Čo získate
Na spoločné adresy odpovedajú tri objekty. Zvonka vyzerajú podobne; nesprávajú sa však rovnako.
Alias: ďalšia adresa, ktorá smeruje do existujúcej schránky. Distribučný zoznam: adresa, ktorá rozošle kópiu do viacerých schránok. Zdieľaná schránka: spoločná schránka s vlastnou adresou, ktorú viaceré osoby otvárajú pod vlastným účtom, podľa práv, ktoré im boli pridelené.
| Potreba | Objekt | Príklad |
|---|
| Adresu vybavuje jediná osoba | Alias | vedenie@, ktorá smeruje ku konateľke |
| Každý má dostať svoju kópiu | Distribučný zoznam | obchodny-tim@ na informáciu všetkých obchodníkov |
| Správy vybavuje tím a každý musí vidieť, čo sa urobilo | Zdieľaná schránka | kontakt@, faktury@, schránka účtovného oddelenia |
Praktické pravidlo: ak hrozí, že dve osoby odpovedia tomu istému zákazníkovi bez toho, aby o sebe vedeli, potrebujete zdieľanú schránku, nie zoznam. V zdieľanej schránke je správa prečítaná, zaradená alebo vybavená pre všetkých.
Kto to môže urobiť
- Administrátor vášho účtu v administračnej konzole: vytváranie schránok, aliasov a zoznamov, výber domén, práva na zdieľané schránky, kvóty.
- Každý používateľ vo svojom webmaile: vlastné automatické odpovede, filtre a zdieľanie vlastných priečinkov a kalendárov s kolegami.
- Podpora Klytic: pridanie domény, záznamy SPF, DKIM a DMARC tejto domény a požiadavky nad rámec konzoly, napríklad zmena spôsobu hostingu.
Používateľ si nevytvára alias ani schránku sám, iba ak mu to administrátor výslovne deleguje. Toto pravidlo zabraňuje vzniku adries, ktoré nikto nesleduje.
Zriadenie zdieľanej schránky
- Vytvoriť schránku. Administrátor vytvorí schránku so spoločnou adresou, napríklad faktury@. Je to plnohodnotná schránka s vlastným úložným priestorom.
- Prideliť práva, osobu po osobe. Pre každého spolupracovníka administrátor zvolí úroveň: iba prezerať; spravovať obsah (čítať, triediť, vytvárať priečinky, odstraňovať); alebo administrovať, teda spravovať aj práva ostatných na túto schránku. Poslednú úroveň vyhraďte vedúcemu oddelenia.
- Nastaviť odosielanie. Existujú dve odlišné práva. „Odoslať ako“: príjemca vidí iba adresu zdieľanej schránky. „Odoslať v mene“: vidí schránku aj meno osoby, ktorá správu napísala. Pre faktury@ je spravidla vhodnejšie prvé; pre asistentku, ktorá píše za spoločníka, je druhé transparentnejšie.
- Overiť na zariadeniach. Oprávnené osoby uvidia zdieľanú schránku vo svojom webmaile vedľa vlastnej. V Outlooku a v telefóne sa zobrazenie môže líšiť: vyskúšajte ho na jednom zariadení každého typu skôr, než to oznámite celému tímu.
Heslo zdieľanej schránky nikdy neposkytujte. Každý ju otvára pod vlastným účtom: pri odchode osoby potom stačí odobrať právo a každý úkon zostáva priradený konkrétnej osobe.
Viacero domén v jednej konzole
Skupina, ktorá si ponecháva jednotnú prevádzku, môže zlúčiť všetky svoje domény v jednej administračnej konzole: skupina.sk, znacka-a.sk, dcerska-b.com. Každá doména má vlastné adresy a vlastné záznamy SPF, DKIM a DMARC.
Osoba, ktorá pracuje pre dve spoločnosti, má dve možnosti. Buď schránku v každej doméne, ak majú obe činnosti zostať oddelené. Alebo jednu schránku s aliasom v druhej doméne, ak má všetko vybavovať na jednom mieste. V druhom prípade si overte, že adresa zvolená na odpoveď patrí správnej spoločnosti.
Pri uvedení do prevádzky oznamte Klytic, či sa majú spoločnosti navzájom vidieť vo firemnom adresári, alebo zostať oddelené.
Oddelenie subjektov
Existujú tri úrovne oddelenia, od najľahšej po najsilnejšiu.
- Samostatné domény na tej istej platforme: adresy sú oddelené, ale celé prostredie spravuje jeden administrátor alebo jeden tím.
- Administrátorské práva obmedzené na jednu doménu: platforma tento princíp pozná a umožňuje vedúcemu dcérskej spoločnosti spravovať schránky svojej domény bez toho, aby videl ostatné. O jeho zavedení sa rozhoduje s Klytic podľa vášho spôsobu hostingu; nepovažujte ho za samozrejmosť pred písomným potvrdením.
- Vyhradená inštancia alebo server pre každý subjekt: keď sa administrátori nesmú navzájom vôbec vidieť alebo keď môže byť spoločnosť zajtra predaná, je to vhodná úroveň. Zavádza sa na základe cenovej ponuky.
Pri dokumentoch platí rovnaká úvaha: pozrite viacero spoločností v Klytic Docs.
Kalendáre, miestnosti a firemný adresár
Kalendáre a adresár sú zdieľané objekty oddelené od schránok. Klytic Mail zahŕňa osobné a zdieľané kalendáre, zobrazenie dostupnosti, rezerváciu zasadacích miestností a globálny adresár firmy. Prístup k zdieľanej schránke automaticky nemusí znamenať prístup k jej kalendáru: každý objekt má vlastné práva. Pre asistentku, ktorá spravuje kalendár riaditeľa, nastavte oboje.
Obmedzenia služby
- Klytic nesľubuje delegovanie „podľa dcérskej spoločnosti“ nad rámec toho, čo bolo pre váš účet potvrdené.
- Prevzatie existujúcej organizácie (aliasy, zoznamy, zdieľané schránky z inej elektronickej pošty) je súčasťou migrácie realizovanej na základe cenovej ponuky.
- Funkcie, ktoré treba od elektronickej pošty vo všeobecnosti požadovať, opisuje príručka čo musí zvládať firemná elektronická pošta.
Časté otázky
Môže si používateľ vytvoriť alias sám?
Nie, vytvára ho administrátor účtu v konzole. Používateľ však môže zdieľať vlastné priečinky a kalendáre.
Čo sa stane s adresou odchádzajúceho zamestnanca?
Môže zostať aktívna, stať sa aliasom alebo byť uzavretá s automatickou odpoveďou. Pozrite schránka odchádzajúceho zamestnanca.
Dajú sa dve dcérske spoločnosti úplne izolovať?
Áno, pomocou vyhradenej inštancie alebo servera pre každý subjekt. Spôsoby sú opísané na stránke hosting a suverenita.
Je správa odstránená v zdieľanej schránke stratená?
Nie. Najprv sa dá bezplatne obnoviť zo záchranného kontajnera. Inak ju podpora obnoví zo záloh za posledných 30 dní, zásahom v cene alebo spoplatneným podľa príčiny. Pozrite obnovenie správy alebo schránky.
