Co Państwo otrzymują
- Handlowców, którzy pracują na swoich kartach, ale nie mogą pobrać bazy klientów ani kontaktów.
- Eksport zarezerwowany dla wskazanych przez Państwa osób i ograniczony do ich własnego zakresu klientów.
- Ślad utworzeń, modyfikacji i usunięć, z autorem i datą.
- W razie incydentu przywrócenie zlecone wsparciu na podstawie kopii zapasowych Klytic z ostatnich 30 dni, wliczone w cenę lub płatne w zależności od przyczyny.
- Klytic CRM domyślnie nie ma kosza. Opcjonalne rozszerzenie „Kosz” pozwala samodzielnie odzyskać usuniętą kartę. Przyczynia się ono także do wspierania projektu open source, na którym opiera się Klytic CRM.
Najważniejszy krok: oddzielić odczyt od eksportu
Administrator Państwa konta lub, na Państwa prośbę, wsparcie Klytic ustawia uprawnienia każdej grupy. Zarówno dla kart klientów, jak i dla kontaktów prawo eksportu jest odrębne od prawa przeglądania, tworzenia i modyfikowania.
- Proszę odebrać prawo eksportu grupie handlowców.
- Proszę sprawdzić, czy żaden handlowiec nie otrzymuje go przez inną grupę: osoba łączy uprawnienia wszystkich swoich grup.
- Proszę odebrać je usługodawcom zewnętrznym, bez wyjątku.
- Proszę przyznać je imiennie jednej lub dwóm osobom, na przykład dyrekcji sprzedaży i obsłudze sprzedaży.
Eksport podąża za zakresem danej osoby. Handlowiec, który widzi tylko swoich klientów i któremu pozostawiono by prawo eksportu, wyeksportowałby tylko swoich klientów. Całą bazę może wyeksportować tylko osoba, która ma jednocześnie rozszerzony dostęp do wszystkich klientów i prawo eksportu. To właśnie to połączenie trzeba zarezerwować. Ustawianie zakresów opisano w Kto widzi których klientów w Klytic CRM.
Co nie jest eksportem bazy
Odebranie prawa eksportu nie blokuje bieżącej pracy:
- generowania PDF oferty, zamówienia lub faktury w barwach Państwa firmy i wysyłania go klientowi;
- wysyłania faktury elektronicznej na akredytowaną platformę;
- przeglądania pulpitu sprzedaży.
Te wyniki dotyczą jednego dokumentu lub jednego klienta. Eksport, o którym tu mowa, tworzy plik zawierający całość lub część bazy klientów lub kontaktów. To on pozwala zabrać ze sobą portfel klientów.
Uprawnienia uniemożliwiają masowe pobieranie. Nie uniemożliwiają osobie uprawnionej przepisania tego, co widzi na ekranie. Najlepszym zabezpieczeniem pozostaje zakres przeglądania ograniczony do klientów, których dana osoba potrzebuje.
Co rejestruje dziennik
Klytic CRM może automatycznie rejestrować zdarzenia w historii danej karty, z autorem i datą:
- utworzenie, modyfikację i usunięcie karty klienta lub kontaktu;
- zatwierdzenie, modyfikację i usunięcie oferty, zamówienia lub faktury.
Niezależnie od tego dziennik bezpieczeństwa może rejestrować logowania, nieudane logowania oraz tworzenie, modyfikację i dezaktywację kont i grup.
Czego dziennik nie mówi:
- Nie odnotowuje przeglądania. Nie zobaczą Państwo, kto otworzył kartę, nie modyfikując jej.
- Sygnalizuje modyfikację, ale niekoniecznie odtwarza poprzednią wartość. Aby odzyskać utraconą treść, potrzebne jest przywrócenie.
Rejestrowane zdarzenia wybiera się w konfiguracji usługi. Prosimy poprosić wsparcie o sprawdzenie, które z nich są aktywne na Państwa koncie, zanim będą potrzebne. Zapobieganie eksportowi odbywa się z wyprzedzeniem, poprzez uprawnienia, a nie poprzez dziennik.
Odejście handlowca
Odejście należy przygotować przed zwrotem sprzętu, a nie po nim.
- Proszę wyłączyć eksport, jeśli go miał, gdy tylko odejście zostanie ogłoszone, i odebrać rozszerzony dostęp.
- Proszę przepisać karty, przy których był przypisanym handlowcem, na współpracownika, aby żaden klient nie pozostał bez opiekuna.
- Proszę zamknąć konto ostatniego dnia. Jego oferty, zamówienia i faktury pozostają w bazie, z jego nazwiskiem jako autora.
- Proszę przejrzeć najnowszą historię jego kart: nietypowe usunięcia lub modyfikacje w ostatnich tygodniach.
Jeśli zmodyfikowano lub usunięto wiele kart, prosimy zlecić wsparciu przywrócenie. Jeśli usunięcie było celowe, przy odejściu handlowca, to przywrócenie jest wliczone w cenę, w limicie 3 zgłoszeń miesięcznie. Przypadkowe usunięcie wymaga płatnego zgłoszenia serwisowego. Z opcjonalnym rozszerzeniem „Kosz” usunięte karty można też odzyskać bezpośrednio. Kopia zapasowa Klytic CRM jest wykonywana co godzinę, a kopie są przechowywane przez 30 dni. Prosimy podać przybliżoną datę incydentu. Nie jest to kontrola w czasie rzeczywistym: kopia zapasowa naprawia, ale nie zapobiega. Zob. Bezpieczeństwo i kopie zapasowe.
Państwa baza pozostaje możliwa do wyeksportowania
Ograniczenie eksportu w zespole niczego nie zmienia w prawach Państwa firmy. Baza należy do Państwa: upoważnione przez Państwa osoby mogą ją wyeksportować, a po zakończeniu umowy Państwa dane pozostają do odzyskania w standardowych formatach, ze wsparciem. Pytanie tej strony brzmi wyłącznie: kto w zespole ma to prawo.
Ogólne ramy opisuje Do kogo należą dane w CRM.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę sprawdzić, kto przeglądał kartę?
Nie, dziennik rejestruje utworzenia, modyfikacje i usunięcia, a nie przeglądanie. Lepiej ograniczyć zakres każdej osoby: Kto widzi których klientów.
Czy handlowiec bez prawa eksportu nadal może wysłać ofertę w PDF?
Tak, wysłanie dokumentu klientowi nie jest eksportem bazy.
Wczoraj usunięto karty. Co zrobić?
Jeśli wykupili Państwo opcjonalne rozszerzenie „Kosz”, prosimy najpierw odzyskać je z kosza. W przeciwnym razie prosimy zlecić przywrócenie wsparciu, podając przybliżoną datę. Jest ono wliczone w cenę w przypadku awarii usługi oraz przy celowym usunięciu przez pracownika, na przykład przy odejściu handlowca, w limicie 3 zgłoszeń miesięcznie. Przypadkowe usunięcie lub błąd obsługi wymaga płatnego zgłoszenia serwisowego. Zob. Bezpieczeństwo i kopie zapasowe.
Dlaczego chronić CRM tak jak księgowość?
Zob. Do kogo należą dane w CRM.
