Przechowywanie, archiwizacja, kopia zapasowa: trzy okresy
Te trzy pojęcia są często mylone. Nie odpowiadają na to samo pytanie.
| Pytanie | Typowy okres |
|---|
| Kopia zapasowa | Powrót do wcześniejszego stanu po incydencie | Dni lub tygodnie |
| Archiwizacja | Zachowanie dokumentu, który nie służy już na co dzień, w stanie nienaruszonym i dostępnym do wglądu | Okres wynikający z obowiązku lub potrzeb |
| Przechowywanie | Jak długo dokument musi lub może istnieć | Ustalony przez przepis, umowę lub decyzję wewnętrzną |
W odniesieniu do danych osobowych francuski organ ochrony danych CNIL opisuje trzy etapy. Baza aktywna, dopóki dane służą celowi, w którym je zebrano. Archiwizacja pośrednia, gdy nie służą już temu celowi, ale pozostają przydatne, na przykład w razie sporu lub ze względu na obowiązek prawny: są wtedy wyodrębnione i udostępniane sporadycznie upoważnionym osobom. Wreszcie archiwizacja ostateczna, dla niektórych informacji przechowywanych ze względu na ich wartość. Ten podział dobrze sprawdza się dla wszystkich dokumentów.
Kopia zapasowa ma własny przewodnik: wersjonowanie, replikacja i kopie zapasowe. Trzydziestodniowa kopia zapasowa nie jest archiwizacją.
Co ustala polityka archiwizacji
Polityka mieści się na kilku stronach. Dla każdej kategorii dokumentów odpowiada na siedem pytań:
- co: kategoria dokumentów (faktury, umowy, akta osobowe, protokoły);
- jak długo i od kiedy: zamknięcie roku obrotowego, koniec umowy, odejście pracownika;
- gdzie: jaki folder, jaki dział, jaki hosting;
- w jakiej formie: oryginał papierowy, kopia cyfrowa, format pliku;
- kto odpowiada: osoba odpowiedzialna za każdą kategorię, a nie „dział IT”;
- kto nadal ma dostęp: archiwum nie jest otwarte dla wszystkich, którzy widzieli aktywne akta;
- jaki los ostateczny: zniszczenie, przechowywanie wieczyste lub przekazanie podmiotowi trzeciemu, z udokumentowaniem decyzji.
Wszystko zaczyna się od inwentaryzacji. Bez niej polityka jest hasłem: ustala okresy dla dokumentów, o których nikt nie wie, gdzie są.
Okresy wynikające z przepisów
We Francji kilka okresów jest ustalonych ustawowo. Oficjalny serwis Service Public Entreprendre zbiera je wraz z podstawami prawnymi. Oto niektóre z nich, spośród najczęściej spotykanych w firmie:
| Dokument | Okres | Początek biegu | Przywołany przepis |
|---|
| Księgi i rejestry rachunkowe | 10 lat | Zamknięcie roku obrotowego | Code de commerce, art. L123-22 |
| Dowody księgowe (zamówienia, dowody dostawy, faktury) | 10 lat | Zamknięcie roku obrotowego | Code de commerce, art. L123-22 |
| Dokumenty podatkowe (zasada ogólna) | 6 lat | Ostatnia wymieniona operacja lub data sporządzenia | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Umowy i korespondencja handlowa | 5 lat | W zależności od właściwego terminu przedawnienia | Code de commerce, art. L110-1 do L110-4 |
| Kopia odcinka płacowego (pracodawca) | 5 lat | Nieokreślony w karcie informacyjnej | Code du travail, art. L3243-1 do L3243-5 |
| Jednolity rejestr pracowników | 5 lat | Odejście pracownika | Code du travail, art. R1221-26 |
Trzy uwagi. Ten sam dokument może podlegać kilku okresom: faktura jest jednocześnie dowodem księgowym i dokumentem podatkowym. Termin podatkowy wydłuża się do dziesięciu lat w przypadku nieujawnionej działalności. Ta tabela dotyczy wyłącznie Francji: sektor działalności (ochrona zdrowia, bankowość, ubezpieczenia) i kraj czytelnika zmieniają okresy. Nie istnieje jeden harmonogram obowiązujący wszystkie firmy.
Akta osobowe i dane osobowe
Dokumentu zawierającego dane osobowe nie przechowuje się bez końca. RODO narzuca ograniczony okres, który administrator ustala w zależności od celu, o czym przypomina CNIL.
W zakresie zasobów ludzkich CNIL opublikował w kwietniu 2026 r. zestawienie okresów przechowywania uporządkowane według rodzaju działań: rekrutacja, administracja kadrowa, wynagrodzenia, wypadki przy pracy, zgłaszanie nieprawidłowości. To zestawienie ma charakter miękkiego prawa: jego stosowanie nie jest obowiązkowe. Niektóre okresy, które powtarza, są jednak narzucone przez przepisy i pracodawca nie może od nich odstąpić. Do jednego przetwarzania może mieć zastosowanie kilka okresów.
W praktyce akta kadrowe przechowywane w systemie zarządzania dokumentami (DMS) wymagają dwóch zasad: kto może je nadal otwierać po odejściu pracownika i kiedy są usuwane. Przechowywanie „na wszelki wypadek” nie jest zasadą.
Format i czytelność za dziesięć lat
Przechowywanie pliku przez dziesięć lat nie ma sensu, jeśli nikt nie będzie mógł go otworzyć. Liczy się miejsce, ale także format:
- wybierać formaty otwarte i udokumentowane, a dla dokumentów rozstrzygających dokument niezmienny (PDF) zamiast pliku edytowalnego;
- nie uzależniać się od oprogramowania, które może zniknąć lub zmienić licencję;
- zachowywać metadane: datę, typ, okres, osobę odpowiedzialną, bez których archiwum jest stertą plików;
- przewidzieć wyjście: możliwość wyeksportowania archiwów w standardowych formatach w razie zmiany dostawcy.
Moc dowodowa cyfrowej kopii papierowego oryginału podlega odrębnym zasadom. Przed zniszczeniem oryginałów proszę to sprawdzić z księgowym lub doradcą.
Przykład: polityka w pół dnia
Przypadek hipotetyczny. MSP zatrudniające czterdzieści osób zbiera księgową, kierowniczkę działu kadr i prezesa. W pół dnia wyodrębniają sześć kategorii dokumentów.
Faktury od dostawców przechodzą przez obieg akceptacji, a następnie są porządkowane według roku; przechowuje się je dziesięć lat od zamknięcia roku obrotowego. Umowy z klientami są porządkowane według klienta i przechowywane pięć lat od ich zakończenia. Akta osobowe znajdują się w folderze o ograniczonym dostępie; okresy ich przechowywania wynikają z zestawienia CNIL, sprawdzonego dla każdego dokumentu. Szkice i dokumenty robocze nie podlegają polityce: powstają i znikają wraz z projektami.
Co roku w lutym księgowa wskazuje akta, których okres przechowywania upłynął, uzyskuje akceptację ich zniszczenia i zapisuje decyzję. Polityka mieści się na dwóch stronach.
Częste błędy
- Przechowywanie wszystkiego. Nie jest to ostrożne w przypadku danych osobowych i spowalnia wyszukiwanie.
- Traktowanie kopii zapasowej jak archiwum. Kopia znika po upływie okresu retencji.
- Archiwizowanie w poczcie. Załącznik e-maila nie ma ani klasyfikacji, ani obiegu, ani okresu przechowywania. Archiwizacja wiadomości to odrębny temat.
- Zapominanie o kopiach. Załączniki, synchronizowane komputery, pendrive’y: usunięcie w systemie zarządzania dokumentami (DMS) ich nie kasuje.
Najczęściej zadawane pytania
Czy można przechowywać wszystko bez końca?
W przypadku dokumentów bez danych osobowych jest to możliwe, ale kosztowne i mało przejrzyste. W przypadku danych osobowych nie: okres musi być ograniczony do celu.
Czy trzydziestodniowa kopia zapasowa jest archiwizacją?
Nie. Służy do powrotu do wcześniejszego stanu po incydencie. Zob. wersjonowanie, replikacja i kopie zapasowe.
Czy trzeba archiwizować e-maile?
To odrębny temat, z własnymi narzędziami. Zob. archiwizacja wiadomości.
Jak odnaleźć archiwum za pięć lat?
Dzięki stałemu porządkowi i tagom nadawanym w chwili dodania dokumentu. Zob. jak odnaleźć, oznaczyć i przekazać dalej dokument.
Gdzie powinny być hostowane archiwa?
Kwestię miejsca i operatora omówiono w czym jest suwerenna chmura?
Gdzie plasuje się Klytic
Klytic Docs przechowuje foldery, wersje i tagi w dedykowanej instancji klienta tak długo, jak klient je tam pozostawia. Obiegi akceptacji porządkują i przechowują dokument po jego zatwierdzeniu, jak fakturę od dostawcy z opublikowanego przykładu. Uprawnienia według grup pozwalają ograniczyć dostęp do folderu archiwum. Państwa dane można w każdej chwili wyeksportować w standardowych formatach, a po zakończeniu umowy pozostają możliwe do wyeksportowania przez trzydzieści dni, zanim zostaną usunięte.
Nie należy mylić dwóch rzeczy. Kopia zapasowa Klytic obejmuje trzydzieści dni: chroni przed incydentem, nie jest dziesięcioletnią archiwizacją. Archiwizacja zgodna z przepisami zapowiedziana dla Klytic Mail jest opcją poczty: nie czyni z Klytic Docs systemu archiwizacji o mocy dowodowej.
Sama polityka (kategorie, okresy, niszczenie) pozostaje decyzją firmy, stosowaną przez jej administratorów. Hosting jest możliwy w każdej strefie geograficznej odpowiadającej właściwej jurysdykcji, z zastrzeżeniem dostępności usług, w szczególności w Europie lub na Mauritiusie, albo na serwerach klienta. Klytic nie jest ofertą z kwalifikacją SecNumCloud.
Ta strona opisuje ogólne ramy. Nie zastępuje opinii Państwa księgowego ani doradcy.
Stan prawny na 11 października 2026 r. Przytoczone okresy to okresy wynikające z prawa francuskiego, w ujęciu oficjalnego serwisu Service Public Entreprendre, który odsyła w szczególności do art. L123-22 Code de commerce i art. L102 B Livre des procédures fiscales. Różnią się one w zależności od kraju, sektora i rodzaju dokumentu.
Źródła
Stan na październik 2026 r.
- Service Public Entreprendre (Premier ministre), okresy przechowywania dokumentów w firmach: 10 lat dla ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (C. com., art. L123-22), 6 lat dla dokumentów podatkowych (LPF, art. L102 B), 5 lat dla umów handlowych, okresy dla dokumentów pracowniczych. service-public.gouv.fr
- CNIL, „Les durées de conservation des données” (okresy przechowywania danych): ograniczony okres ustalany w zależności od celu; baza aktywna, archiwizacja pośrednia, archiwizacja ostateczna. cnil.fr
- CNIL, zestawienie okresów przechowywania w zarządzaniu zasobami ludzkimi (kwiecień 2026 r.): miękkie prawo, uporządkowane według rodzaju działań; niektóre okresy są narzucone przez przepisy. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: archiwizacja zgodna z przepisami dostępna jako opcja. klytic.com
- Klytic, Hosting i suwerenność: eksport w każdej chwili w standardowych formatach, dane możliwe do wyeksportowania przez 30 dni po zakończeniu umowy, a następnie usuwane. klytic.com
