Wat u krijgt
- Een persoonlijk account per persoon, nooit een gedeeld account.
- Rechten per module: klantfiches en contactpersonen, offertes, bestellingen, facturen, en de modules die voor u zijn geactiveerd (voorraad, inkoop, projecten, onkostennota’s). Een niet-geactiveerde module verschijnt voor niemand.
- Per module afzonderlijke rechten: inzien, aanmaken en wijzigen, verwijderen, exporteren.
- Een klantenscope: ofwel de klanten waarvoor de persoon de aangewezen verkoper is, ofwel het hele bestand.
Rechten worden toegekend aan een persoon of aan een groep. Een persoon combineert zijn eigen rechten met die van alle groepen waarvan hij deel uitmaakt. Maak dus enkele duidelijke groepen aan (Verkopers, Verkoopadministratie, Directie) in plaats van instellingen geval per geval.
Wie de instellingen doet
De beheerder van uw Klytic CRM-account maakt de accounts, groepen en rechten aan. Hebt u geen interne beheerder aangewezen, dan doet de support van Klytic deze instellingen op uw verzoek, telefonisch in het Frans of per e-mail. Houd een lijst bij: wie welke groep heeft, en waarom.
Drie scopes: verkoper, verantwoordelijke, directie
| Rol | Wat hij ziet | Hoe hij dat krijgt |
|---|
| Verkoper | Zijn klanten en prospects, met hun offertes, bestellingen en facturen | Geen uitgebreide toegang. Hij is als verkoper aangewezen op elk van zijn fiches. |
| Teamverantwoordelijke | De klanten van zijn team | Hij is als verkoper aangewezen, naast de hoofdverkoper, op de fiches van zijn team. Een fiche kan meerdere verkopers hebben. |
| Directie, verkoopadministratie | Het hele bestand | Uitgebreide toegang tot alle klanten. |
De scope volgt de fiche. Een verkoper die een klant niet ziet, ziet ook diens offertes, bestellingen en facturen niet.
Het niveau ‘team’ stelt u niet met één klik in: het berust op de toewijzing van de fiches. Dat is organisatiewerk, te doen bij de import en daarna bij elke nieuwe klant. Verandert uw team vaak, dan is het eenvoudiger de verantwoordelijke uitgebreide toegang te geven en die aan de verkopers te weigeren.
Voorbeeld. Een onderneming met 15 verkopers, verdeeld over drie teams. De verkopers hebben geen uitgebreide toegang. Elke verantwoordelijke wordt als tweede verkoper toegevoegd op de fiches van zijn team. De commercieel directeur en twee personen van de verkoopadministratie hebben uitgebreide toegang. Niemand anders ziet het geheel.
Meerdere vennootschappen of dochterbedrijven
Binnen één Klytic CRM-database berust de scheiding tussen klanten op de toewijzing van de verkopers. Een verkoper van vennootschap A ziet de klanten van vennootschap B niet als hij daar niet is aangewezen. Iedereen met uitgebreide toegang ziet daarentegen de klanten van alle vennootschappen in de database.
Klytic biedt geen afscherming per vennootschap binnen één database. Mogen uw dochterbedrijven elkaars klanten niet zien, ook niet op het niveau van de directie of de boekhouding, dan is het antwoord isolatie:
- Een eigen instantie per vennootschap. Elk dochterbedrijf heeft zijn database, zijn accounts, zijn rechten, zijn factuurnummering. Iemand die voor twee vennootschappen werkt, heeft in elk een account.
- Een dedicated server of hosting bij u, als de groep dat wenst, volgens de hostingvormen beschreven in Hosting en soevereiniteit.
Hetzelfde principe geldt voor documenten: zie Meerdere vennootschappen in het platform. Bespreek het met de support vóór de import: twee vennootschappen achteraf scheiden vraagt dat de fiches opnieuw worden verdeeld.
Vestigingen en landen
Een vestiging of een land is geen derde mechanisme. U hebt dezelfde hefbomen: de toewijzing van fiches en de groepen in één database, of een instantie per entiteit wanneer de scheiding strikt moet zijn, bijvoorbeeld voor een dochterbedrijf dat onder een ander recht valt.
Functiewijziging
Trek de oude rechten in op de dag van de wijziging, niet bij de volgende controle van de toegangen.
- Haal de persoon uit zijn oude groep en voeg hem toe aan de nieuwe.
- Maak een lijst van de fiches waarvoor hij verkoper was. Wijs de nieuwe verkoper aan, vooral waar hij als enige verantwoordelijk was.
- Verwijder hem van die fiches als hij ze niet meer mag zien.
- Controleer dat hij geen uitgebreide toegang of exportrecht heeft behouden dat voor een eenmalige opdracht was toegekend.
Een vertrek uit de onderneming volgt dezelfde logica, met het afsluiten van het account. De details staan in Export van de klantenportefeuille verhinderen en wijzigingen nakijken.
Externe dienstverleners en partners
- Een persoonlijk account, op naam van de persoon, nooit een gedeeld account ‘dienstverlener’.
- Een beperkte duur: noteer de einddatum van de opdracht zodra het account wordt aangemaakt.
- Alleen de strikt noodzakelijke modules: een integrator die offertes voorbereidt, heeft de facturen niet nodig.
- Geen uitgebreide toegang, geen exportrecht.
- Account afgesloten aan het einde van de opdracht, dezelfde dag.
Grenzen van de dienst
- Rechten beperken wat iemand ziet. Ze verhinderen niet dat een bevoegde persoon overneemt wat hij ziet.
- De scope ‘team’ hangt af van de nauwkeurigheid waarmee de fiches worden toegewezen.
- Strikte scheiding tussen vennootschappen verloopt via afzonderlijke instanties. Elke instantie is een aparte dienst.
Om te begrijpen waarom deze instellingen ertoe doen, leest u Van wie zijn de gegevens in een CRM.
Veelgestelde vragen
Kan een verkoper alleen de facturen van zijn eigen klanten zien?
Ja, als de module facturen voor hem openstaat en hij geen uitgebreide toegang heeft. Zijn facturen volgen zijn fiches.
Hoe trek ik het exportrecht van een verkoper in?
Zie Export van de klantenportefeuille verhinderen.
Kan ik een geconsolideerd overzicht van meerdere dochterbedrijven hebben?
In één database wel, met uitgebreide toegang, maar zonder afscherming. Met een instantie per dochterbedrijf is elke database gescheiden: bespreek het met de support.
Waar worden de gegevens van mijn CRM gehost?
Zie Hosting en soevereiniteit.
