Čo získate
- Obchodníkov, ktorí pracujú so svojimi kartami bez možnosti stiahnuť databázu klientov alebo kontaktov.
- Export vyhradený osobám, ktoré určíte, a obmedzený na ich vlastný rozsah klientov.
- Záznam o vytvoreniach, úpravách a odstráneniach s autorom a dátumom.
- Pri incidente obnovu na žiadosť cez podporu zo záloh Klytic za posledných 30 dní, v cene alebo spoplatnenú podľa príčiny.
- Klytic CRM štandardne nemá kôš. Voliteľné rozšírenie „kôš“ vám umožní obnoviť odstránenú kartu sami. Zároveň pomáha podporovať open source projekt, na ktorom je Klytic CRM postavený.
Hlavný krok: oddeliť čítanie a export
Správca vášho účtu, alebo na vašu žiadosť podpora Klytic, nastavuje práva každej skupiny. Pri kartách klientov aj pri kontaktoch je právo exportovať oddelené od práv zobraziť, vytvoriť a upraviť.
- Odoberte právo exportu skupine obchodníkov.
- Overte, že ho žiadny obchodník nedostáva cez inú skupinu: osoba má súčet práv všetkých svojich skupín.
- Odoberte ho externým dodávateľom, bez výnimky.
- Udeľte ho menovite jednej či dvom osobám, napríklad obchodnému riaditeľovi a podpore predaja.
Export sa riadi rozsahom osoby. Obchodník, ktorý vidí iba svojich klientov a ktorému by ste nechali právo exportu, by exportoval iba svojich klientov. Celú databázu môže exportovať iba osoba, ktorá má súčasne rozšírený prístup ku všetkým klientom aj právo exportu. Práve túto kombináciu treba vyhradiť. Nastavenie rozsahov popisuje článok Kto vidí ktorých klientov v Klytic CRM.
Čo nie je export databázy
Odobratie práva exportu neblokuje bežnú prácu:
- vygenerovať PDF cenovej ponuky, objednávky alebo faktúry vo farbách vašej spoločnosti a poslať ho klientovi;
- odoslať elektronickú faktúru na certifikovanú platformu;
- zobraziť obchodný prehľad.
Tieto výstupy sa týkajú jedného dokumentu alebo jedného klienta. Export, o ktorom hovoríme, vytvára súbor s celou databázou klientov či kontaktov alebo jej časťou. Práve ten umožňuje odniesť si portfólio.
Práva zabraňujú hromadnému sťahovaniu. Nebránia oprávnenej osobe odpísať si, čo vidí na obrazovke. Najlepšou ochranou zostáva rozsah zobrazenia obmedzený na klientov, ktorých osoba potrebuje.
Čo protokol zaznamenáva
Klytic CRM môže automaticky zaznamenávať udalosti do histórie príslušnej karty s autorom a dátumom:
- vytvorenie, úpravu a odstránenie karty klienta alebo kontaktu;
- schválenie, úpravu a odstránenie cenovej ponuky, objednávky alebo faktúry.
Samostatný bezpečnostný protokol môže zaznamenávať prihlásenia, neúspešné prihlásenia a vytvorenie, úpravu a deaktiváciu účtov a skupín.
Čo protokol nepovie:
- Nezaznamenáva zobrazenia. Neuvidíte, kto otvoril kartu bez toho, aby ju upravil.
- Hlási úpravu, ale nemusí obnoviť pôvodnú hodnotu. Na získanie strateného obsahu je potrebná obnova.
Zaznamenávané udalosti sa vyberajú v konfigurácii služby. Požiadajte podporu, aby overila, ktoré sú na vašom účte aktívne, skôr než ich budete potrebovať. Prevencia exportu sa rieši vopred cez práva, nie cez protokol.
Odchod obchodníka
Odchod pripravte pred odovzdaním vybavenia, nie po ňom.
- Vypnite export hneď po oznámení odchodu, ak ho mal, a odoberte rozšírený prístup.
- Prideľte karty, na ktorých bol určeným obchodníkom, kolegovi, aby žiadny klient nezostal bez kontaktnej osoby.
- Zrušte účet v posledný deň. Jeho cenové ponuky, objednávky a faktúry zostávajú v databáze s jeho menom ako autorom.
- Prejdite nedávnu históriu jeho kariet: neobvyklé odstránenia alebo úpravy v posledných týždňoch.
Ak bolo hromadne upravených alebo odstránených veľa kariet, požiadajte podporu o obnovu. Ak išlo o úmyselné odstránenie pri odchode obchodníka, obnova je v cene, najviac 3 žiadosti mesačne. Náhodné odstránenie sa rieši spoplatneným tiketom podpory. S voliteľným rozšírením „kôš“ sa odstránené karty dajú obnoviť aj priamo. Klytic CRM sa zálohuje každú hodinu a zálohy sa uchovávajú 30 dní. Uveďte približný dátum incidentu. Nejde o kontrolu v reálnom čase: záloha opravuje, nezabraňuje. Pozrite Bezpečnosť a zálohovanie.
Vaša databáza zostáva exportovateľná
Obmedzenie exportu v tíme nemení nič na právach vašej spoločnosti. Databáza patrí vám: osoby, ktoré oprávnite, ju môžu exportovať, a na konci zmluvy zostávajú vaše údaje získateľné v štandardných formátoch, so sprievodnou podporou. Otázka tejto stránky je iba: kto v tíme má toto právo.
Všeobecný rámec nájdete v článku Komu patria údaje v CRM.
Časté otázky
Môžem zistiť, kto si zobrazil kartu?
Nie, protokol zaznamenáva vytvorenia, úpravy a odstránenia, nie zobrazenia. Radšej obmedzte rozsah každého používateľa: Kto vidí ktorých klientov.
Môže obchodník bez práva exportu stále poslať cenovú ponuku v PDF?
Áno, odoslanie dokumentu klientovi nie je export databázy.
Včera boli odstránené karty, čo robiť?
Ak máte voliteľné rozšírenie „kôš“, obnovte ich najprv z koša. Inak požiadajte podporu o obnovu s približným dátumom. Je v cene pri poruche služby a pri úmyselnom odstránení zamestnancom, napríklad pri odchode obchodníka, najviac 3 žiadosti mesačne. Náhodné odstránenie alebo chybná manipulácia sa rieši spoplatneným tiketom podpory. Pozrite Bezpečnosť a zálohovanie.
Prečo chrániť CRM ako účtovníctvo?
Pozrite Komu patria údaje v CRM.
