Tri úkony, ktoré si tímy zamieňajú
| Úkon | Kto | Doba | Na čo slúži | Čo nerobí |
|---|
| Zaradiť do priečinka | Používateľ | Kým si používateľ správu ponechá | Usporiadať, nájsť | Chrániť pred odstránením |
| Záchranný kontajner | Používateľ | Krátka | Obnoviť omylom odstránenú správu | Dlhodobo uchovávať |
| Zákonná archivácia (voliteľná) | Dohodnutá s Klytic | Podľa rozsahu v cenovej ponuke | Uchovať správy, aby ich bolo možné predložiť | Nahradiť zálohu na obnovu |
Zaradiť: usporiadanie schránky
Správa zaradená do priečinka „Klienti 2025“ zostáva v schránke. Započítava sa do úložného priestoru schránky: 5 GB v pláne Standard, 15 GB v pláne Pro, rozšíriteľné na požiadanie. Používateľ ju môže nájsť vyhľadávaním, presunúť aj odstrániť.
- Triedte podľa klienta, zákazky alebo roku pomocou priečinkov a filtrov, ktoré prichádzajúcu poštu zaraďujú automaticky.
- Pre tím uprednostnite zdieľanú schránku alebo zdieľané priečinky pred kópiami roztrúsenými v jednotlivých schránkach.
- Vyhýbajte sa lokálnym archívom Outlooku. Archivačná funkcia Outlooku presúva správy do súboru v počítači: opustia server, a teda aj zálohy Klytic. Ak sa počítač stratí, stratia sa aj ony.
Ak sa schránka blíži k limitu, zväčšite priestor alebo prejdite s ním na plán Pro, namiesto presúvania histórie do počítača.
Záchranný kontajner: obnoviť, nie uchovávať
Odstránená správa prejde záchranným kontajnerom, aj po vyprázdnení koša. Používateľ ju tam môže po obmedzený čas sám nájsť a vrátiť do priečinka. Je to záchranná sieť proti chybnej manipulácii, nie miesto na uchovávanie. Úkon opisuje návod obnovenie správy alebo schránky.
Zákonná archivácia: voliteľná služba, ktorú treba vymedziť
Zákonná archivácia sa ponúka ako voliteľná služba k plánom Standard aj Pro. Nie je to tlačidlo, ktoré si zapne každý používateľ: je to služba zavedená spolu s Klytic, ktorá uchováva správy oddelene, aby ich bolo možné predložiť, s dôkaznou hodnotou, ktorá závisí od rozsahu vymedzeného v cenovej ponuke.
Skôr než o ňu požiadate, pripravte si odpovede na tieto otázky:
- Rozsah. Všetky schránky, určité funkcie (vedenie, účtovníctvo, nákup) alebo určité zdieľané schránky?
- Doba. Ako dlho uchovávať a z akého dôvodu: povinnosť, zmluva, riziko sporu?
- Prístup. Kto bude môcť v archívoch vyhľadávať a vyberať z nich správy: vedenie, právne oddelenie, audítor?
- História. Treba prevziať správy, ktoré už v schránkach sú, alebo iba tie, ktoré prídú po zavedení? Položte túto otázku Klytic výslovne.
- Ukončenie. V akej podobe sa archívy vrátia na konci zmluvy?
Podrobné nastavenie sa robí s Klytic pri príprave cenovej ponuky.
Príklad. Projekčná kancelária so 40 zamestnancami (hypotetický prípad) musí byť schopná pri spore o stavbu predložiť komunikáciu so svojimi klientmi a subdodávateľmi. Požiada o zákonnú archiváciu pre schránky vedúcich projektov a pre zdieľanú schránku projekty@, vyhľadávanie v archívoch vyhradí vedeniu a dobu uchovávania stanoví so svojim právnym poradcom. Ostatné schránky zostávajú pri 30-dňovej zálohe a záchrannom kontajneri.
Čo archivácia nenahrádza
- Zálohu na obnovu. Zálohy Klytic, vytvárané každú hodinu a uchovávané 30 dní, slúžia na vrátenie schránky alebo správy do predchádzajúceho stavu. Archivácia na to nesluži a naopak. Pozrite obnovenie správy alebo schránky.
- Politiku dôb uchovávania. Rozhodnutie, ako dlho uchovávať čo, patrí do písomného pravidla firmy, nie do nastavenia e-mailu. Postup je rovnaký ako pri dokumentoch: uchovávanie a archivácia dokumentov.
- Dodatočný úložný priestor. Zákonná archivácia nie je spôsob, ako vyprázdniť plnú schránku.
Odchod zamestnanca
Ak sa má schránka odchádzajúcej osoby uchovať, o archivácii sa rozhoduje, kým je účet ešte pod kontrolou: pred odstránením schránky, pred jej premenou na alias a v rámci 30-dňového okna záloh, ak boli niektoré správy vymazané. Celý postup nájdete v návode schránka odchádzajúceho zamestnanca.
Časté otázky
Je zákonná archivácia súčasťou Klytic Mail?
Nie, je to voliteľná služba, dostupná v pláne Standard aj Pro. Podrobnosti ponuky nájdete na stránke Klytic Mail.
Ako dlho treba e-maily uchovávať?
Neexistuje jedna doba. Závisí od povahy správ a od vašich povinností. Pozrite uchovávanie a archivácia dokumentov.
Môže používateľ odstrániť správu zaradenú do priečinka?
Áno. Zaradiť neznamená uchovať. Pred odstránením chráni správy iba zákonná archivácia, podľa svojho vymedzenia.
Môže 30-dňová záloha slúžiť ako archív?
Nie. Slúži na návrat späť. Dôvod vysvetľuje príručka zálohovanie, mazanie a kontinuita e-mailu.
