Wat u krijgt
| Apparaat | Tool | Gebruik |
|---|
| Pc of Mac | Synchronisatieclient | De gekozen mappen verschijnen als een map op de computer, up-to-date, offline bruikbaar |
| iPhone of Android | Mobiele app | Raadplegen, een document of foto uploaden, bepaalde bestanden offline bewaren |
| Elke computer | Browser | De hele ruimte, samen bewerken, delen, versies, zonder iets te installeren |
Vraag voor een ander besturingssysteem aan de support van Klytic wat op uw instantie wordt ondersteund.
Een computer installeren en verbinden
- Installeer de synchronisatieclient die uw beheerder of de support van Klytic aangeeft.
- Voer het adres van uw Klytic Docs-instantie in.
- Meld u aan. De aanmelding opent in de browser. Is tweestapsverificatie actief, dan bevestigt u die daar.
- Kies de lokale map en de mappen om te synchroniseren.
Een computer of telefoon kan ook worden gekoppeld met een eigen wachtwoord voor dat apparaat, aangemaakt in uw beveiligingsinstellingen. Het dient alleen voor dat apparaat, en u kunt het afzonderlijk intrekken, zonder uw hoofdwachtwoord te wijzigen.
Kiezen wat wordt gesynchroniseerd
U hoeft niet alles naar de computer te kopiëren. Vink de mappen aan die u dagelijks nodig hebt en laat de andere in de dienst: ze blijven toegankelijk in de browser. Het is ook een kwestie van schijfruimte en beveiliging. Hoe minder kopieën een computer bevat, hoe minder zwaar het verlies ervan weegt.
Offline werkt u op de lokale kopieën. Zodra het netwerk terug is, verstuurt de client uw wijzigingen en haalt hij die van de anderen op. Elke verzending maakt een nieuwe versie aan op de server: zie Een versie van een document terugvinden.
Op de telefoon
De mobiele app geeft toegang tot uw ruimte en tot de teammappen. Ze kopieert niet alles naar de telefoon: u markeert de bestanden of mappen die u offline wilt bewaren. Ze dient ook om vanaf het terrein een document te uploaden, bijvoorbeeld de foto van een leveranciersfactuur of een leveringsbon.
Kopieconflict: de juiste versie behouden
Een conflict ontstaat wanneer hetzelfde bestand op twee plaatsen werd gewijzigd voordat de synchronisatie kon plaatsvinden, typisch door twee personen die offline werkten. De client kiest niet in uw plaats en gooit niets weg. Hij bewaart beide: naast het oorspronkelijke bestand verschijnt een kopie die als conflict is gemarkeerd, met de datum.
- Open beide bestanden.
- Neem in het oorspronkelijke bestand over wat ontbreekt.
- Verwijder de conflictkopie zodra de inhoud is overgenomen.
Voor een document dat meerdere personen vaak wijzigen, is samen bewerken in de browser de beste preventie: iedereen werkt tegelijk aan hetzelfde bestand. Dit wordt geleverd voor een beperkt aantal gebruikers; ondersteuning van een groot aantal gebruikers bij online bewerken maakt het voorwerp uit van een specifieke offerte.
Synchronisatie is geen back-up
Synchronisatie kopieert ook verwijderingen en fouten. Een bestand dat op de computer wordt gewist, wordt in de dienst gewist en gaat naar de prullenbak. Een besmette computer kan beschadigde bestanden doorsturen. De eerste middelen zijn de versiegeschiedenis en de prullenbak, kosteloos en in uw eigen handen, daarna de back-ups van Klytic van de laatste 30 dagen, via de support. Dit herstel is inbegrepen of gefactureerd naargelang de oorzaak. Na een besmette computer is het inbegrepen als de computer correct was beveiligd, en wordt er een betaald supportticket voor aangemaakt als hij onvoldoende was beveiligd, bijvoorbeeld bij gebrek aan updates of antivirus. De gids Versiebeheer, replicatie en back-up van documenten legt het verschil uit.
Verloren of gestolen apparaat
- Open vanuit de browser uw beveiligingsinstellingen: daar staat de lijst van browsers en apparaten die met uw account zijn verbonden. Trek de toegang van het verloren apparaat in. Het kan niet meer synchroniseren.
- Wijzig uw wachtwoord als het apparaat niet vergrendeld was.
- Verwittig uw beheerder en de support van Klytic. Kunt u zich niet meer aanmelden, dan kan de beheerder het account deactiveren zolang de situatie wordt bekeken.
De toegang intrekken verhindert toekomstige uitwisseling. De bestanden die al naar het apparaat werden gekopieerd, blijven daar staan: de vergrendeling en de schijfversleuteling van de computer of telefoon blijven uw eerste bescherming.
Gevoelige mappen: in de browser blijven
Een zeer gevoelige map (loonadministratie, geschillen, gezondheidsgegevens) kan buiten de lokale synchronisatie blijven. Hij opent dan alleen in de browser, zonder kopie op de computers. Dat is een eenvoudige regel om aan de teams te geven, en hij vult de rechten op de map aan. De rechten worden beschreven in Instellen wie welke documenten ziet, de links naar buiten in Deellinks, partners en downloads.
Afhankelijk van de versleutelingsmodus van de map kan de toegang vanaf bepaalde apparaten of vanuit de browser verschillen. Ga dit na met de support vóór u een map versleutelt die onderweg wordt gebruikt.
