Co Państwo uzyskują
Adresy zbiorcze obsługują trzy rodzaje obiektów. Z zewnątrz wyglądają podobnie; nie działają jednak tak samo.
Alias: dodatkowy adres, z którego poczta trafia do istniejącej skrzynki. Lista dystrybucyjna: adres, który rozsyła kopię do kilku skrzynek. Skrzynka współdzielona: wspólna skrzynka z własnym adresem, którą kilka osób otwiera ze swoich własnych kont, zgodnie z nadanymi im uprawnieniami.
| Potrzeba | Obiekt | Przykład |
|---|
| Adres obsługuje tylko jedna osoba | Alias | zarzad@, który trafia do prezeski |
| Każdy ma otrzymać swoją kopię | Lista dystrybucyjna | zespol-handlowy@, aby informować wszystkich handlowców |
| Zespół obsługuje wiadomości i każdy ma widzieć, co zostało zrobione | Skrzynka współdzielona | kontakt@, faktury@, skrzynka działu księgowości |
Praktyczna zasada: jeśli dwie osoby mogą odpowiedzieć temu samemu klientowi, nie wiedząc o sobie nawzajem, potrzebna jest skrzynka współdzielona, a nie lista. W skrzynce współdzielonej wiadomość przeczytana, przeniesiona do folderu lub obsłużona jest taka dla wszystkich.
Kto może to zrobić
- Administrator Państwa konta, w konsoli administracyjnej: tworzenie skrzynek, aliasów i list, wybór domen, uprawnienia do skrzynek współdzielonych, limity.
- Każdy użytkownik, w swoim webmailu: automatyczne odpowiedzi, filtry oraz udostępnianie własnych folderów i kalendarzy współpracownikom.
- Dział wsparcia Klytic: dodanie domeny, rekordy SPF, DKIM i DMARC dla tej domeny oraz zgłoszenia wykraczające poza konsolę, takie jak zmiana sposobu hostingu.
Użytkownik nie tworzy aliasów ani skrzynek dla siebie, chyba że administrator wyraźnie mu to deleguje. Ta zasada zapobiega powstawaniu adresów, których nikt nie monitoruje.
Konfiguracja skrzynki współdzielonej
- Utworzyć skrzynkę. Administrator tworzy skrzynkę z adresem zbiorczym, na przykład faktury@. To pełnoprawna skrzynka, z własną przestrzenią dyskową.
- Nadać uprawnienia, osoba po osobie. Dla każdego współpracownika administrator wybiera poziom: tylko przeglądanie; zarządzanie zawartością (odczyt, przenoszenie do folderów, tworzenie folderów, usuwanie); lub administrowanie, czyli także zarządzanie uprawnieniami innych osób do tej skrzynki. Ten ostatni poziom proszę zarezerwować dla kierownika działu.
- Ustawić wysyłanie. Istnieją dwa odrębne uprawnienia. „Wyślij jako”: odbiorca widzi tylko adres skrzynki współdzielonej. „Wyślij w imieniu”: odbiorca widzi skrzynkę i nazwisko osoby, która napisała wiadomość. W przypadku faktury@ zazwyczaj lepsze jest pierwsze; w przypadku asystentki piszącej w imieniu wspólnika drugie jest bardziej przejrzyste.
- Sprawdzić na komputerach. Upoważnione osoby widzą skrzynkę współdzieloną w swoim webmailu, obok własnej. Wyświetlanie może się różnić w Outlooku i na telefonie: proszę przetestować na jednym urządzeniu każdego typu, zanim ogłoszą to Państwo całemu zespołowi.
Nigdy proszę nie przekazywać hasła do skrzynki współdzielonej. Każdy otwiera ją ze swojego konta: przy odejściu osoby wystarczy wtedy odebrać jej uprawnienie, a każde działanie pozostaje przypisane do konkretnej osoby.
Kilka domen w jednej konsoli
Grupa, która utrzymuje wspólną obsługę, może połączyć wszystkie swoje domeny w jednej konsoli administracyjnej: grupa.pl, marka-a.pl, spolka-b.com. Każda domena ma własne adresy i własne rekordy SPF, DKIM i DMARC.
Osoba pracująca dla dwóch spółek ma dwie możliwości. Albo skrzynka w każdej domenie, jeśli obie działalności mają pozostać oddzielone. Albo jedna skrzynka z aliasem w drugiej domenie, jeśli ma obsługiwać wszystko w jednym miejscu. W drugim przypadku proszę sprawdzić, czy adres wybrany do odpowiedzi należy do właściwej spółki.
Przy uruchomieniu usługi proszę poinformować Klytic, czy spółki mają się widzieć w firmowej książce adresowej, czy pozostać oddzielone.
Oddzielanie podmiotów
Istnieją trzy poziomy oddzielenia, od najsłabszego do najsilniejszego.
- Odrębne domeny na tej samej platformie: adresy są oddzielone, ale całością zarządza jeden administrator lub jeden zespół.
- Uprawnienia administracyjne ograniczone do jednej domeny: platforma zna tę zasadę, która pozwala kierownikowi spółki zależnej zarządzać skrzynkami swojej domeny bez wglądu w pozostałe. O jej wdrożeniu decyduje się z Klytic, w zależności od sposobu hostingu; proszę nie traktować jej jako pewnej przed pisemnym potwierdzeniem.
- Dedykowana instancja lub serwer dla każdego podmiotu: gdy administratorzy w ogóle nie mogą się wzajemnie widzieć lub gdy spółka może zostać jutro sprzedana, to właściwy poziom. Wdraża się go na podstawie wyceny.
To samo rozumowanie dotyczy dokumentów: zob. kilka spółek na jednej platformie.
Kalendarze, sale i firmowa książka adresowa
Kalendarze i książka adresowa to obiekty współdzielone odrębne od skrzynek. Klytic Mail obejmuje kalendarze osobiste i współdzielone, sprawdzanie dostępności, rezerwację sal konferencyjnych i globalną książkę adresową firmy. Dostęp do skrzynki współdzielonej nie musi oznaczać dostępu do jej kalendarza: każdy obiekt ma własne uprawnienia. W przypadku asystentki zarządzającej kalendarzem członka zarządu proszę ustawić oba.
Ograniczenia usługi
- Klytic nie obiecuje delegowania „według spółek zależnych” w zakresie wykraczającym poza to, co zostało potwierdzone dla Państwa konta.
- Przeniesienie istniejącej organizacji (aliasów, list, skrzynek współdzielonych z innej poczty) jest częścią migracji, realizowanej na podstawie wyceny.
- Funkcje, których należy wymagać od poczty firmowej w ogóle, opisano w poradniku co powinna zapewniać poczta firmowa.
Najczęściej zadawane pytania
Czy użytkownik może sam utworzyć alias?
Nie, tworzy go administrator konta w konsoli. Użytkownik może natomiast udostępniać własne foldery i kalendarze.
Co dzieje się z adresem odchodzącego pracownika?
Może pozostać aktywny, stać się aliasem lub zostać zamknięty z automatyczną odpowiedzią. Zob. skrzynka odchodzącego pracownika.
Czy można całkowicie odizolować dwie spółki zależne?
Tak, za pomocą dedykowanej instancji lub serwera dla każdego podmiotu. Sposoby wdrożenia opisano na stronie hosting i suwerenność.
Czy wiadomość usunięta w skrzynce współdzielonej jest utracona?
Nie. Najpierw można ją odzyskać z folderu elementów usuniętych, bez opłat. Jeśli to nie wystarczy, dział wsparcia przywraca ją z kopii zapasowych z ostatnich 30 dni, w ramach interwencji wliczonej w cenę lub płatnej w zależności od przyczyny. Zob. przywracanie wiadomości lub skrzynki.
