Čo získate
Žiadny stratený pracovný dokument, žiadny prístup, ktorý by pretrval po odchode, a kolegov, ktorí pracujú ďalej bez prerušenia. Na poradí krokov záleží: najprv prevziať, potom zrušiť.
Dve rôzne situácie
| Situácia | Hlavný krok | Čo si osoba ponechá |
|---|
| Zmena tímu alebo koniec práce na projekte | Vyradiť ju z príslušnej skupiny | Svoj účet, osobný priestor a ostatné skupiny |
| Odchod celého tímu alebo externého dodávateľa | Odobrať skupinu z tímového priečinka alebo skupinu vyprázdniť | Svoje účty, ak slúžia inde |
| Odchod z firmy | Prevziať jej súbory, potom deaktivovať a nakoniec odstrániť účet | Nič |
Ak sú vaše pracovné priečinky tímové, väčšina odchodov sa vyrieši odobratím skupiny. Súbory uložené v tímovom priečinku patria organizácii: zostávajú na mieste, keď ich autor odchádza. Nastavenie skupín opisuje článok Práva podľa osoby, skupiny a priečinka.
Pred dátumom odchodu
Tieto kontroly urobte, kým je osoba ešte vo firme. Vie, čo je v jej priestore dôležité.
- Inventár osobného priestoru. Všetko, čo slúži firme, musí prejsť do tímového priečinka: rozpracované cenové ponuky, súbory klientov, šablóny.
- Prevod súborov. Osoba môže vo svojich nastaveniach previesť vlastníctvo súboru alebo priečinka na kolegu. Kolega prevod prijme a položky nájde vo svojom priestore aj s ich zdieľaním. Pri dokumente oddelenia je najjednoduchšie presunúť ho do tímového priečinka.
- Priečinky zdieľané z jej priestoru. Ak zdieľala osobný priečinok s kolegami, pred zrušením ho preveďte alebo presuňte: inak zmizne spolu s jej účtom.
- Externé odkazy. Prejdite odkazy, ktoré vytvorila. Odstráňte tie, ktoré sa už nepoužívajú. Tie, ktoré klient alebo partner stále používa, vytvorte znova z účtu, ktorý zostáva.
- Zariadenia. Naplánujte odhlásenie synchronizačného klienta na jej počítači a telefóne a odstránenie lokálnych kópií z vráteného vybavenia.
V deň odchodu: deaktivovať účet
Administrátor vašej inštancie účet deaktivuje. Dôsledky:
- osoba sa už nemôže prihlásiť ani v prehliadači, ani zo svojich zariadení, ktoré prestanú synchronizovať;
- verejné odkazy a zdieľania e-mailom, ktoré vytvorila, prestanú fungovať;
- interné zdieľania, ktoré vytvorila, zostávajú predvolene dostupné kolegom, ktorí pracujú ďalej;
- jej súbory sa zachovajú. Účet možno znovu aktivovať bez straty.
Deaktivácia je teda bezpečný medzikrok. Dáva čas overiť, že nič nechýba.
Po odchode
Ak v priestore deaktivovaného účtu zostávajú súbory, hromadný prevod na kolegu možno vykonať na strane servera. Požiadajte oň podporu Klytic a uveďte pôvodný účet a účet, ktorý ich preberá.
Až potom administrátor účet odstráni. Pozor: odstránenie okamžite vymaže všetky súbory osobného priestoru vrátane tých, ktoré osoba zdieľala. Zrušiť ho možno iba počas niekoľkých sekúnd.
Niečo ste po odstránení zabudli? Zálohy Klytic umožňujú obnovu na žiadosť cez podporu zo záloh za posledných 30 dní. Pri účte odstránenom pri odchode príliš skoro je táto obnova v cene, najviac 3 žiadosti mesačne. Táto záchranná sieť nie je archiváciou priečinkov zamestnanca: po 30 dňoch je to, čo nebolo prevzaté, stratené.
Príklad: odchod obchodníčky
Obchodníčka odchádza z firmy na konci mesiaca. Dva týždne predtým jej vedúci pomôže presunúť rozpracované cenové ponuky do tímového priečinka „Obchod“. Na svojho nástupcu prevedie osobný priečinok, ktorý zdieľala s dvoma kolegami. Jej odkazy pre troch klientov vytvorí nástupca znova s novým heslom. V posledný deň administrátor jej účet deaktivuje. O mesiac neskôr, po kontrole, sa účet odstráni.
Čo táto stránka nepokrýva
