Frågan att avgöra först
Före mappar och grupper, ställ den här frågan: får en och samma person administrera dokumenten för alla bolag?
Administratören för en instans skapar konton, grupper och teammappar. Hen kan alltså, rent tekniskt, ge sig själv åtkomst till vilken mapp som helst. I en gemensam instans bygger åtskillnaden mellan bolagen på de inställningar administratören gör, inte på en spärr som hen inte kan passera.
- Om svaret är ja (moderbolag och dotterbolag som sköts av samma team, etablerat förtroende): en enda instans, med separata områden.
- Om svaret är nej (bolag med olika ägare, en enhet som ska kunna säljas, tystnadsplikt som är specifik för en verksamhet): en instans per bolag.
Modell 1: en instans per bolag
Det är den starka isoleringen. Klytic Docs körs alltid på en dedikerad instans: oavsett hostingform delar era filer aldrig plats med någon annan kunds. Samma princip gäller mellan bolagen i en koncern som vill ha den spärren.
- Varje instans har sina egna konton, sina egna administratörer och sina egna delningsregler.
- Varje instans krypterar sina data med en egen nyckel, som inte delas med någon annan instans.
- Varje instans kan hostas enligt den form som valts för bolaget: Klytics moln, en dedikerad server eller bolagets egna servrar. Hostingzonen väljs efter tillämplig jurisdiktion, i mån av tillgänglighet för tjänsterna.
- En försäljning eller en uppdelning blir enkel: det berörda bolagets instans följer med bolaget.
Mellan två instanser sker utbytet via delningslänkar, som med en extern partner: Delningslänkar, partner och nedladdningar. Valet av hosting beskrivs på sidan Hosting och suveränitet.
Modell 2: en instans, separata områden
En enda instans passar när personerna litar på varandra och vissa mappar är gemensamma för koncernen. Åtskillnaden bygger på grupper och teammappar:
- En grupp per bolag, till exempel ”Bolag A – personal” och ”Bolag B – personal”, eventuellt uppdelad per avdelning.
- Teammappar per bolag, som bara är öppna för det bolagets grupp.
- Gemensamma mappar för koncernen (rutiner, policyer, mallar), öppna för alla med läsrätt.
- En delningsregel: administratören kan begränsa interna delningar till medlemmarna i varje persons grupper. En anställd på bolag A kan då bara dela med kollegor i sina grupper.
- Delegering, om varje bolag sköter sina nyanställningar: en gruppadministratör per bolag skapar och hanterar kontona i sin grupp, utan åtkomst till de allmänna inställningarna.
Detaljerna om behörigheter per grupp och mapp finns i Styr vem som ser vilka dokument.
Jämför de två modellerna
| Kriterium | En instans per bolag | En gemensam instans |
|---|
| Gemensam administratör | Nej, om det inte uttryckligen väljs | Ja |
| Krypteringsnyckel | En per bolag | En för instansen |
| Mappar gemensamma för koncernen | Via delningslänkar | Teammappar öppna för flera grupper |
| Person i två bolag | Ett konto i varje instans | Ett konto, två grupper |
| Försäljning av ett bolag | Instansen följer med bolaget | Mapparna måste brytas ut |
En person som arbetar för två dotterbolag
I en gemensam instans tillhör personen båda grupperna. Hen ser alltså båda områdena, vart och ett med sina behörigheter. Det är det förväntade beteendet.
Risken är att personen blir bryggan: genom att flytta eller dela vidare ett dokument från bolag A till bolag B. Tre inställningar begränsar det:
- ge personen endast läsrätt i det område där hen inte ska skapa dokument;
- inte ge rätten att dela vidare på känsliga mappar;
- ställa in personens rätt till extern delning separat, så att ett dokument från det ena bolaget inte skickas via länk i det andra bolagets namn.
Om den risken inte är acceptabel är det ett tecken på att de två bolagen hör till modell 1. Personen har då ett konto i varje instans, och varje konto ser bara sitt bolag.
Exempel: en koncern med tre bolag
Ett moderbolag äger ett handelsbolag och en konsultbyrå som har tystnadsplikt gentemot sina kunder. Moderbolaget och handelsbolaget delar en instans: en grupp per bolag, separata teammappar och en gemensam mapp ”Koncern – rutiner”. Konsultbyrån har en egen instans, med en egen administratör. Ekonomichefen, som arbetar för alla tre, har ett konto i varje instans.
Byta modell senare
Hostingformen kan ändras, till exempel från Klytics moln till en dedikerad instans. Att dela en gemensam instans i två, eller slå ihop två, är ett projekt som förbereds med Klytic: inventering av mappar, konton och länkar, och sedan migrering. Det är bättre att avgöra frågan om gemensam administratör från början.
