samma princip gäller för dokument: se Flera bolag på plattformen. Tala med supporten före importen: att skilja två bolag åt i efterhand kräver att kundkorten fördelas om.
Kontor och länder
Ett kontor eller ett land är ingen tredje mekanism. Ni har samma verktyg: tilldelning av kundkort och grupper i en och samma databas, eller en instans per enhet när åtskillnaden måste vara strikt, till exempel för ett dotterbolag som omfattas av en annan lagstiftning.
Rollbyte
Ta bort de gamla behörigheterna samma dag som bytet sker, inte vid nästa åtkomstgranskning.
- Ta bort personen från den gamla gruppen och lägg till hen i den nya.
- Lista de kundkort där personen var säljare. Utse ny säljare, särskilt där personen var ensam ansvarig.
- Ta bort personen från dessa kundkort om hen inte längre ska se dem.
- Kontrollera att personen inte har kvar en utökad åtkomst eller en exporträtt som beviljats för ett tillfälligt uppdrag.
När någon lämnar företaget gäller samma logik, och kontot stängs. Detaljerna finns i Förhindra export av kundstocken och granska ändringar.
Externa konsulter och partner
- Ett personligt konto, i personens namn, aldrig ett delat ”konsultkonto”.
- En begränsad tid: notera slutdatum för uppdraget redan när kontot skapas.
- Endast de moduler som verkligen behövs: en integratör som förbereder offerter behöver inte fakturorna.
- Ingen utökad åtkomst, ingen exporträtt.
- Kontot stängs när uppdraget avslutas, samma dag.
Tjänstens begränsningar
- Behörigheter begränsar vad en person ser. De hindrar inte en behörig person från att skriva av det hen ser.
- Omfattningen ”team” beror på hur noggrant kundkorten tilldelas.
- Strikt åtskillnad mellan bolag kräver separata instanser. Varje instans är en egen tjänst.
För att förstå varför dessa inställningar är viktiga, läs Vem äger data i ett CRM.
Vanliga frågor
Kan en säljare se enbart sina egna kunders fakturor?
Ja, om fakturamodulen är öppen för säljaren och hen inte har utökad åtkomst. Fakturorna följer kundkorten.
Hur tar jag bort exporträtten för en säljare?
Se Förhindra export av kundstocken.
Kan jag få en samlad vy över flera dotterbolag?
I en och samma databas, ja, med utökad åtkomst, men utan avgränsning. Med en instans per dotterbolag är varje databas separat: tala med supporten.
Var lagras data i mitt CRM?
Se Hosting och suveränitet.
