Το ερώτημα που πρέπει να απαντηθεί πρώτο
Πριν από τους φακέλους και τις ομάδες, θέστε αυτό το ερώτημα: έχει το ίδιο άτομο το δικαίωμα να διαχειρίζεται τα έγγραφα όλων των εταιρειών;
Ο διαχειριστής μιας instance δημιουργεί τους λογαριασμούς, τις ομάδες και τους φακέλους ομάδας. Επομένως, τεχνικά, μπορεί να δώσει στον εαυτό του πρόσβαση σε οποιονδήποτε φάκελο. Σε μια κοινή instance, ο διαχωρισμός μεταξύ εταιρειών βασίζεται στις ρυθμίσεις που εκείνος ορίζει, όχι σε ένα φραγμό που δεν θα μπορούσε να περάσει.
- Αν η απάντηση είναι ναι (εταιρεία συμμετοχών και θυγατρικές που διαχειρίζονται από την ίδια ομάδα, εδραιωμένη εμπιστοσύνη): μία instance, με ξεχωριστά πεδία.
- Αν η απάντηση είναι όχι (εταιρείες με διαφορετικούς μετόχους, οντότητα που πρέπει να μπορεί να πωληθεί, επαγγελματικό απόρρητο ειδικό για μια δραστηριότητα): μία instance ανά εταιρεία.
Καθεστώς 1: μία instance ανά εταιρεία
Είναι η ισχυρή απομόνωση. Το Klytic Docs λειτουργεί πάντα σε αφιερωμένη instance: όποιος κι αν είναι ο τρόπος φιλοξενίας, τα αρχεία σας δεν συνυπάρχουν με εκείνα κανενός άλλου πελάτη. Η ίδια αρχή ισχύει και μεταξύ των εταιρειών ενός ομίλου που θέλουν αυτόν τον φραγμό.
- Κάθε instance έχει τους δικούς της λογαριασμούς, τους δικούς της διαχειριστές και τους δικούς της κανόνες κοινοποίησης.
- Κάθε instance κρυπτογραφεί τα δεδομένα της με δικό της κλειδί, το οποίο δεν μοιράζεται με καμία άλλη instance.
- Κάθε instance μπορεί να φιλοξενηθεί σύμφωνα με τον τρόπο που έχει επιλέξει η εταιρεία: cloud της Klytic, αποκλειστικός διακομιστής ή διακομιστές της εταιρείας. Η ζώνη φιλοξενίας επιλέγεται ανάλογα με την εφαρμοστέα δικαιοδοσία, υπό την προϋπόθεση διαθεσιμότητας των υπηρεσιών.
- Μια πώληση ή ένας διαχωρισμός γίνεται απλός: η instance της σχετικής εταιρείας φεύγει μαζί της.
Μεταξύ δύο instances, οι ανταλλαγές γίνονται μέσω συνδέσμων κοινοποίησης, όπως με έναν εξωτερικό συνεργάτη: Σύνδεσμοι κοινοποίησης, συνεργάτες και λήψεις. Η επιλογή της φιλοξενίας περιγράφεται αναλυτικά στη σελίδα Φιλοξενία και κυριαρχία.
Καθεστώς 2: μία instance, ξεχωριστά πεδία
Μία μόνο instance είναι κατάλληλη όταν τα άτομα εμπιστεύονται ο ένας τον άλλον και ορισμένοι φάκελοι είναι κοινοί για τον όμιλο. Ο διαχωρισμός βασίζεται στις ομάδες και στους φακέλους ομάδας:
- Μία ομάδα ανά εταιρεία, για παράδειγμα «Εταιρεία Α – προσωπικό» και «Εταιρεία Β – προσωπικό», ενδεχομένως υποδιαιρεμένη ανά τμήμα.
- Φάκελοι ομάδας ανά εταιρεία, ανοιχτοί μόνο στην ομάδα της συγκεκριμένης εταιρείας.
- Κοινοί φάκελοι του ομίλου (διαδικασίες, κανονισμοί, πρότυπα), ανοιχτοί σε ανάγνωση για όλους.
- Ένας κανόνας κοινοποίησης: ο διαχειριστής μπορεί να περιορίσει τις εσωτερικές κοινοποιήσεις στα μέλη των ομάδων κάθε ατόμου. Ένας εργαζόμενος της εταιρείας Α μπορεί τότε να κοινοποιεί μόνο στους συναδέλφους της ομάδας του.
- Ανάθεση αρμοδιοτήτων, αν κάθε εταιρεία διαχειρίζεται τις προσλήψεις της: ένας διαχειριστής ομάδας ανά εταιρεία δημιουργεί και διαχειρίζεται τους λογαριασμούς της ομάδας του, χωρίς πρόσβαση στις γενικές ρυθμίσεις.
Οι λεπτομέρειες των δικαιωμάτων ανά ομάδα και φάκελο υπάρχουν στη σελίδα Ρύθμιση του ποιος βλέπει ποια έγγραφα.
Σύγκριση των δύο καθεστώτων
| Κριτήριο | Μία instance ανά εταιρεία | Μία κοινή instance |
|---|
| Κοινός διαχειριστής | Όχι, εκτός αν επιλεγεί ρητά | Ναι |
| Κλειδί κρυπτογράφησης | Ένα ανά εταιρεία | Ένα για την instance |
| Κοινοί φάκελοι του ομίλου | Μέσω συνδέσμων κοινοποίησης | Φάκελοι ομάδας ανοιχτοί σε πολλές ομάδες |
| Άτομο σε δύο εταιρείες | Ένας λογαριασμός σε κάθε instance | Ένας λογαριασμός, δύο ομάδες |
| Πώληση μιας εταιρείας | Η instance φεύγει μαζί της | Απαιτείται οργανωμένη εξαγωγή φακέλων |
Ένα άτομο που εργάζεται για δύο θυγατρικές
Σε μια κοινή instance, ανήκει και στις δύο ομάδες. Βλέπει λοιπόν και τα δύο πεδία, καθένα με τα δικαιώματά του. Αυτή είναι η αναμενόμενη συμπεριφορά.
Ο κίνδυνος είναι να γίνει η γέφυρα: μετακινώντας ή επανακοινοποιώντας ένα έγγραφο από την εταιρεία Α προς την εταιρεία Β. Τρεις ρυθμίσεις τον περιορίζουν:
- μόνο ανάγνωση στο πεδίο όπου δεν χρειάζεται να παράγει έγγραφα·
- όχι δικαίωμα επανακοινοποίησης στους ευαίσθητους φακέλους·
- ξεχωριστή ρύθμιση των δικαιωμάτων εξωτερικής κοινοποίησής του, ώστε ένα έγγραφο μιας εταιρείας να μην φεύγει με σύνδεσμο στο όνομα της άλλης.
Αν ο κίνδυνος αυτός δεν είναι αποδεκτός, αυτό σημαίνει ότι οι δύο εταιρείες ανήκουν στο καθεστώς 1. Το άτομο έχει τότε έναν λογαριασμό σε κάθε instance και κάθε λογαριασμός βλέπει μόνο τη δική του εταιρεία.
Παράδειγμα: ένας όμιλος τριών εταιρειών
Μια εταιρεία συμμετοχών κατέχει μια εμπορική εταιρεία και ένα γραφείο μελετών που δεσμεύεται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας έναντι των πελατών του. Η εταιρεία συμμετοχών και η εμπορική εταιρεία μοιράζονται μία instance: μία ομάδα ανά εταιρεία, ξεχωριστοί φάκελοι ομάδας, ένας κοινός φάκελος «Όμιλος – διαδικασίες». Το γραφείο μελετών έχει τη δική του instance, με δικό του διαχειριστή. Η οικονομική διευθύντρια, που εργάζεται και για τις τρεις, έχει έναν λογαριασμό σε κάθε instance.
Αλλαγή καθεστώτος αργότερα
Ο τρόπος φιλοξενίας μπορεί να αλλάξει, για παράδειγμα από το cloud της Klytic σε αφιερωμένη instance. Ο διαχωρισμός μιας κοινής instance σε δύο, ή η συγχώνευση δύο σε μία, είναι έργο που προετοιμάζεται με την Klytic: απογραφή φακέλων, λογαριασμών και συνδέσμων, και έπειτα μετάβαση. Είναι καλύτερο να απαντηθεί το ερώτημα του κοινού διαχειριστή από την αρχή.
