Bewaring, archivering, back-up: drie termijnen
De drie woorden worden vaak verward. Ze beantwoorden niet dezelfde vraag.
| Vraag | Typische duur |
|---|
| Back-up | Teruggaan na een incident | Dagen of weken |
| Archivering | Een document bewaren dat niet meer dagelijks wordt gebruikt, intact en raadpleegbaar | Die van de verplichting of het gebruik |
| Bewaring | Hoelang het document moet of mag bestaan | Vastgelegd door een tekst, een contract of een interne beslissing |
Voor persoonsgegevens beschrijft de CNIL drie fasen. De actieve basis, zolang het gegeven dient voor het doel waarvoor het werd verzameld. De tussentijdse archivering, wanneer het niet meer voor dat doel dient maar nuttig blijft, bijvoorbeeld voor een geschil of een wettelijke verplichting: het wordt dan afgezonderd en af en toe geraadpleegd door bevoegde personen. Ten slotte de definitieve archivering, voor bepaalde informatie die om haar waarde wordt bewaard. Deze indeling past goed op alle documenten.
Back-up heeft een eigen gids: versiebeheer, replicatie en back-up. Een back-up van dertig dagen is geen archivering.
Wat een archiveringsbeleid vastlegt
Een beleid past in enkele bladzijden. Het beantwoordt voor elke documentfamilie zeven vragen:
- wat: de documentfamilie (facturen, contracten, personeelsdossiers, notulen);
- hoelang, en vanaf wanneer: de afsluiting van het boekjaar, het einde van het contract, het vertrek van de werknemer;
- waar: welke map, welke afdeling, welke hosting;
- in welke vorm: papieren origineel, digitale kopie, bestandsformaat;
- wie verantwoordelijk is: een verantwoordelijke per familie, niet ‘de IT-afdeling’;
- wie er nog toegang toe heeft: een archief staat niet open voor iedereen die het actieve dossier zag;
- welke eindbestemming: vernietiging, definitieve bewaring, of overdracht aan een derde, met een spoor van de beslissing.
Alles begint met een inventaris. Zonder inventaris is het beleid een slogan: het legt termijnen vast voor documenten waarvan niemand weet waar ze zijn.
Termijnen die uit de teksten volgen
In Frankrijk zijn verschillende termijnen bij wet vastgelegd. De officiële website Service Public Entreprendre brengt ze samen, met hun verwijzingen. Hier enkele van de meest voorkomende voor een onderneming:
| Document | Termijn | Vertrekpunt | Geciteerde tekst |
|---|
| Boekhoudkundige boeken en registers | 10 jaar | Afsluiting van het boekjaar | Code de commerce, art. L123-22 |
| Bewijsstukken (bestelbonnen, leveringsbonnen, facturen) | 10 jaar | Afsluiting van het boekjaar | Code de commerce, art. L123-22 |
| Fiscale documenten (algemene regel) | 6 jaar | Laatste vermelde verrichting of datum van opmaak | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Contracten en commerciële correspondentie | 5 jaar | Volgens de toepasselijke verjaring | Code de commerce, art. L110-1 tot L110-4 |
| Duplicaat van de loonstrook (werkgever) | 5 jaar | Niet vermeld in de fiche | Code du travail, art. L3243-1 tot L3243-5 |
| Algemeen personeelsregister | 5 jaar | Vertrek van de werknemer | Code du travail, art. R1221-26 |
Drie opmerkingen. Eenzelfde document kan onder meerdere termijnen vallen: een factuur is tegelijk een boekhoudstuk en een fiscaal document. De fiscale termijn wordt tien jaar bij verborgen activiteit. En deze tabel geldt alleen voor Frankrijk: de sector (gezondheidszorg, bank, verzekering) en het land van de lezer veranderen de termijnen. Er bestaat geen enkele uniforme tabel die voor alle ondernemingen geldt.
Personeelsdossiers en persoonsgegevens
Een document met persoonsgegevens wordt niet onbeperkt bewaard. De AVG legt een beperkte termijn op, die de verwerkingsverantwoordelijke bepaalt naargelang het doel, zoals de CNIL in herinnering brengt.
Voor human resources publiceerde de CNIL in april 2026 een referentiekader voor bewaartermijnen, ingedeeld per activiteit: werving, administratief beheer, verloning, arbeidsongevallen, klokkenluidersmeldingen. Dit referentiekader is soft law: naleving ervan is niet verplicht. Bepaalde termijnen die het overneemt, worden echter door teksten opgelegd, en de werkgever kan daar niet van afwijken. Op eenzelfde verwerking kunnen meerdere termijnen van toepassing zijn.
In de praktijk heeft een hr-dossier in een documentbeheersysteem (DMS) twee regels nodig: wie het na het vertrek van de werknemer nog mag openen, en wanneer het wordt opgeschoond. ‘Voor het geval dat’ bewaren is geen regel.
Formaat en leesbaarheid over tien jaar
Een bestand tien jaar bewaren heeft geen zin als niemand het kan openen. De plaats telt, het formaat ook:
- kies open en gedocumenteerde formaten, en een vastgezet document (een pdf) in plaats van een bewerkbaar bestand voor stukken die rechtsgeldig zijn;
- wees niet afhankelijk van software die kan verdwijnen of van licentie kan veranderen;
- bewaar de metadata: datum, type, termijn, verantwoordelijke, zonder welke het archief een hoop bestanden is;
- plan de uitstap: de archieven in standaardformaten kunnen exporteren als u van dienstverlener verandert.
De waarde van een digitale kopie van een papieren origineel volgt eigen regels. Controleer ze met uw accountant of adviseur voor u originelen vernietigt.
Voorbeeld: een beleid in een halve dag
Hypothetisch geval. Een kmo met veertig medewerkers brengt haar boekhoudster, haar hr-verantwoordelijke en haar bedrijfsleider samen. In een halve dag maken ze een lijst van zes documentfamilies.
Leveranciersfacturen volgen een goedkeuringsstroom en worden daarna per jaar opgeborgen; ze worden tien jaar na de afsluiting van het boekjaar bewaard. Klantcontracten worden per klant opgeborgen en vijf jaar na hun einde bewaard. Personeelsdossiers staan in een map met beperkte toegang; hun termijnen volgen het referentiekader van de CNIL, gecontroleerd voor elk stuk. Kladversies en werkdocumenten hebben geen beleid: ze leven en verdwijnen met de projecten.
Elk jaar in februari identificeert de boekhoudster de dossiers waarvan de termijn is verstreken, laat ze hun vernietiging goedkeuren en noteert ze de beslissing. Het beleid past op twee bladzijden.
Veelgemaakte fouten
- Alles bewaren. Dat is niet voorzichtig voor persoonsgegevens, en het maakt zoeken trager.
- De back-up voor een archief houden. Die wordt gewist na afloop van de bewaartermijn.
- Archiveren in de mailbox. De bijlage van een e-mail heeft geen ordening, geen stroom en geen termijn. Het archiveren van berichten is een apart onderwerp.
- De kopieën vergeten. Bijlagen, gesynchroniseerde computers, usb-sticks: een opschoning in het documentbeheersysteem (DMS) wist ze niet.
Veelgestelde vragen
Mag u alles onbeperkt bewaren?
Voor documenten zonder persoonsgegevens kan dat, maar het is duur en weinig overzichtelijk. Voor persoonsgegevens niet: de termijn moet beperkt zijn tot het doel.
Is een back-up van dertig dagen een archivering?
Nee. Ze dient om terug te gaan na een incident. Zie versiebeheer, replicatie en back-up.
Moeten e-mails worden gearchiveerd?
Dat is een apart onderwerp, met eigen tools. Zie berichten archiveren.
Hoe vindt u over vijf jaar een archief terug?
Door een stabiele ordening en labels die bij het opslaan worden toegekend. Zie een document terugvinden, labelen en laten circuleren.
Waar moeten de archieven worden gehost?
De vraag van de plaats en de exploitant wordt behandeld in wat is een soevereine cloud?
Waar Klytic staat
Klytic Docs bewaart de mappen, versies en labels in de eigen instantie van de klant, zolang hij ze daar laat. De goedkeuringsstromen bergen een document op en bewaren het zodra het is goedgekeurd, zoals de leveranciersfactuur in het gepubliceerde voorbeeld. Met rechten per groep kunt u de toegang tot een archiefmap beperken. Uw gegevens kunnen op elk moment in standaardformaten worden geëxporteerd, en blijven dertig dagen na het einde van het contract exporteerbaar voordat ze worden verwijderd.
Twee dingen mogen niet worden verward. De back-up van Klytic duurt dertig dagen: ze beschermt tegen een incident, het is geen archivering van tien jaar. De wettelijke archivering die voor Klytic Mail wordt aangekondigd, is een optie van de e-mail: ze maakt van Klytic Docs geen bewijskrachtig archiveringssysteem.
Het beleid zelf (families, termijnen, vernietigingen) blijft een beslissing van de onderneming, toegepast door haar beheerders. Hosting is mogelijk in elke geografische zone die overeenkomt met de toepasselijke jurisdictie, onder voorbehoud van de beschikbaarheid van de diensten, met name in Europa of op Mauritius, of op de servers van de klant. Klytic is geen SecNumCloud-gekwalificeerd aanbod.
Deze pagina beschrijft een algemeen kader. Ze vervangt niet het advies van uw accountant of adviseur.
Juridische stand van zaken op 11 oktober 2026. De vermelde termijnen zijn die van het Franse recht, zoals voorgesteld door de officiële website Service Public Entreprendre, die met name verwijst naar artikel L123-22 van de Code de commerce en artikel L102 B van het Livre des procédures fiscales. Ze verschillen naargelang het land, de sector en de aard van het document.
Bronnen
Geraadpleegd in oktober 2026.
- Service Public Entreprendre (Premier ministre), bewaartermijnen van documenten voor ondernemingen: 10 jaar voor boekhoudkundige boeken en bewijsstukken (C. com., art. L123-22), 6 jaar voor fiscale documenten (LPF, art. L102 B), 5 jaar voor commerciële contracten, termijnen voor personeelsdocumenten. service-public.gouv.fr
- CNIL, « Les durées de conservation des données » (De bewaartermijnen van gegevens): beperkte termijn vastgelegd naargelang het doel; actieve basis, tussentijdse archivering, definitieve archivering. cnil.fr
- CNIL, referentiekader voor bewaartermijnen voor het beheer van human resources (april 2026): soft law, ingedeeld per activiteit; bepaalde termijnen worden door teksten opgelegd. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: wettelijke archivering optioneel beschikbaar. klytic.com
- Klytic, Hosting en soevereiniteit: export op elk moment in standaardformaten, gegevens exporteerbaar tot 30 dagen na het einde van het contract en daarna verwijderd. klytic.com
