Wat u krijgt
Geen enkel werkdocument dat verloren gaat, geen enkele toegang die na het vertrek blijft bestaan, en collega’s die zonder onderbreking verder werken. De volgorde van de handelingen telt: eerst recupereren, daarna sluiten.
Twee verschillende situaties
| Situatie | Belangrijkste handeling | Wat de persoon behoudt |
|---|
| Wissel van team of einde van een opdracht op een project | De persoon uit de betrokken groep halen | Zijn account, zijn persoonlijke ruimte, zijn andere groepen |
| Vertrek van een heel team of van een externe dienstverlener | De groep van de teammap verwijderen, of de groep leegmaken | Hun accounts, als ze elders worden gebruikt |
| Vertrek uit de onderneming | Zijn bestanden recupereren, daarna zijn account deactiveren en uiteindelijk verwijderen | Niets |
Zijn uw werkmappen teammappen, dan regelt u de meeste vertrekken door een groep in te trekken. Bestanden in een teammap behoren toe aan de organisatie: ze blijven staan wanneer hun auteur vertrekt. Het instellen van groepen wordt beschreven in Instellen wie welke documenten ziet.
Vóór de vertrekdatum
Doe deze controles terwijl de persoon er nog is. Hij weet wat er in zijn ruimte belangrijk is.
- Inventaris van de persoonlijke ruimte. Alles wat de onderneming dient, moet naar een teammap: lopende offertes, klantbestanden, sjablonen.
- Overdracht van bestanden. Vanuit zijn instellingen kan de persoon het eigendom van een bestand of map overdragen aan een collega. De collega aanvaardt de overdracht en vindt de items terug in zijn ruimte, met hun shares. Voor een afdelingsdocument blijft verplaatsen naar de teammap het eenvoudigst.
- Mappen gedeeld vanuit zijn ruimte. Deelde hij een persoonlijke map met collega’s, draag die dan over of verplaats ze vóór de sluiting: anders verdwijnt ze met zijn account.
- Externe links. Overloop de links die hij heeft aangemaakt. Verwijder de links die geen nut meer hebben. Maak de links die een klant of partner nog gebruikt opnieuw aan vanuit een account dat blijft.
- Apparaten. Plan het afmelden van de synchronisatieclient op zijn computer en telefoon, en het verwijderen van lokale kopieën op het teruggegeven materiaal.
Op de dag van het vertrek: het account deactiveren
Een beheerder van uw instantie deactiveert het account. Gevolgen:
- de persoon kan zich niet meer aanmelden, niet in de browser en niet vanaf zijn apparaten, die stoppen met synchroniseren;
- de openbare links en de shares per e-mail die hij had aangemaakt, werken niet meer;
- standaard blijven de interne shares die hij had gemaakt toegankelijk voor de collega’s, die verder werken;
- zijn bestanden worden bewaard. Het account kan zonder verlies opnieuw worden geactiveerd.
Deactiveren is dus een veilige tussenstap. Het laat tijd om na te gaan dat er niets ontbreekt.
Na het vertrek
Blijven er bestanden in de ruimte van een gedeactiveerd account, dan kan aan serverzijde een volledige overdracht naar een collega worden uitgevoerd. Vraag dit aan bij de support van Klytic, met vermelding van het oorspronkelijke account en het account dat overneemt.
Pas daarna verwijdert de beheerder het account. Let op: verwijderen wist onmiddellijk alle bestanden in de persoonlijke ruimte, ook die welke de persoon deelde. Het kan slechts enkele seconden lang worden geannuleerd.
Iets vergeten na het verwijderen? Met de back-ups van Klytic kunt u bij de support een herstel aanvragen, op basis van de back-ups van de laatste 30 dagen. Voor een account dat bij een vertrek te vroeg werd verwijderd, is dit herstel inbegrepen, binnen de grens van 3 aanvragen per maand. Dit vangnet is geen archivering van de mappen van de werknemer: na 30 dagen is wat niet werd gerecupereerd verloren.
Voorbeeld: vertrek van een verkoopster
Een verkoopster verlaat de onderneming aan het einde van de maand. Twee weken vooraf helpt haar verantwoordelijke haar om haar lopende offertes naar de teammap ‘Verkoop’ te verplaatsen. Ze draagt aan haar opvolger een persoonlijke map over die ze met twee collega’s deelde. Haar links naar drie klanten worden door de opvolger opnieuw aangemaakt, met een nieuw wachtwoord. Op de laatste dag deactiveert de beheerder haar account. Een maand later, na controle, wordt het account verwijderd.
Wat deze pagina niet behandelt
- De mailbox van de persoon wordt apart behandeld: Mailbox van een vertrekkende werknemer.
- Hoelang bepaalde hr- of commerciële documenten moeten worden bewaard, valt onder een archiveringsbeleid: zie de gids Belangrijke documenten bewaren.
- Een kopie die al naar een persoonlijke computer is gedownload, kan Klytic Docs niet terughalen. Dat is een kwestie van interne regels en materiaalbeheer.
Veelgestelde vragen
Moet het account meteen worden verwijderd?
Nee. Deactiveer het eerst: de toegang wordt afgesloten en er gaat niets verloren. Verwijder het wanneer u hebt gecontroleerd dat er geen nuttig bestand meer in staat.
Hoe vermijd ik dit werk bij het volgende vertrek?
Door in teammappen te werken in plaats van in persoonlijke ruimtes. Zie Instellen wie welke documenten ziet.
Een klant gebruikte een link die de werknemer had aangemaakt. Wat nu?
Maak de link opnieuw aan vanuit een account dat blijft, met een wachtwoord en een einddatum. Zie Deellinks, partners en downloads.
En zijn mailbox?
Die wordt behandeld in Klytic Mail: Mailbox van een vertrekkende werknemer.
