Wat naar buiten gaat wanneer een document naar een AI-dienst vertrekt
Wie een bestand naar een online assistent stuurt, of een AI-tool op een documentomgeving aansluit, laat meer naar buiten gaan dan de tekst van het document:
- de inhoud, volledig of in fragmenten;
- de metadata: bestandsnaam, auteur, mappad. ‘Klanten/Dupont/Geschil 2026’ zegt al veel;
- de zoekvraag zelf: ‘zoek de contracten die we zonder boete kunnen opzeggen’ onthult een intentie;
- de logbestanden van de leverancier: zoekvragen en antwoorden, bewaard volgens zijn voorwaarden;
- een afgeleide index: om op betekenis te zoeken, bouwt een tool een representatie van de inhoud op, die er een vorm van kopie van is;
- het latere gebruik: afhankelijk van het contract kunnen de gegevens worden gebruikt om het model te verbeteren.
Daarbij komt de vraag welk recht op de leverancier van toepassing is, behandeld in een bedrijf beschermen tegen de CLOUD Act.
De voorwaarden voor een verwerking lokaal of in de instantie
De CNIL beveelt aan om bij de inzet van generatieve AI een veilige implementatiewijze te kiezen, bijvoorbeeld door de voorkeur te geven aan lokale, beveiligde en gespecialiseerde systemen. Lukt dat niet, dan vraagt ze om na te gaan in welke mate de dienstverlener de verstrekte gegevens kan hergebruiken, en het gebruik daaraan aan te passen. Concreet gaat het om zes vragen:
- Waar draait het model? Op de werkplek, op een server van het bedrijf, in de instantie van de dienstverlener van het documentbeheer, of bij een externe AI-leverancier.
- Wie exploiteert het? Het bedrijf dat het model laat draaien, heeft toegang tot wat het leest.
- Worden de zoekvragen en de fragmenten gelogd? Hoelang, en wie kan die logbestanden lezen?
- Worden de documenten gebruikt om het model te verbeteren? Het antwoord moet in het contract staan.
- Respecteert de index de rechten? Iemand mag via een vraag aan de AI niet de inhoud krijgen van een map die hij niet kan openen.
- Wat gebeurt er met de index wanneer een document wordt verwijderd? Anders geldt de bewaartermijn alleen voor het bestand, niet voor de kopie ervan.
De CNIL beveelt ook aan het gebruik te omkaderen met een lijst van wat is toegestaan en verboden, bijvoorbeeld geen persoonsgegevens aan het systeem verstrekken wanneer dat niet is voorzien.
Wat AI doet, en wat ze niet beslist
Goed omkaderd kan AI labels voorstellen, een datum, een bedrag of de naam van een leverancier extraheren, of antwoorden op een zoekvraag in gewone taal. Dat zijn suggesties. Ze vergissen zich soms, en zelden op een zichtbare manier.
Ze ontslaat u niet van drie beslissingen:
- de mappenstructuur: wie welke map bezit, waar een contract wordt geklasseerd. Automatische ordening in een structuur waarover niemand heeft beslist, blijft een wanorde;
- de rechten: AI weet niet wie de loonadministratie mag zien;
- de bewaartermijn: die volgt uit een tekst of een beleid, zie documenten bewaren en archiveren.
Voor documenten die het bedrijf binden, keurt een persoon goed. Dat is de rol van het goedkeuringscircuit, niet van het model.
De grens: een model dat uw dienstverlener exploiteert, blijft een toegang
Het model laten draaien bij de dienstverlener van het documentbeheer voorkomt dat de documenten naar een derde gaan. Dat betekent nog niet dat er geen toegang is. Om een document te lezen, moet het model het onversleuteld zien. De exploitant die het model laat draaien, heeft dus technisch toegang tot de inhoud, net als wanneer hij een back-up terugzet of voor de support tussenkomt.
Versleuteling maakt dat compromis zichtbaar. Een document dat aan de bron is versleuteld, met een sleutel die is afgeleid van het account van de gebruiker, is onleesbaar voor de exploitant. Het is dat ook voor een model dat op de server draait. Afhankelijk van de versleutelingswijze van de map wint u vertrouwelijkheid of verwerking aan serverzijde, zelden beide. De vraag wie de sleutels bezit, wordt uitgewerkt in wat is een soevereine cloud?
Voorbeeld: clausules terugvinden in contracten
Fictief geval. Een kantoor met vijftien medewerkers wil alle contracten terugvinden die een concurrentiebeding bevatten. Drie opties.
Een online assistent voor consumenten. U plaatst de contracten erin. De inhoud, de namen van de klanten en de zoekvraag verlaten het bedrijf. Hun bewaring en hergebruik hangen af van de voorwaarden van de dienst.
Een model op een server van het bedrijf. Het indexeert alleen de map ‘Contracten’, met de rechten van die map. De logbestanden zijn beperkt en worden door de beheerder gelezen. De inhoud verlaat de infrastructuur niet, maar die server moet wel draaiende en up-to-date worden gehouden.
Geen AI. Een label ‘concurrentiebeding’ wordt bij het indienen aangebracht, in het goedkeuringscircuit. Zoeken op label vindt de contracten binnen enkele seconden terug. Voor een terugkerende en goed omschreven behoefte volstaat dat vaak.
De juiste keuze hangt af van hoe vaak de vraag wordt gesteld en van de gevoeligheid van de documenten, niet van de aantrekkingskracht van de tool.
Niet te verwarren met de transcriptie van vergaderingen
Een videovergadering kan een transcriptie en een samenvatting opleveren. Dat is een verwerking van de vergadering, geen ordening van bestanden. De samenvatting wordt een document zoals elk ander: ze wordt geklasseerd, gedeeld en bewaard volgens dezelfde regels. Ze maakt het documentbeheer niet ‘intelligent’.
Veelgestelde vragen
Kunt u een AI-assistent voor consumenten gebruiken voor interne documenten?
Alleen nadat u de voorwaarden ervan hebt gelezen: bewaring van zoekvragen, hergebruik van gegevens, toepasselijk recht. De CNIL beveelt aan het gebruik ervan te omkaderen.
Is een lokaal geïnstalleerde AI per definitie veilig?
Nee. Ze voorkomt dat de gegevens naar buiten gaan, maar de rechten van de index, de logbestanden en de verwijdering moeten nog worden geregeld.
Kan AI de bewaartermijnen vastleggen?
Nee. Die volgen uit de teksten en uw beleid. Zie documenten bewaren en archiveren.
En voor de filtering van e-mails met AI?
Dat onderwerp heeft een eigen gids: AI en vertrouwelijkheid van de filtering.
Kan AI aan Klytic Docs worden toegevoegd?
Ja, via een extensie die u aan uw instantie toevoegt. Controleer vóór de activering met de vragen uit deze gids waar het model draait en wat het bewaart.
Hoe ordent u zonder AI?
Met teammappen, labels en een circuit. Zie een document terugvinden, labelen en laten circuleren.
Waar Klytic staat
Klytic Docs bevat standaard geen AI: de ordening steunt op teammappen, labels, goedkeuringscircuits en de zoekfunctie. Als u dat wenst, kunt u een AI-extensie toevoegen aan uw instantie, waarvan u de beheerder bent. De vragen uit deze gids gelden dan voor die extensie: waar het model draait, wie het exploiteert, wat wordt bewaard en wat de instantie verlaat.
Met het videovergaderen dat in Klytic Docs is inbegrepen, kunnen vergaderingen worden opgenomen, getranscribeerd, vertaald en samengevat, in de instantie van de klant. Het is een vergaderdienst, geen intelligent documentbeheer. Het wordt geleverd voor een beperkt aantal gebruikers; ondersteuning voor een groot aantal gebruikers in videovergaderen gebeurt op basis van een specifieke offerte.
Voor documenten die aan de bron zijn versleuteld, wordt de sleutel gegenereerd op basis van het account van de klant: Klytic kan de inhoud ervan niet lezen. De gegevens die de dienst moet verwerken, zijn in rust versleuteld met sleutels die door Klytic worden beheerd. Aan de kant van Klytic zijn technische toegangen persoonsgebonden en gelogd.
Voor e-mails gebruikt Klytic MTA een model dat door Klytic of in de instantie van de klant wordt geëxploiteerd, en niet door een consumentendienst, om alleen te beslissen over berichten met een twijfelachtige score. De details staan in de gids over filtering.
Hosting is mogelijk in elke geografische zone die aan het toepasselijke rechtsgebied voldoet, onder voorbehoud van de beschikbaarheid van de diensten, met name in Europa of op Mauritius, of op de servers van de klant. Klytic is geen SecNumCloud-gekwalificeerd aanbod.
Deze pagina beschrijft een algemeen kader. Ze vervangt niet de analyse van de voorwaarden van een specifieke AI-dienst.
Bronnen
Geraadpleegd in oktober 2026.
- CNIL, “Comment déployer une IA générative ? La CNIL apporte de premières précisions” (Hoe generatieve AI inzetten? De CNIL geeft eerste verduidelijkingen), 18 juli 2024: de voorkeur geven aan lokale, beveiligde en gespecialiseerde systemen; anders het hergebruik van de gegevens door de dienstverlener beoordelen; het gebruik omkaderen, bijvoorbeeld geen persoonsgegevens verstrekken. cnil.fr
- Klytic, Wat is een soevereine cloud?: sleutel van aan de bron versleutelde documenten gegenereerd op basis van het account van de klant en onleesbaar voor Klytic; door de dienst verwerkte gegevens in rust versleuteld met sleutels die door Klytic worden beheerd. klytic.com
- Klytic, pagina Klytic Docs: ordening met mappen en labels, goedkeuringscircuits, zoekfunctie. klytic.com
- Klytic, Hosting en soevereiniteit: technische toegangen beperkt tot exploitatie en support, persoonsgebonden en gelogd. klytic.com
