Co Państwo otrzymują
Dają Państwo dostęp do pliku lub folderu bez wysyłania go jako załącznika. Dokument pozostaje na swoim miejscu, w Państwa instancji. Wiedzą Państwo, kto ma do niego dostęp, mogą w dowolnej chwili ograniczyć uprawnienia lub odciąć dostęp, a odbiorca zawsze widzi najnowszą wersję.
Udostępnianie wewnętrzne
W panelu udostępniania pliku lub folderu proszę wybrać współpracownika lub grupę z Państwa organizacji. Ustalają Państwo uprawnienia: odczyt, modyfikacja, dalsze udostępnianie. Element pojawia się w przestrzeni tej osoby.
Dla całego działu lepszy jest folder zespołu otwarty dla grupy niż seria indywidualnych udostępnień. Ustawianie grup wyjaśniono w Jak ustawić, kto widzi które dokumenty.
Wysyłanie linku na zewnątrz
Link udostępniania daje dostęp do pliku lub folderu osobie, która nie ma konta w Państwa instancji. Adres zawiera losowy identyfikator, niemożliwy do odgadnięcia. Dla każdego linku ustawiają Państwo:
- uprawnienia: tylko odczyt albo przesyłanie i modyfikacja. W przypadku folderu tryb „tylko przesyłanie” pozwala też odbierać pliki bez pokazywania, co już zawiera folder;
- hasło, przekazywane innym kanałem niż link, na przykład telefonicznie;
- datę wygaśnięcia, po której link automatycznie przestaje działać;
- notatkę dla odbiorcy, w razie potrzeby.
Mogą Państwo utworzyć kilka linków do tego samego folderu, z różnymi uprawnieniami, i usuwać każdy z osobna. Z Klytic Mail lepiej wysłać taki link niż ciężki załącznik: odbiorca ogląda aktualną wersję.
Unikanie przypadkowego udostępnienia
Większość wycieków bierze się z linku założonego na niewłaściwy folder lub linku otwartego bez limitu czasu. Administrator Państwa instancji może ustalić zasady dla wszystkich:
- wymagać hasła dla wszystkich linków zewnętrznych;
- ustawić domyślną datę wygaśnięcia oraz maksymalny okres, którego użytkownik nie może przekroczyć;
- zezwalać lub nie na dalsze udostępnianie otrzymanego elementu;
- ograniczać udostępnianie wewnętrzne do członków grup danej osoby;
- uniemożliwiać członkom niektórych grup tworzenie udostępnień, pozwalając im jednocześnie je otrzymywać.
Po stronie użytkownika wystarczą dwa nawyki. Udostępniać potrzebny podfolder, nigdy dla wygody folder nadrzędny. I przed umieszczeniem wrażliwego dokumentu sprawdzić w panelu udostępniania, kto już ma dostęp, również przez folder nadrzędny.
Współpraca z partnerem
Właściwe narzędzie zależy od czasu trwania i kierunku wymiany.
| Sytuacja | Sposób |
|---|
| Jednorazowe wysłanie dokumentu | Link tylko do odczytu, hasło, krótki termin ważności |
| Odbieranie dokumentów od klienta | Link „tylko przesyłanie” do dedykowanego folderu |
| Regularna wymiana w obu kierunkach | Folder dedykowany partnerowi, link z prawem modyfikacji, hasło, data wygaśnięcia weryfikowana przy każdym terminie |
| Trwała współpraca | Konto utworzone przez administratora w Państwa instancji, umieszczone w grupie, która widzi tylko wspólny folder |
Folder partnera umieszcza się poza Państwa wrażliwą strukturą folderów. Dzięki temu zbyt szeroki link nie może ujawnić niczego więcej. W sprawie tworzenia kont dla osób z zewnątrz prosimy ustalić z Klytic, jak wpłynie to na wymiarowanie Państwa oferty.
Na spotkania goście z zewnątrz dołączają do wideokonferencji Klytic Docs przez zwykły link, bez konta. Ten dostęp do spotkania nie otwiera im Państwa folderów: dokument pokazywany podczas rozmowy udostępnia się osobno, za pomocą linku.
Wideokonferencja jest dostępna dla ograniczonej liczby użytkowników. Obsługa dużej liczby użytkowników wideokonferencji wymaga indywidualnej oferty.
Dokumenty wrażliwe i pobieranie
Dokument wyświetlony na ekranie zawsze można skopiować lub sfotografować. Kontrola opiera się więc na kilku połączonych środkach:
- nadawać prawo odczytu bez prawa modyfikacji;
- w linku ukryć przycisk pobierania. Utrudnia to pozyskanie pliku, ale go nie uniemożliwia;
- ustawić krótki termin ważności i usunąć link, gdy tylko przestanie być potrzebny;
- śledzić aktywność w folderze w dzienniku;
- nie synchronizować wrażliwego folderu na komputerze zewnętrznym lub współdzielonym;
- dla tego, co nigdy nie może wyjść na zewnątrz, nie tworzyć żadnego linku i wyłączyć daną grupę z tworzenia udostępnień.
Komunikacja z Państwa instancją jest szyfrowana. W zależności od trybu szyfrowania folderu dostępne opcje udostępniania mogą się jednak różnić: proszę je sprawdzić przed zaszyfrowaniem folderu przeznaczonego dla osób z zewnątrz.
Przykład: folder „Klienci” i folder „Płace”
Firma usługowa otwiera dwa foldery zespołów.
- Klienci: każdy klient ma swój podfolder. Kierownicy projektów tworzą w nich linki chronione hasłem, ważne najwyżej trzydzieści dni, co narzuca administrator.
- Płace: otwarty tylko dla grupy Płace, z prawem modyfikacji, bez prawa dalszego udostępniania. Grupa jest wyłączona z tworzenia udostępnień. Odcinki płacowe nigdy nie są wysyłane linkiem.
Ograniczenia
- Usunięcie linku odcina dostęp, ale nie kasuje kopii już pobranej przez odbiorcę.
- Link przekazany osobie trzeciej pozostaje dla niej użyteczny, jeśli nie ma hasła. Dlatego warto uczynić hasło obowiązkowym.
- Decyzję o integracji Klytic Docs z innymi narzędziami firmy omówiono w przewodniku Jak połączyć system zarządzania dokumentami (DMS) z ERP, CRM i pocztą.
