Co Państwo otrzymują
Żaden dokument roboczy nie ginie, żaden dostęp nie pozostaje po odejściu, a współpracownicy pracują dalej bez przerwy. Kolejność kroków ma znaczenie: najpierw się odzyskuje, potem zamyka.
Dwie różne sytuacje
| Sytuacja | Główny krok | Co zachowuje dana osoba |
|---|
| Zmiana zespołu lub zakończenie pracy przy projekcie | Usunięcie jej z danej grupy | Swoje konto, przestrzeń osobistą, pozostałe grupy |
| Odejście całego zespołu lub usługodawcy zewnętrznego | Usunięcie grupy z folderu zespołu lub opróżnienie grupy | Swoje konta, jeśli są używane gdzie indziej |
| Odejście z firmy | Odzyskanie jej plików, potem dezaktywacja, a na końcu usunięcie konta | Nic |
Jeśli Państwa foldery robocze są folderami zespołów, większość odejść załatwia się przez usunięcie z grupy. Pliki złożone w folderze zespołu należą do organizacji: pozostają na miejscu, gdy ich autor odchodzi. Ustawianie grup opisano w Jak ustawić, kto widzi które dokumenty.
Przed datą odejścia
Proszę przeprowadzić te kontrole, gdy dana osoba jest jeszcze w firmie. Ona wie, co jest ważne w jej przestrzeni.
- Inwentaryzacja przestrzeni osobistej. Wszystko, co służy firmie, powinno trafić do folderu zespołu: bieżące oferty, pliki klientów, szablony.
- Przekazanie plików. W swoich ustawieniach dana osoba może przenieść własność pliku lub folderu na współpracownika. Współpracownik akceptuje przeniesienie i znajduje elementy w swojej przestrzeni, wraz z ich udostępnieniami. W przypadku dokumentu służbowego najprościej jest przenieść go do folderu zespołu.
- Foldery udostępniane z jej przestrzeni. Jeśli udostępniała współpracownikom folder osobisty, należy go przekazać lub przenieść przed zamknięciem konta: w przeciwnym razie zniknie razem z nim.
- Linki zewnętrzne. Proszę przejrzeć utworzone przez nią linki. Usunąć te, które nie są już używane. Te, z których klient lub partner nadal korzysta, utworzyć ponownie z konta, które pozostaje.
- Urządzenia. Proszę zaplanować odłączenie klienta synchronizacji na jej komputerze i telefonie oraz usunięcie kopii lokalnych ze zwracanego sprzętu.
W dniu odejścia: dezaktywacja konta
Administrator Państwa instancji dezaktywuje konto. Skutki:
- dana osoba nie może się już zalogować ani w przeglądarce, ani na swoich urządzeniach, które przestają się synchronizować;
- linki publiczne i udostępnienia e-mailowe, które utworzyła, przestają działać;
- domyślnie udostępnienia wewnętrzne, które utworzyła, pozostają dostępne dla współpracowników, którzy pracują dalej;
- jej pliki są zachowane. Konto można ponownie aktywować bez utraty danych.
Dezaktywacja jest więc bezpiecznym etapem przejściowym. Daje czas na sprawdzenie, czy niczego nie brakuje.
Po odejściu
Jeśli w przestrzeni dezaktywowanego konta pozostały pliki, można je zbiorczo przenieść na współpracownika po stronie serwera. Prosimy zgłosić to wsparciu Klytic, podając konto źródłowe i konto, które przejmuje pliki.
Dopiero wtedy administrator usuwa konto. Uwaga: usunięcie natychmiast kasuje wszystkie pliki z przestrzeni osobistej, łącznie z tymi, które dana osoba udostępniała. Można je cofnąć tylko przez kilka sekund.
Coś zostało przeoczone po usunięciu? Kopie zapasowe Klytic umożliwiają odtworzenie na zlecenie złożone we wsparciu, na podstawie kopii z ostatnich 30 dni. W przypadku konta usuniętego zbyt wcześnie przy odejściu pracownika to odtworzenie jest wliczone w cenę, w limicie 3 zgłoszeń miesięcznie. Ta siatka bezpieczeństwa nie jest archiwizacją folderów pracownika: po 30 dniach to, czego nie odzyskano, jest utracone.
Przykład: odejście handlowczyni
Handlowczyni odchodzi z firmy z końcem miesiąca. Dwa tygodnie wcześniej jej przełożony pomaga jej przenieść bieżące oferty do folderu zespołu „Sprzedaż”. Przekazuje swojemu następcy folder osobisty, który udostępniała dwóm współpracownikom. Jej linki dla trzech klientów następca tworzy ponownie, z nowym hasłem. Ostatniego dnia administrator dezaktywuje jej konto. Miesiąc później, po sprawdzeniu, konto zostaje usunięte.
Czego ta strona nie obejmuje
- Skrzynką pocztową danej osoby zajmuje się osobno: Skrzynka pocztowa odchodzącego pracownika.
- Okres, przez jaki niektóre dokumenty kadrowe lub handlowe muszą być przechowywane, wynika z polityki archiwizacji: zob. przewodnik Przechowywanie ważnych dokumentów.
- Kopii już pobranej na prywatny komputer Klytic Docs nie może odzyskać. To kwestia regulaminów wewnętrznych i zarządzania sprzętem.
Najczęściej zadawane pytania
Czy trzeba od razu usunąć konto?
Nie. Proszę je najpierw dezaktywować: dostęp zostaje odcięty, a nic nie ginie. Usunąć je można po sprawdzeniu, że nie pozostał żaden przydatny plik.
Jak uniknąć tej pracy przy następnym odejściu?
Pracując w folderach zespołów zamiast w przestrzeniach osobistych. Zob. Jak ustawić, kto widzi które dokumenty.
Klient korzystał z linku utworzonego przez pracownika. Co zrobić?
Proszę ponownie utworzyć link z konta, które pozostaje, z hasłem i datą wygaśnięcia. Zob. Linki udostępniania, partnerzy i pobieranie.
A jego skrzynka pocztowa?
Obsługuje się ją w Klytic Mail: Skrzynka pocztowa odchodzącego pracownika.
