Az elsőként eldöntendő kérdés
A mappák és csoportok előtt tegye fel ezt a kérdést: jogosult-e ugyanaz a személy az összes vállalat dokumentumainak adminisztrálására?
Egy példány adminisztrátora hozza létre a fiókokat, a csoportokat és a csapatmappákat. Technikailag tehát bármelyik mappához hozzáférést adhat magának. Egy közös példányban a vállalatok szétválasztása az általa elvégzett beállításokon múlik, nem egy olyan korláton, amelyet nem tudna átlépni.
- Ha a válasz igen (holding és leányvállalatok, amelyeket ugyanaz a csapat irányít, kialakult bizalom): egyetlen példány, külön hatókörökkel.
- Ha a válasz nem (eltérő tulajdonosi körű vállalatok, értékesíthetőnek megmaradandó entitás, egy tevékenységre jellemző szakmai titoktartás): vállalatonként egy példány.
1. megoldás: vállalatonként egy példány
Ez az erős elkülönítés. A Klytic Docs mindig dedikált példányon fut: a hosztolási módtól függetlenül fájljai soha nem kerülnek más ügyfél fájljai mellé. Ugyanez az elv érvényes egy cégcsoport azon vállalatai között, amelyek ezt a korlátot kívánják.
- Minden példánynak saját fiókjai, saját adminisztrátorai és saját megosztási szabályai vannak.
- Minden példány saját kulccsal titkosítja adatait, amelyet semmilyen más példánnyal nem oszt meg.
- Minden példány a vállalat számára választott módon hosztolható: Klytic-felhő, dedikált szerver vagy a vállalat saját szerverei. A hosztolási zóna az alkalmazandó joghatóság szerint választható, a szolgáltatások elérhetőségétől függően.
- Egy vállalat eladása vagy leválasztása egyszerűvé válik: az érintett vállalat példánya vele együtt távozik.
Két példány között a cserék megosztási linkeken keresztül zajlanak, akárcsak egy külső partnerrel: Megosztási linkek, partnerek és letöltések. A hosztolás kiválasztását a Hosztolás és szuverenitás oldal részletezi.
2. megoldás: egy példány, külön hatókörök
Egyetlen példány akkor megfelelő, ha az emberek megbíznak egymásban, és bizonyos mappák a cégcsoport számára közösek. A szétválasztás a csoportokon és a csapatmappákon alapul:
- Vállalatonként egy csoport, például „A vállalat – személyzet” és „B vállalat – személyzet”, szükség esetén osztályonként tovább bontva.
- Vállalatonkénti csapatmappák, amelyek kizárólag az adott vállalat csoportja számára nyitottak.
- A cégcsoport közös mappái (eljárások, szabályzatok, sablonok), mindenki számára olvasásra nyitva.
- Megosztási szabály: az adminisztrátor a belső megosztásokat korlátozhatja az egyes személyek csoportjainak tagjaira. Az A vállalat munkavállalója ekkor csak csoporttársaival oszthat meg.
- Delegálás, ha minden vállalat maga kezeli az új belépőket: vállalatonként egy csoportadminisztrátor hozza létre és kezeli csoportja fiókjait, az általános beállításokhoz való hozzáférés nélkül.
A csoportonkénti és mappánkénti jogok részletei a Ki melyik dokumentumot látja: a beállítás oldalon találhatók.
A két megoldás összehasonlítása
| Szempont | Vállalatonként egy példány | Közös példány |
|---|
| Közös adminisztrátor | Nincs, kivéve kifejezett döntés alapján | Van |
| Titkosítási kulcs | Vállalatonként egy | Egy a példányhoz |
| A cégcsoport közös mappái | Megosztási linkeken keresztül | Több csoport számára nyitott csapatmappák |
| Két vállalatnál dolgozó személy | Minden példányban egy fiók | Egy fiók, két csoport |
| Egy vállalat eladása | A példány vele együtt távozik | A mappák kiemelését meg kell szervezni |
Két leányvállalatnak dolgozó személy
Egy közös példányban mindkét csoportnak tagja. Így mindkét hatókört látja, mindegyiket a hozzá tartozó jogokkal. Ez a várt működés.
A kockázat az, hogy ő válik híddá: ha az A vállalat egy dokumentumát áthelyezi vagy továbbosztja a B vállalat felé. Három beállítás korlátozza ezt:
- csak olvasási jogot adni neki abban a hatókörben, ahol nem kell dokumentumokat készítenie;
- nem adni neki továbbmegosztási jogot az érzékeny mappákon;
- külön beállítani a külső megosztási jogait, hogy az egyik vállalat dokumentuma ne kerüljön ki linken a másik nevében.
Ha ez a kockázat nem elfogadható, az annak jele, hogy a két vállalat az 1. megoldásba tartozik. A személynek ekkor minden példányban van egy fiókja, és minden fiók csak a saját vállalatát látja.
Példa: egy három vállalatból álló cégcsoport
Egy holding egy kereskedelmi vállalatot és egy tervezőirodát birtokol, amely ügyfeleivel szemben titoktartási kötelezettség alá esik. A holding és a kereskedelmi vállalat egy példányon osztozik: vállalatonként egy csoport, külön csapatmappák, egy közös „Cégcsoport – eljárások” mappa. A tervezőirodának saját példánya van, saját adminisztrátorral. A pénzügyi igazgatónak, aki mindhárom vállalatnak dolgozik, minden példányban van fiókja.
A megoldás későbbi módosítása
A hosztolási mód változhat, például a Klytic-felhőről egy dedikált példányra. Egy közös példány kettéválasztása vagy két példány összevonása a Klytickel közösen előkészítendő projekt: a mappák, fiókok és linkek leltára, majd migráció. A közös adminisztrátor kérdését jobb már az elején eldönteni.
