La domanda da risolvere per prima
Prima delle cartelle e dei gruppi, si ponga questa domanda: una stessa persona ha il diritto di amministrare i documenti di tutte le società?
L’amministratore di un’istanza crea gli account, i gruppi e le cartelle di team. Può quindi, tecnicamente, darsi accesso a qualsiasi cartella. In un’istanza comune, la separazione tra società dipende dalle impostazioni che egli definisce, non da una barriera che non potrebbe superare.
- Se la risposta è sì (holding e controllate gestite dallo stesso team, fiducia consolidata): una sola istanza, con perimetri separati.
- Se la risposta è no (società con soci diversi, entità che deve poter essere ceduta, segreto professionale proprio di un’attività): un’istanza per società.
Regime 1: un’istanza per società
È l’isolamento forte. Klytic Docs funziona sempre su un’istanza dedicata: qualunque sia la modalità di hosting, i Suoi file non convivono con quelli di nessun altro cliente. Lo stesso principio si applica tra le società di un gruppo che vogliono questa barriera.
- Ogni istanza ha i propri account, i propri amministratori e le proprie regole di condivisione.
- Ogni istanza cifra i propri dati con la propria chiave, che non è condivisa con nessun’altra istanza.
- Ogni istanza può essere ospitata secondo la modalità scelta per la società: cloud Klytic, server dedicato o server della società. L’area di hosting si sceglie in base alla giurisdizione applicabile, fatta salva la disponibilità dei servizi.
- Una cessione o una separazione diventa semplice: l’istanza della società interessata se ne va con lei.
Tra due istanze, gli scambi passano per link di condivisione, come con un partner esterno: Link di condivisione, partner e download. La scelta dell’hosting è illustrata nella pagina Hosting e sovranità.
Regime 2: un’istanza, perimetri separati
Una sola istanza è adatta quando le persone si fidano l’una dell’altra e alcune cartelle sono comuni al gruppo. La separazione si basa sui gruppi e sulle cartelle di team:
- Un gruppo per società, per esempio «Società A – personale» e «Società B – personale», eventualmente suddiviso per reparto.
- Cartelle di team per società, aperte solo al gruppo di quella società.
- Cartelle comuni al gruppo (procedure, policy, modelli), aperte in lettura a tutti.
- Una regola di condivisione: l’amministratore può limitare le condivisioni interne ai membri dei gruppi di ciascuna persona. Un dipendente della società A può allora condividere solo con i colleghi del proprio gruppo.
- Una delega, se ogni società gestisce i propri arrivi: un amministratore di gruppo per società crea e gestisce gli account del proprio gruppo, senza accesso alle impostazioni generali.
Il dettaglio dei permessi per gruppo e per cartella è in Stabilire chi vede quali documenti.
Confrontare i due regimi
| Criterio | Un’istanza per società | Un’istanza comune |
|---|
| Amministratore comune | No, salvo scelta esplicita | Sì |
| Chiave di cifratura | Una per società | Una per l’istanza |
| Cartelle comuni al gruppo | Tramite link di condivisione | Cartelle di team aperte a più gruppi |
| Persona in due società | Un account in ogni istanza | Un account, due gruppi |
| Cessione di una società | L’istanza se ne va con lei | Estrazione delle cartelle da organizzare |
Una persona che lavora per due controllate
In un’istanza comune appartiene ai due gruppi. Vede quindi i due perimetri, ciascuno con i propri permessi. È il comportamento previsto.
Il rischio è che diventi il ponte: spostando o ricondividendo un documento dalla società A alla società B. Tre impostazioni lo limitano:
- darle la sola lettura nel perimetro in cui non deve produrre documenti;
- non concederle il permesso di ricondivisione sulle cartelle sensibili;
- impostare a parte i suoi permessi di condivisione esterna, perché un documento di una società non esca tramite link a nome dell’altra.
Se questo rischio non è accettabile, è il segno che le due società rientrano nel regime 1. La persona ha allora un account in ogni istanza, e ogni account vede solo la propria società.
Esempio: un gruppo di tre società
Una holding detiene una società commerciale e uno studio di progettazione soggetto a un obbligo di riservatezza verso i propri clienti. La holding e la società commerciale condividono un’istanza: un gruppo per società, cartelle di team separate, una cartella comune «Gruppo – procedure». Lo studio di progettazione ha la propria istanza, con il proprio amministratore. La direttrice finanziaria, che lavora per tutte e tre, ha un account in ogni istanza.
Cambiare regime in seguito
La modalità di hosting può evolvere, per esempio dal cloud Klytic verso un’istanza dedicata. Separare un’istanza comune in due, o riunirne due, è un progetto da preparare con Klytic: inventario delle cartelle, degli account e dei link, poi migrazione. Meglio risolvere la questione dell’amministratore comune fin dall’inizio.
