Die Frage, die zuerst zu klären ist
Stellen Sie vor Ordnern und Gruppen diese Frage: Darf ein und dieselbe Person die Dokumente aller Gesellschaften administrieren?
Der Administrator einer Instanz legt Konten, Gruppen und Teamordner an. Er kann sich also technisch Zugriff auf jeden beliebigen Ordner verschaffen. In einer gemeinsamen Instanz beruht die Trennung zwischen den Gesellschaften auf den Einstellungen, die er vornimmt, nicht auf einer Schranke, die er nicht überwinden könnte.
- Lautet die Antwort ja (Holding und Tochtergesellschaften, vom selben Team verwaltet, etabliertes Vertrauen): eine einzige Instanz mit getrennten Bereichen.
- Lautet die Antwort nein (Gesellschaften mit unterschiedlichen Gesellschaftern, eine Einheit, die verkauft werden können muss, ein tätigkeitsspezifisches Berufsgeheimnis): eine Instanz pro Gesellschaft.
Modell 1: eine Instanz pro Gesellschaft
Das ist die starke Isolation. Klytic Docs läuft immer auf einer dedizierten Instanz: Unabhängig vom Hosting-Modell liegen Ihre Dateien nie neben denen eines anderen Kunden. Dasselbe Prinzip gilt zwischen den Gesellschaften einer Gruppe, die diese Schranke wollen.
- Jede Instanz hat ihre eigenen Konten, ihre eigenen Administratoren und ihre eigenen Freigaberegeln.
- Jede Instanz verschlüsselt ihre Daten mit ihrem eigenen Schlüssel, der mit keiner anderen Instanz geteilt wird.
- Jede Instanz kann nach dem für die Gesellschaft gewählten Modell gehostet werden: Klytic-Cloud, dedizierter Server oder Server der Gesellschaft. Die Hosting-Zone wird nach der anwendbaren Rechtsordnung gewählt, vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Dienste.
- Ein Verkauf oder eine Abspaltung wird einfach: Die Instanz der betreffenden Gesellschaft geht mit ihr.
Zwischen zwei Instanzen läuft der Austausch über Freigabelinks, wie mit einem externen Partner: Freigabelinks, Partner und Uploads. Die Wahl des Hostings wird auf der Seite Hosting und Souveränität erläutert.
Modell 2: eine Instanz, getrennte Bereiche
Eine einzige Instanz passt, wenn die Personen einander vertrauen und bestimmte Ordner der ganzen Gruppe gemeinsam sind. Die Trennung beruht auf Gruppen und Teamordnern:
- Eine Gruppe pro Gesellschaft, zum Beispiel „Gesellschaft A – Personal“ und „Gesellschaft B – Personal“, gegebenenfalls nach Abteilung unterteilt.
- Teamordner pro Gesellschaft, nur für die Gruppe dieser Gesellschaft geöffnet.
- Gemeinsame Ordner der Gruppe (Verfahren, Richtlinien, Vorlagen), für alle lesend geöffnet.
- Eine Freigaberegel: Der Administrator kann interne Freigaben auf die Mitglieder der Gruppen der jeweiligen Person beschränken. Ein Mitarbeiter der Gesellschaft A kann dann nur mit seinen Gruppenkollegen teilen.
- Eine Delegation, wenn jede Gesellschaft ihre Neuzugänge selbst verwaltet: Ein Gruppenadministrator pro Gesellschaft legt die Konten seiner Gruppe an und verwaltet sie, ohne Zugriff auf die allgemeinen Einstellungen.
Die Einzelheiten der Rechte pro Gruppe und pro Ordner stehen in Regeln, wer welche Dokumente sieht.
Die beiden Modelle im Vergleich
| Kriterium | Eine Instanz pro Gesellschaft | Eine gemeinsame Instanz |
|---|
| Gemeinsamer Administrator | Nein, außer bei ausdrücklicher Entscheidung | Ja |
| Verschlüsselungsschlüssel | Einer pro Gesellschaft | Einer für die Instanz |
| Gemeinsame Ordner der Gruppe | Über Freigabelinks | Für mehrere Gruppen geöffnete Teamordner |
| Person in zwei Gesellschaften | Ein Konto in jeder Instanz | Ein Konto, zwei Gruppen |
| Verkauf einer Gesellschaft | Die Instanz geht mit ihr | Herauslösen der Ordner zu organisieren |
Eine Person, die für zwei Tochtergesellschaften arbeitet
In einer gemeinsamen Instanz gehört sie beiden Gruppen an. Sie sieht also beide Bereiche, jeweils mit den entsprechenden Rechten. Das ist das erwartete Verhalten.
Das Risiko besteht darin, dass sie zur Brücke wird: indem sie ein Dokument der Gesellschaft A zur Gesellschaft B verschiebt oder weiterteilt. Drei Einstellungen begrenzen das:
- ihr in dem Bereich, in dem sie keine Dokumente erstellen muss, nur Leserechte geben;
- ihr für sensible Ordner kein Recht zum Weiterteilen gewähren;
- ihre Rechte zum externen Teilen gesondert regeln, damit ein Dokument der einen Gesellschaft nicht per Link im Namen der anderen hinausgeht.
Ist dieses Risiko nicht akzeptabel, ist das ein Zeichen, dass die beiden Gesellschaften unter Modell 1 fallen. Die Person hat dann ein Konto in jeder Instanz, und jedes Konto sieht nur seine Gesellschaft.
Beispiel: eine Gruppe aus drei Gesellschaften
Eine Holding hält eine Handelsgesellschaft und ein Ingenieurbüro, das gegenüber seinen Kunden zur Vertraulichkeit verpflichtet ist. Holding und Handelsgesellschaft teilen sich eine Instanz: eine Gruppe pro Gesellschaft, getrennte Teamordner, ein gemeinsamer Ordner „Gruppe – Verfahren“. Das Ingenieurbüro hat seine eigene Instanz mit eigenem Administrator. Die Finanzleiterin, die für alle drei arbeitet, hat ein Konto in jeder Instanz.
Später das Modell wechseln
Das Hosting-Modell kann sich ändern, zum Beispiel von der Klytic-Cloud zu einer dedizierten Instanz. Eine gemeinsame Instanz in zwei aufzuteilen oder zwei zusammenzuführen, ist ein Projekt, das mit Klytic vorzubereiten ist: Bestandsaufnahme der Ordner, Konten und Links, dann Migration. Besser ist es, die Frage des gemeinsamen Administrators gleich zu Beginn zu klären.
