Drie handelingen die teams door elkaar halen
| Handeling | Wie | Duur | Waarvoor ze dient | Wat ze niet doet |
|---|
| Ordenen in een map | De gebruiker | Zolang de gebruiker het bericht bewaart | Organiseren, terugvinden | Beschermen tegen verwijdering |
| Map Verwijderde items | De gebruiker | Kort | Een per vergissing verwijderd bericht recupereren | Op lange termijn bewaren |
| Wettelijke archivering (optie) | Afgebakend met Klytic | Volgens de afbakening in de offerte | Berichten bewaren om ze te kunnen voorleggen | De back-up voor herstel vervangen |
Ordenen: de organisatie van de mailbox
Een bericht dat in een map ‘Klanten 2025’ staat, blijft in de mailbox. Het telt mee voor de opslagruimte van de mailbox: 5 GB in Standard, 15 GB in Pro, op verzoek uitbreidbaar. Het kan via de zoekfunctie worden teruggevonden, verplaatst en door de gebruiker verwijderd.
- Orden per klant, per dossier of per jaar, met mappen en filters die de inkomende post automatisch sorteren.
- Kies voor een team liever een gedeelde mailbox of gedeelde mappen dan kopieën verspreid over elke mailbox.
- Vermijd lokale archieven in Outlook. De archiveringsfunctie van Outlook verplaatst de berichten naar een bestand op de computer: ze verlaten de server, en dus ook de back-ups van Klytic. Raakt de computer verloren, dan zijn ook zij verloren.
Nadert een mailbox haar limiet, vergroot dan de ruimte of zet de mailbox over naar Pro, in plaats van de geschiedenis naar een computer te verplaatsen.
De map Verwijderde items: recupereren, niet bewaren
Een verwijderd bericht komt, zelfs nadat de prullenbak is geleegd, terecht in de map Verwijderde items. De gebruiker kan het daar gedurende een beperkte tijd zelf terugvinden en terugzetten in een map. Het is een vangnet tegen een verkeerde handeling, geen bewaarplaats. De handeling wordt beschreven in een bericht of een mailbox herstellen.
Wettelijke archivering: een optie om af te bakenen
Wettelijke archivering wordt als optie aangeboden, voor de formules Standard en Pro. Het is geen knop die elke gebruiker activeert: het is een dienst die samen met Klytic wordt opgezet om berichten apart te bewaren, met het oog op het kunnen voorleggen ervan, met een bewijswaarde die afhangt van de afbakening in de offerte.
Bereid voordat u ze aanvraagt de antwoorden op deze vragen voor:
- De reikwijdte. Alle mailboxen, bepaalde functies (directie, boekhouding, aankoop) of bepaalde gedeelde mailboxen?
- De duur. Hoelang bewaren, en om welke reden: verplichting, contract, risico op een geschil?
- De toegang. Wie mag in de archieven zoeken en er een bericht uit halen: de directie, de juridische afdeling, een auditor?
- De geschiedenis. Moeten de berichten die al in de mailboxen staan worden overgenomen, of alleen de berichten die na de ingebruikname binnenkomen? Stel die vraag uitdrukkelijk aan Klytic.
- De uitstap. In welke vorm worden de archieven aan het einde van het contract teruggegeven?
De fijnafstelling gebeurt met Klytic, op het moment van de offerte.
Voorbeeld. Een studiebureau met 40 medewerkers (fictief geval) moet bij een geschil over een bouwproject de uitwisselingen met zijn klanten en onderaannemers kunnen voorleggen. Het vraagt wettelijke archivering aan voor de mailboxen van de projectleiders en voor de gedeelde mailbox projecten@, beperkt het zoeken in de archieven tot de directie en legt de bewaartermijn vast met zijn adviseur. De andere mailboxen blijven bij de back-up van 30 dagen en de map Verwijderde items.
Wat archivering niet vervangt
- De back-up voor herstel. De back-ups van Klytic, elk uur gemaakt en 30 dagen bewaard, dienen om een mailbox of een bericht in een eerdere toestand terug te zetten. Archivering dient daar niet voor, en omgekeerd. Zie een bericht of een mailbox herstellen.
- Een bewaarbeleid. Beslissen hoelang u wat bewaart, is een kwestie van een geschreven regel voor het bedrijf, geen instelling van het e-mailsysteem. De methode is dezelfde als voor documenten: documenten bewaren en archiveren.
- Extra opslagruimte. Wettelijke archivering is geen middel om een volle mailbox leeg te maken.
Het vertrek van een medewerker
Moet de mailbox van een vertrekkende medewerker worden bewaard, dan wordt over archivering beslist zolang het account nog onder controle is: voordat de mailbox wordt verwijderd, voordat ze een alias wordt, en binnen het venster van 30 dagen back-up als er berichten zijn gewist. De volledige procedure staat in mailbox van een vertrekkende medewerker.
Veelgestelde vragen
Is wettelijke archivering inbegrepen in Klytic Mail?
Nee, het is een optie, beschikbaar in Standard en in Pro. De details van het aanbod staan op de pagina Klytic Mail.
Hoelang moet u e-mails bewaren?
Er is geen eenduidige termijn. Die hangt af van de aard van de berichten en van uw verplichtingen. Zie documenten bewaren en archiveren.
Kan een gebruiker een bericht verwijderen dat in een map staat?
Ja. Ordenen is niet bewaren. Alleen wettelijke archivering beschermt berichten, volgens haar afbakening, tegen verwijdering.
Kan de back-up van 30 dagen als archief dienen?
Nee. Ze dient om terug te keren in de tijd. Waarom, leest u in back-up, verwijdering en continuïteit.
