Wat u krijgt
Elke medewerker ziet drie dingen: zijn persoonlijke ruimte, de teammappen die voor zijn groepen openstaan, en de items die een collega met hem heeft gedeeld. Niets anders. Rechten worden ingesteld per gebruiker, per groep en per map, in een instantie die aan uw onderneming is toegewezen.
De juiste instelling past in één zin: een teammap per stabiel domein (afdeling, vestiging, vennootschap), een groep per doelgroep, en individuele shares alleen voor uitzonderlijke gevallen.
Twee niveaus: het account en de map
Het account bepaalt wie binnenkomt. Het wordt aangemaakt, gedeactiveerd of verwijderd door een beheerder van uw instantie. Tweestapsverificatie is beschikbaar om de aanmelding te versterken.
De map bepaalt wat de persoon mag doen eenmaal binnen. In de meeste gevallen volstaan drie niveaus:
| Recht | Wat het toelaat | Voorbeeld |
|---|
| Lezen | Openen en raadplegen | Kwaliteitsprocedures voor alle personeelsleden |
| Wijzigen | Bestanden aanmaken, wijzigen, verwijderen | Werkmap van de verkoopafdeling |
| Verder delen | Op zijn beurt toegang geven aan anderen | Projectverantwoordelijke die collega’s erbij betrekt |
Het recht om verder te delen is het gevoeligste: daardoor raakt een document buiten het voorziene domein. Ken het alleen toe aan wie het nodig heeft.
Denken in groepen, niet in namen
Zodra het team meer dan enkele personen telt, zet u de rechten op groepen: ‘Boekhouding’, ‘Werkplaats Lyon’, ‘Directie’. Een groep onderhoudt u met één handeling:
- een nieuwe medewerker: de persoon wordt aan de groep toegevoegd en ziet meteen de mappen van zijn afdeling;
- een functiewijziging: hij verandert van groep, zijn toegang volgt;
- een vertrek uit het team: hij verlaat de groep, de toegang verdwijnt zonder dat de mappen worden aangeraakt.
Rechten die naam per naam worden toegekend, wijken uiteindelijk altijd af van de werkelijke organisatie. Niemand weet nog waarom een voormalige stagiair nog steeds de map met offertes ziet.
De teammap: een afdeling, een vestiging, een vennootschap
Een teammap behoort toe aan de organisatie, niet aan een persoon. Een beheerder maakt hem aan, koppelt er een of meer groepen aan en bepaalt het rechtenniveau van elke groep. De bestanden die erin worden geplaatst, blijven staan wanneer hun auteur van functie verandert of de onderneming verlaat.
Voor gevoeligere inhoud binnen een afdeling, bijvoorbeeld de lonen binnen hr, is een aparte teammap het eenvoudigst, opengesteld voor een kleinere groep. Fijnere rechten op een submap kunnen ook worden ingesteld wanneer die instelling op uw instantie is geactiveerd: vraag het aan de support van Klytic.
Vennootschap of dochterbedrijf: binnen één instantie is de hefboom dezelfde, een groep en teammappen per vennootschap. Moeten de vennootschappen zo geïsoleerd zijn dat geen gemeenschappelijke beheerder de andere ziet, dan is dat een andere architectuur, beschreven in Meerdere vennootschappen in Klytic Docs. Het geval van iemand die voor twee dochterbedrijven werkt, komt daar ook aan bod.
Wie beheert wat
- De beheerder van uw instantie, iemand van uw organisatie: hij maakt de accounts en groepen aan, opent de teammappen, legt de deelregels voor iedereen vast.
- Een groepsbeheerder, als u delegeert: hij beheert de accounts van zijn groep (aanmaak, wachtwoord, quotum), zonder toegang tot de algemene instellingen. Handig voor een vestiging of dochterbedrijf dat zijn eigen nieuwe medewerkers beheert.
- Elke gebruiker: hij deelt zijn eigen bestanden, binnen de grenzen die de beheerder vastlegt.
- De support van Klytic: helpt u deze organisatie op te zetten, zorgt voor het onderhoud en de herstellingen, inbegrepen of gefactureerd naargelang de oorzaak (zie Een versie van een document terugvinden). De technici van Klytic grijpen alleen in voor de behoeften van de dienst, op een traceerbare manier. Ze beslissen niet in uw plaats wie wat ziet.
Controleren wie toegang heeft tot een bestand
Het detailpaneel van een bestand of map toont met wie het is gedeeld. Het vermeldt ook de personen die er toegang toe hebben omdat een bovenliggende map met hen is gedeeld. Deze informatie is zichtbaar voor de eigenaar en voor wie het recht heeft om verder te delen. Dat is de eerste controle vóór u een gevoelig document in een bestaande map plaatst.
De toegang nakijken: het logboek
Klytic Docs houdt een logboek bij van de toegang en de activiteit in de mappen: aanmaak, wijzigingen, verwijderingen, shares. Zo kunt u vragen beantwoorden als ‘wie heeft deze map gedeeld?’ of ‘wie heeft dit bestand verwijderd, en wanneer?’. De toegangs- en beheerlogboeken kunnen ook worden geëxporteerd naar uw eigen monitoringtools.
Hebt u een fijner spoor nodig, bijvoorbeeld het loutere raadplegen van een bepaald bestand, ga dan met de support van Klytic na wat uw instantie registreert vóór u er een interne regel van maakt.
Voorbeeld: een kmo met 40 medewerkers
| Teammap | Groep met wijzigrecht | Groep met leesrecht |
|---|
| Verkoop | Verkopers | Directie |
| Boekhouding | Boekhouding | Directie |
| HR | HR | geen |
| Procedures | Kwaliteit | Alle personeelsleden |
Het recht om verder te delen wordt alleen aan afdelingshoofden toegekend. Een nieuwe verkoper wordt toegevoegd aan de groep ‘Verkopers’: verder hoeft er niets te gebeuren.
Veelgestelde vragen
Een werknemer verlaat de onderneming: wat doe ik met zijn toegang?
Haal hem uit zijn groepen, recupereer zijn persoonlijke bestanden en deactiveer daarna zijn account. De werkwijze staat in Documenten bij het vertrek van een werknemer of een team.
Kan ik een groep verhinderen naar buiten te delen?
Ja, de beheerder kan bepaalde groepen uitsluiten van het aanmaken van shares. Zie Deellinks, partners en downloads.
Moeten twee dochterbedrijven twee instanties hebben?
Alleen als geen gemeenschappelijke beheerder de andere vennootschap mag zien. De twee regimes worden vergeleken in Meerdere vennootschappen in Klytic Docs.
Een bestand is per vergissing gewist: wie kan het terughalen?
De gebruiker, uit de prullenbak, kosteloos. Volstaat de prullenbak niet meer, dan herstelt de support van Klytic op basis van de back-ups van de laatste 30 dagen. Per vergissing wissen is een verkeerde handeling: voor dit herstel wordt een betaald supportticket aangemaakt. Zie Een versie van een document terugvinden.
