Il-mistoqsija li għandha tiġi deċiża l-ewwel
Qabel il-folders u l-gruppi, staqsu din il-mistoqsija: l-istess persuna għandha d-dritt tamministra d-dokumenti tal-kumpaniji kollha?
L-amministratur ta’ istanza joħloq il-kontijiet, il-gruppi u l-folders tat-tim. Għalhekk jista’, teknikament, jagħti lilu nnifsu aċċess għal kwalunkwe folder. F’istanza komuni, is-separazzjoni bejn il-kumpaniji tiddependi mis-settings li jagħmel hu, mhux minn barriera li ma jistax jaqbeż.
- Jekk it-tweġiba hi iva (holding u sussidjarji mmexxija mill-istess tim, fiduċja stabbilita): istanza waħda, b’perimetri separati.
- Jekk it-tweġiba hi le (kumpaniji b’azzjonisti differenti, entità li għandha tkun tista’ tinbiegħ, segretezza professjonali speċifika għal attività): istanza għal kull kumpanija.
Reġim 1: istanza għal kull kumpanija
Dan hu l-iżolament qawwi. Klytic Docs dejjem jaħdem fuq istanza dedikata: ikun x’ikun il-mod ta’ ospitar, il-fajls tagħkom qatt ma jinsabu ma’ dawk ta’ klijent ieħor. L-istess prinċipju japplika bejn il-kumpaniji ta’ grupp li jridu din il-barriera.
- Kull istanza għandha l-kontijiet, l-amministraturi u r-regoli tal-kondiviżjoni tagħha.
- Kull istanza tikkripta d-data tagħha b’ċavetta tagħha, li mhix maqsuma ma’ l-ebda istanza oħra.
- Kull istanza tista’ tiġi ospitata skont il-mod magħżul għall-kumpanija: cloud ta’ Klytic, server dedikat jew is-servers tal-kumpanija. Iż-żona tal-ospitar tiġi magħżula skont il-ġurisdizzjoni applikabbli, soġġett għad-disponibbiltà tas-servizzi.
- Bejgħ jew separazzjoni jsiru sempliċi: l-istanza tal-kumpanija kkonċernata titlaq magħha.
Bejn żewġ istanzi, l-iskambji jsiru permezz ta’ links ta’ kondiviżjoni, bħal ma’ sieħeb estern: Links ta’ kondiviżjoni, sħab u tniżżil. L-għażla tal-ospitar hi spjegata fil-paġna Ospitar u sovranità.
Reġim 2: istanza waħda, perimetri separati
Istanza waħda hi adattata meta l-persuni jafdaw lil xulxin u ċerti folders huma komuni għall-grupp. Is-separazzjoni tiddependi mill-gruppi u mill-folders tat-tim:
- Grupp għal kull kumpanija, pereżempju “Kumpanija A – persunal” u “Kumpanija B – persunal”, possibbilment maqsum skont id-dipartiment.
- Folders tat-tim għal kull kumpanija, miftuħa biss għall-grupp ta’ dik il-kumpanija.
- Folders komuni għall-grupp (proceduri, karti, mudelli), miftuħa għall-qari għal kulħadd.
- Regola ta’ kondiviżjoni: l-amministratur jista’ jillimita l-kondiviżjonijiet interni għall-membri tal-gruppi ta’ kull persuna. Impjegat tal-kumpanija A jkun jista’ jaqsam biss mal-kollegħi tal-grupp tiegħu.
- Delega, jekk kull kumpanija timmaniġġja l-wasliet tagħha: amministratur ta’ grupp għal kull kumpanija joħloq u jimmaniġġja l-kontijiet tal-grupp tiegħu, mingħajr aċċess għas-settings ġenerali.
Id-dettall tad-drittijiet skont il-grupp u l-folder jinsab f’Stabbilixxu min jara liema dokumenti.
Qabblu ż-żewġ reġimi
| Kriterju | Istanza għal kull kumpanija | Istanza komuni |
|---|
| Amministratur komuni | Le, ħlief b’għażla espliċita | Iva |
| Ċavetta tal-kriptaġġ | Waħda għal kull kumpanija | Waħda għall-istanza |
| Folders komuni għall-grupp | Permezz ta’ links ta’ kondiviżjoni | Folders tat-tim miftuħa għal aktar minn grupp wieħed |
| Persuna f’żewġ kumpaniji | Kont f’kull istanza | Kont wieħed, żewġ gruppi |
| Bejgħ ta’ kumpanija | L-istanza titlaq magħha | Estrazzjoni tal-folders li trid tiġi organizzata |
Persuna li taħdem għal żewġ sussidjarji
F’istanza komuni, hi tagħmel parti miż-żewġ gruppi. Għalhekk tara ż-żewġ perimetri, kull wieħed bid-drittijiet tiegħu. Din hi l-imġiba mistennija.
Ir-riskju hu li ssir il-pont: billi iċċaqlaq jew taqsam mill-ġdid dokument mill-kumpanija A lejn il-kumpanija B. Tliet settings jillimitaw dan:
- agħtuha qari biss fil-perimetru fejn m’għandhiex tipproduċi dokumenti;
- tagħtuhiex id-dritt tal-kondiviżjoni mill-ġdid fuq il-folders sensittivi;
- issettjaw separatament id-drittijiet tagħha tal-kondiviżjoni esterna, biex dokument ta’ kumpanija ma jitlaqx b’link f’isem il-kumpanija l-oħra.
Jekk dan ir-riskju mhuwiex aċċettabbli, dan ifisser li ż-żewġ kumpaniji jaqgħu taħt ir-reġim 1. Il-persuna jkollha kont f’kull istanza, u kull kont jara biss il-kumpanija tiegħu.
Eżempju: grupp ta’ tliet kumpaniji
Holding għandha kumpanija tal-kummerċ u uffiċċju ta’ konsulenza soġġett għal obbligu ta’ kunfidenzjalità lejn il-klijenti tiegħu. Il-holding u l-kumpanija tal-kummerċ jaqsmu istanza: grupp għal kull kumpanija, folders tat-tim separati, folder komuni “Grupp – proceduri”. L-uffiċċju ta’ konsulenza għandu l-istanza tiegħu, bl-amministratur tiegħu. Id-direttiċi finanzjarja, li taħdem għat-tlieta, għandha kont f’kull istanza.
Tibdlu r-reġim aktar tard
Il-mod ta’ ospitar jista’ jinbidel, pereżempju mill-cloud ta’ Klytic għal istanza dedikata. Li taqsmu istanza komuni fi tnejn, jew li tgħaqqdu tnejn, huwa proġett li għandu jitħejja ma’ Klytic: inventarju tal-folders, tal-kontijiet u tal-links, imbagħad migrazzjoni. Aħjar tiddeċidu l-kwistjoni tal-amministratur komuni mill-bidu.
