Vprašanje, ki ga je treba razrešiti najprej
Pred mapami in skupinami si zastavite to vprašanje: ali sme ista oseba upravljati dokumente vseh družb?
Skrbnik instance ustvarja račune, skupine in skupinske mape. Tehnično si torej lahko omogoči dostop do katere koli mape. V skupni instanci ločitev med družbami temelji na nastavitvah, ki jih določi on, ne na pregradi, ki je ne bi mogel prestopiti.
- Če je odgovor da (holding in hčerinske družbe, ki jih upravlja ista ekipa, vzpostavljeno zaupanje): ena instanca z ločenimi obsegi.
- Če je odgovor ne (družbe z različnimi lastniki, enota, ki jo mora biti mogoče prodati, poklicna skrivnost, značilna za dejavnost): ena instanca za vsako družbo.
Režim 1: ena instanca za vsako družbo
To je močna izolacija. Klytic Docs vedno deluje na namenski instanci: ne glede na način gostovanja vaše datoteke niso skupaj z datotekami nobene druge stranke. Isto načelo velja med družbami v skupini, ki želijo to pregrado.
- Vsaka instanca ima svoje račune, svoje skrbnike in svoja pravila deljenja.
- Vsaka instanca svoje podatke šifrira z lastnim ključem, ki ni deljen z nobeno drugo instanco.
- Vsaka instanca lahko gostuje na način, izbran za družbo: oblak Klytic, namenski strežnik ali strežniki družbe. Območje gostovanja se izbere glede na veljavno jurisdikcijo, ob razpoložljivosti storitev.
- Prodaja ali ločitev postane preprosta: instanca zadevne družbe gre z njo.
Med dvema instancama izmenjava poteka prek povezav za deljenje, tako kot z zunanjim partnerjem: Povezave za deljenje, partnerji in prenosi. Izbira gostovanja je podrobno opisana na strani Gostovanje in suverenost.
Režim 2: ena instanca, ločeni obsegi
Ena sama instanca ustreza, kadar si ljudje zaupajo in so nekatere mape skupne celotni skupini. Ločitev temelji na skupinah in skupinskih mapah:
- Ena skupina za vsako družbo, na primer »Družba A – zaposleni« in »Družba B – zaposleni«, po potrebi razdeljena po oddelkih.
- Skupinske mape za vsako družbo, odprte samo skupini te družbe.
- Skupne mape skupine (postopki, pravilniki, predloge), odprte vsem za branje.
- Pravilo deljenja: skrbnik lahko notranja deljenja omeji na člane skupin posamezne osebe. Zaposleni v družbi A lahko tedaj deli samo s sodelavci iz svoje skupine.
- Pooblastitev, če vsaka družba ureja svoje prihode: skrbnik skupine za vsako družbo ustvarja in upravlja račune svoje skupine, brez dostopa do splošnih nastavitev.
Podrobnosti o pravicah po skupinah in mapah so v Določite, kdo vidi katere dokumente.
Primerjava obeh režimov
| Merilo | Ena instanca za vsako družbo | Skupna instanca |
|---|
| Skupni skrbnik | Ne, razen ob izrecni izbiri | Da |
| Šifrirni ključ | Eden za vsako družbo | Eden za instanco |
| Skupne mape skupine | Prek povezav za deljenje | Skupinske mape, odprte več skupinam |
| Oseba v dveh družbah | Račun v vsaki instanci | En račun, dve skupini |
| Prodaja družbe | Instanca gre z njo | Treba je organizirati izločitev map |
Oseba, ki dela za dve hčerinski družbi
V skupni instanci pripada obema skupinama. Zato vidi oba obsega, vsakega s svojimi pravicami. To je pričakovano vedenje.
Tveganje je, da postane most: s premikom ali nadaljnjim deljenjem dokumenta družbe A k družbi B. Tri nastavitve to omejijo:
- dodelite ji samo branje v obsegu, v katerem ji ni treba ustvarjati dokumentov;
- ne dodelite ji pravice do nadaljnjega deljenja na občutljivih mapah;
- posebej nastavite njene pravice za zunanje deljenje, da dokument ene družbe ne odide po povezavi v imenu druge.
Če to tveganje ni sprejemljivo, je to znak, da družbi sodita v režim 1. Oseba ima tedaj račun v vsaki instanci in vsak račun vidi samo svojo družbo.
Primer: skupina treh družb
Holding ima v lasti trgovsko družbo in projektivni biro, ki ima obveznost zaupnosti do svojih strank. Holding in trgovska družba si delita instanco: skupina za vsako družbo, ločene skupinske mape, skupna mapa »Skupina – postopki«. Projektivni biro ima svojo instanco s svojim skrbnikom. Finančna direktorica, ki dela za vse tri, ima račun v vsaki instanci.
Kasnejša menjava režima
Način gostovanja se lahko spremeni, na primer iz oblaka Klytic v namensko instanco. Razdelitev skupne instance na dve ali združitev dveh je projekt, ki ga je treba pripraviti s Klytic: popis map, računov in povezav, nato migracija. Bolje je vprašanje skupnega skrbnika razrešiti že na začetku.
