Čo získate
Sprístupníte súbor alebo priečinok bez toho, aby ste ho posielali ako prílohu. Dokument zostáva na svojom mieste vo vašej inštancii. Viete, kto k nemu má prístup, môžete kedykoľvek obmedziť práva alebo prístup zrušiť a osoba vždy vidí najnovšiu verziu.
Interné zdieľanie
V paneli zdieľania súboru alebo priečinka vyberte kolegu alebo skupinu z vašej organizácie. Určíte jeho práva: čítanie, úprava, ďalšie zdieľanie. Položka sa zobrazí v jeho priestore.
Pre celé oddelenie uprednostnite tímový priečinok otvorený skupine namiesto série individuálnych zdieľaní. Nastavenie skupín vysvetľuje článok Ako nastaviť, kto vidí ktoré dokumenty.
Odoslanie odkazu von
Odkaz na zdieľanie sprístupní súbor alebo priečinok osobe, ktorá nemá účet vo vašej inštancii. Adresa obsahuje náhodný identifikátor, ktorý nemožno uhádnuť. Pre každý odkaz nastavíte:
- práva: iba čítanie, alebo nahrávanie a úprava. Pri priečinku umožňuje režim iba na nahrávanie aj prijímať súbory bez toho, aby sa zobrazilo, čo priečinok už obsahuje;
- heslo, ktoré odovzdáte iným kanálom než odkaz, napríklad telefonicky;
- dátum skončenia platnosti, po ktorom odkaz automaticky prestane fungovať;
- poznámku pre príjemcu, ak je potrebná.
Na ten istý priečinok môžete vytvoriť viac odkazov s rôznymi právami a každý zrušiť samostatne. Z Klytic Mail posielajte tento odkaz namiesto objemnej prílohy: príjemca vidí aktuálnu verziu.
Ako sa vyhnúť náhodnému zdieľaniu
Väčšina únikov vzniká z odkazu na nesprávny priečinok alebo z odkazu otvoreného bez časového obmedzenia. Administrátor vašej inštancie môže stanoviť pravidlá pre všetkých:
- vyžadovať heslo pri všetkých externých odkazoch;
- nastaviť predvolený dátum skončenia platnosti a maximálnu dobu, ktorú používateľ nemôže prekročiť;
- povoliť alebo zakázať ďalšie zdieľanie prijatej položky;
- obmedziť interné zdieľanie na členov skupín danej osoby;
- zabrániť členom niektorých skupín vytvárať zdieľania, pričom ich môžu naďalej prijímať.
Na strane používateľa stačia dva návyky. Zdieľať potrebný podpriečinok, nikdy nie nadradený priečinok z pohodlnosti. A pred uložením citlivého dokumentu overiť v paneli zdieľania, kto už má prístup, aj cez nadradený priečinok.
Spolupráca s partnerom
Správny nástroj závisí od trvania a smeru výmeny.
| Situácia | Krok |
|---|
| Jednorazové odoslanie dokumentu | Odkaz iba na čítanie, heslo, krátka platnosť |
| Prijatie dokladov od klienta | Odkaz iba na nahrávanie do vyhradeného priečinka |
| Pravidelná výmena oboma smermi | Priečinok vyhradený pre partnera, odkaz s úpravou, heslo, dátum skončenia prehodnotený pri každom termíne |
| Dlhodobá spolupráca | Účet vytvorený administrátorom vo vašej inštancii, zaradený do skupiny, ktorá vidí iba spoločný priečinok |
Priečinok partnera umiestnite mimo vašej citlivej štruktúry. Príliš široký odkaz tak nemôže odhaliť nič iné. Pri vytváraní účtov pre externé osoby si s Klytic overte vplyv na dimenzovanie vašej ponuky.
Na stretnutia sa externí hostia pripájajú k videokonferencii Klytic Docs jednoduchým odkazom, bez účtu. Tento prístup na stretnutie im neotvára vaše priečinky: dokument zobrazený počas hovoru sa zdieľa samostatne, odkazom.
Videokonferencia je poskytovaná pre obmedzený počet používateľov. Podpora veľkého počtu používateľov vo videokonferencii je predmetom osobitnej cenovej ponuky.
Citlivé dokumenty a sťahovanie
Dokument zobrazený na obrazovke sa vždy dá skopírovať alebo odfotiť. Kontrola preto stojí na viacerých kombinovaných nástrojoch:
- dať právo na čítanie bez úpravy;
- pri odkaze skryť tlačidlo sťahovania. Získanie súboru to sťaží, nie znemožní;
- nastaviť krátku platnosť a odkaz zrušiť, hneď ako už nie je potrebný;
- sledovať aktivitu priečinka v protokole;
- nesynchronizovať citlivý priečinok na externý alebo zdieľaný počítač;
- pre to, čo nesmie nikdy odísť von, nevytvárať žiadny odkaz a príslušnú skupinu vylúčiť z vytvárania zdieľaní.
Komunikácia s vašou inštanciou je šifrovaná. V závislosti od spôsobu šifrovania priečinka sa však ponúknuté možnosti zdieľania môžu líšiť: overte si ich pred zašifrovaním priečinka určeného externým osobám.
Príklad: priečinok „Klienti“ a priečinok „Mzdy“
Servisná spoločnosť otvorí dva tímové priečinky.
- Klienti: každý klient má svoj podpriečinok. Projektoví manažéri v ňom vytvárajú odkazy chránené heslom s platnosťou najviac tridsť dní, čo vyžaduje administrátor.
- Mzdy: otvorený iba skupine Mzdy, s úpravou, bez práva ďalšieho zdieľania. Skupina je vylúčená z vytvárania zdieľaní. Výplatné pásky nikdy neodchádzajú odkazom.
Obmedzenia
- Zrušenie odkazu preruší prístup, ale nevymaže kópiu, ktorú si príjemca už stiahol.
- Odkaz odovzdaný tretej osobe zostáva pre ňu použiteľný, ak nemá heslo. Preto je vhodné heslo vyžadovať.
- Rozhodnutie o prepojení Klytic Docs s inými nástrojmi firmy rieši príručka Prepojenie správy dokumentov s ERP, CRM a e-mailom.
