Jautājums, kas jāizlēm vispirms
Pirms domāt par mapēm un grupām, uzdodiet šo jautājumu: vai vienai personai ir tiesības administrēt visu uzņēmumu dokumentus?
Instances administrators izveido kontus, grupas un komandu mapes. Tāpēc tehniski viņš var piešķirt sev piekļuvi jebkurai mapei. Kopīgā instancē uzņēmumu nošķiršana balstās uz viņa veiktajiem iestatījumiem, nevis uz barjeru, ko viņš nespētu pārvarēt.
- Ja atbilde ir jā (mātesuzņēmums un meitasuzņēmumi, ko pārvalda viena komanda, uzticēšanās ir izveidojusies): viena instance ar nošķirtiem laukiem.
- Ja atbilde ir nē (uzņēmumi ar dažādiem akcionāriem, vienība, kuru var būt nepieciešams pārdot, darbībai specifisks profesionālais noslēpums): instance katram uzņēmumam.
1. režīms: instance katram uzņēmumam
Tā ir stingra izolācija. Klytic Docs vienmēr darbojas atsevišķā instancē: neatkarīgi no mitināšanas veida jūsu faili neatrodas līdzās neviena cita klienta failiem. Tas pats princips attiecas uz grupas uzņēmumiem, kas vēlas šādu barjeru.
- Katrai instancei ir savi konti, savi administratori un savi kopīgošanas noteikumi.
- Katra instance šifrē savus datus ar savu atslēgu, kas netiek kopīgota ne ar vienu citu instanci.
- Katru instanci var mitināt uzņēmumam izvēlētajā veidā: Klytic mākonis, atsevišķs serveris vai uzņēmuma serveri. Mitināšanas zonu izvēlas atbilstoši piemērojamajai jurisdikcijai, ja pakalpojumi tur ir pieejami.
- Pārdošana vai nošķiršana kļūst vienkārša: attiecīgā uzņēmuma instance aiziet līdzi tam.
Starp divām instancēm apmaiņa notiek ar kopīgošanas saitēm, tāpat kā ar ārēju partneri: Kopīgošanas saites, partneri un augšupielādes. Mitināšanas izvēle ir sīki aprakstīta lapā Mitināšana un suverenitāte.
2. režīms: viena instance, nošķirti lauki
Viena instance ir piemērota, ja cilvēki viens otram uzticas un dažas mapes ir kopīgas visai grupai. Nošķiršana balstās uz grupām un komandu mapēm:
- Viena grupa katram uzņēmumam, piemēram, „Uzņēmums A – darbinieki” un „Uzņēmums B – darbinieki”, ja vajadzīgs, sadalīta pa nodaļām.
- Komandu mapes katram uzņēmumam, atvērtas tikai šī uzņēmuma grupai.
- Kopīgas mapes visai grupai (procedūras, hartas, veidnes), atvērtas lasīšanai visiem.
- Kopīgošanas noteikums: administrators var ierobežot iekšējo kopīgošanu ar katras personas grupu dalībniekiem. Tad uzņēmuma A darbinieks var kopīgot tikai ar saviem grupas kolēģiem.
- Deleģēšana, ja katrs uzņēmums pats pārvalda jaunos darbiniekus: grupas administrators katrā uzņēmumā izveido un pārvalda savas grupas kontus bez piekļuves vispārējiem iestatījumiem.
Sīkāk par tiesībām pa grupām un mapēm rakstā Kā noteikt, kurš redz kurus dokumentus.
Abu režīmu salīdzinājums
| Kritērijs | Instance katram uzņēmumam | Kopīga instance |
|---|
| Kopīgs administrators | Nē, ja vien tas nav apzināti izvēlēts | Jā |
| Šifrēšanas atslēga | Viena katram uzņēmumam | Viena visai instancei |
| Grupai kopīgas mapes | Ar kopīgošanas saitēm | Komandu mapes, kas atvērtas vairākām grupām |
| Persona divos uzņēmumos | Konts katrā instancē | Viens konts, divas grupas |
| Uzņēmuma pārdošana | Instance aiziet līdzi tam | Jāorganizē mapju izvilkšana |
Persona, kas strādā diviem meitasuzņēmumiem
Kopīgā instancē viņa pieder abu uzņēmumu grupām. Tāpēc viņa redz abus laukus, katru ar savām tiesībām. Tā ir paredzētā darbība.
Risks ir, ka viņa kļūst par tiltu: pārvieto vai tālāk kopīgo dokumentu no uzņēmuma A uz uzņēmumu B. To ierobežo trīs iestatījumi:
- piešķirt viņai tikai lasīšanas tiesības tajā laukā, kur viņai nav jāveido dokumenti;
- nepiešķirt viņai tālākas kopīgošanas tiesības jutīgās mapēs;
- atsevišķi iestatīt viņas ārējās kopīgošanas tiesības, lai viena uzņēmuma dokuments netiktu nosūtīts ar saiti otra vārdā.
Ja šis risks nav pieņemams, tas liecina, ka abiem uzņēmumiem atbilst 1. režīms. Tad personai ir konts katrā instancē, un katrs konts redz tikai savu uzņēmumu.
Piemērs: trīs uzņēmumu grupa
Mātesuzņēmumam pieder tirdzniecības uzņēmums un konsultāciju birojs, kuram ir konfidencialitātes pienākums pret saviem klientiem. Mātesuzņēmums un tirdzniecības uzņēmums izmanto vienu instanci: grupa katram uzņēmumam, atsevišķas komandu mapes, kopīga mape „Grupa – procedūras”. Konsultāciju birojam ir sava instance ar savu administratoru. Finanšu direktorei, kas strādā visiem trim, ir konts katrā instancē.
Režīma maiņa vēlāk
Mitināšanas veidu var mainīt, piemēram, no Klytic mākoņa uz atsevišķu instanci. Kopīgas instances sadalīšana divās vai divu instanču apvienošana ir projekts, kas jāsagatavo kopā ar Klytic: mapju, kontu un saišu inventarizācija, pēc tam migrācija. Labāk jautājumu par kopīgu administratoru izlēmt jau sākumā.
