Co Państwo otrzymują
Dokument, który ma swoje miejsce, który każdy może odnaleźć bez znajomości autora i który przechodzi przez obieg, gdy zobowiązuje firmę. Wyszukiwanie pokazuje tylko to, co dana osoba ma prawo widzieć: wspólny sposób porządkowania nie otwiera zamkniętych folderów.
1. Folder zespołu: stałe ramy
Główne porządkowanie odbywa się w folderach zespołów: jeden na dział, lokalizację lub główny obszar działalności. Kilka zasad pozwala uniknąć struktury, której nikt nie rozumie:
- najwyżej trzy lub cztery poziomy;
- jeden folder na trwały obiekt (klient, projekt, rok obrotowy), a nie na osobę;
- wspólna konwencja nazewnictwa, na przykład 2026-03-12 Kowalski oferta dach: data, kontrahent, przedmiot;
- ulubione dla folderów otwieranych codziennie.
Uprawnienia do tych folderów opisano w Jak ustawić, kto widzi które dokumenty.
2. Tagi: przekroje
Plik może znajdować się tylko w jednym folderze. Może mieć kilka tagów. Służą one do pytań przekrojowych: wszystkie umowy, wszystkie dokumenty z 2025 roku, wszystko, co czeka na podpis.
- Nadawanie tagu: z panelu szczegółów pliku albo jednocześnie dla zaznaczonych kilku plików.
- Wyszukiwanie według tagu: osobny widok pokazuje wszystkie pliki z danym tagiem, niezależnie od folderu, w granicach Państwa uprawnień.
- Kto tworzy tagi: administrator Państwa instancji. Może pozwolić użytkownikom je tworzyć albo zarezerwować to prawo dla siebie, aby utrzymać porządek na liście.
Tag może być widoczny i nadawany przez wszystkich, widoczny, ale nadawany tylko przez administratorów, albo niewidoczny i zarezerwowany dla reguł automatycznych. Tagi zastrzeżone służą na przykład do oznaczania statusu, który może zmienić tylko obieg akceptacji.
Lista powinna być krótka: około dwudziestu tagów znanych wszystkim jest wartych więcej niż dwieście wymyślanych przez każdego z osobna.
3. Wyszukiwanie
Pasek wyszukiwania znajduje pliki i foldery po nazwie we wszystkim, do czego mają Państwo dostęp: w Państwa przestrzeni, folderach zespołów, elementach udostępnionych Państwu. Pole filtra pozwala też zawęzić widok otwartego folderu.
Wyszukiwanie w treści plików, a nie tylko w ich nazwach, zależy od konfiguracji Państwa instancji. Prosimy sprawdzić ze wsparciem Klytic, czy jest ono u Państwa włączone i dla jakich formatów. Zeskanowany dokument bez rozpoznawania tekstu można na przykład znaleźć tylko po nazwie i tagach. W zależności od trybu szyfrowania folderu treść może nie być indeksowana.
Dlatego podstawą pozostają nazwa pliku i tagi. W dużej organizacji wspólna konwencja nazewnictwa oszczędza więcej czasu niż jakakolwiek wyszukiwarka.
Właściwości i komentarze
Każdy plik ma podstawowe informacje: nazwę, lokalizację, rozmiar, datę modyfikacji, historię wersji i aktywność. Komentarze pozwalają rozmawiać o pliku bez jego modyfikowania czy wysyłania e-mailem.
Klytic Docs nie oferuje szytej na miarę karty metadanych branżowych, z polami takimi jak „numer umowy” czy „termin ważności”. Jeśli Państwa działalność tego wymaga, prosimy opisać potrzebę zespołowi Klytic: tagi, nazewnictwo lub skonfigurowany obieg często na nią odpowiadają.
4. Obieg akceptacji
Dla dokumentów, które zobowiązują firmę, Klytic Docs oferuje konfigurowalne obiegi akceptacji. Przykład faktury od dostawcy:
- Złożona: faktura trafia do Klytic Docs z komputera, telefonu lub przeglądarki.
- Zaakceptowana: automatycznie przechodzi do osoby, która ma ją zatwierdzić, a ta ją akceptuje lub odrzuca.
- Zarchiwizowana: po akceptacji zostaje umieszczona we właściwym folderze i przechowywana, gotowa do odnalezienia.
Ten sam schemat dotyczy umowy, rozliczenia wydatków czy procedury jakościowej. Konfiguracja ustala trzy rzeczy: gdzie dokument jest składany, kto go akceptuje i dokąd trafia potem. Może ją wykonać administrator Państwa instancji z pomocą wsparcia albo zespół Klytic zgodnie z Państwa organizacją.
Przykład: kancelaria zatrudniająca 15 osób
Kancelaria ma folder zespołu „Klienci” z podfolderem dla każdego klienta i roku obrotowego. Cztery tagi służą wszystkim: „Umowa”, „Faktura”, „Do podpisu”, „Zarchiwizowane”. Faktury od dostawców przechodzą przez obieg: złożenie w „Faktury do akceptacji”, akceptacja przez wspólniczkę, a następnie umieszczenie w „Księgowość/2026”. Aby odnaleźć wszystkie umowy klienta, wystarczy otworzyć jego folder i użyć filtra albo otworzyć widok tagu „Umowa”.
