Klausimas, kurį reikia išspręsti pirmiausia
Prieš kurdami aplankus ir grupes, užduokite šį klausimą: ar tas pats asmuo turi teisę administruoti visų įmonių dokumentus?
Instancijos administratorius kuria paskyras, grupes ir komandų aplankus. Todėl techniškai jis gali suteikti sau prieigą prie bet kurio aplanko. Bendroje instancijoje įmonių atskyrimas priklauso nuo jo nustatymų, o ne nuo barjero, kurio jis negalėtų peržengti.
- Jei atsakymas teigiamas (kontroliuojančioji bendrovė ir filialai, valdomi tos pačios komandos, nusistovėjęs pasitikėjimas): viena instancija su atskiromis sritimis.
- Jei atsakymas neigiamas (įmonės su skirtingais akcininkais, subjektas, kurį gali tekti parduoti, veiklai būdinga profesinė paslaptis): atskira instancija kiekvienai įmonei.
1 režimas: atskira instancija kiekvienai įmonei
Tai stipri izoliacija. Klytic Docs visada veikia dedikuotoje instancijoje: nepriklausomai nuo talpinimo būdo, jūsų failai nelaikomi kartu su jokio kito kliento failais. Tas pats principas taikomas grupės įmonėms, norinčioms tokio barjero.
- Kiekviena instancija turi savo paskyras, savo administratorius ir savo bendrinimo taisykles.
- Kiekviena instancija šifruoja savo duomenis savo raktu, kuris nebendrinamas su jokia kita instancija.
- Kiekviena instancija gali būti talpinama įmonei pasirinktu būdu: Klytic debesijoje, dedikuotame serveryje ar įmonės serveriuose. Talpinimo zona pasirenkama pagal taikytiną jurisdikciją, jei paslaugos joje prieinamos.
- Pardavimas ar atskyrimas tampa paprastas: atitinkamos įmonės instancija išeina kartu su ja.
Tarp dviejų instancijų dalijamasi bendrinimo nuorodomis, kaip su išoriniu partneriu: Bendrinimo nuorodos, partneriai ir atsisiuntimai. Talpinimo pasirinkimas išsamiai aprašytas puslapyje Talpinimas ir suverenumas.
2 režimas: viena instancija, atskiros sritys
Vienos instancijos pakanka, kai žmonės pasitiki vieni kitais, o kai kurie aplankai yra bendri grupei. Atskyrimas remiasi grupėmis ir komandų aplankais:
- Viena grupė kiekvienai įmonei, pavyzdžiui, „Įmonė A – personalas“ ir „Įmonė B – personalas“, prireikus suskirstyta pagal skyrius.
- Komandų aplankai kiekvienai įmonei, atverti tik tos įmonės grupei.
- Bendri grupės aplankai (procedūros, chartijos, šablonai), atverti skaitymui visiems.
- Bendrinimo taisyklė: administratorius gali apriboti vidinius bendrinimus tik kiekvieno asmens grupių nariais. Tada įmonės A darbuotojas gali bendrinti tik su savo grupės kolegomis.
- Delegavimas, jei kiekviena įmonė pati tvarko naujus darbuotojus: kiekvienos įmonės grupės administratorius kuria ir tvarko savo grupės paskyras, be prieigos prie bendrųjų nustatymų.
Išsamiau apie teises pagal grupę ir aplanką – puslapyje Nustatyti, kas mato kuriuos dokumentus.
Dviejų režimų palyginimas
| Kriterijus | Atskira instancija kiekvienai įmonei | Bendra instancija |
|---|
| Bendras administratorius | Ne, nebent tai pasirinkta sąmoningai | Taip |
| Šifravimo raktas | Vienas kiekvienai įmonei | Vienas instancijai |
| Bendri grupės aplankai | Per bendrinimo nuorodas | Komandų aplankai, atverti kelioms grupėms |
| Asmuo dviejose įmonėse | Paskyra kiekvienoje instancijoje | Viena paskyra, dvi grupės |
| Įmonės pardavimas | Instancija išeina kartu su ja | Reikia organizuoti aplankų iškėlimą |
Asmuo, dirbantis dviem filialams
Bendroje instancijoje jis priklauso abiem grupėms. Todėl jis mato abi sritis, kiekvieną su savo teisėmis. Tai numatytas elgesys.
Rizika ta, kad jis gali tapti tiltu: perkeldamas ar pakartotinai bendrindamas įmonės A dokumentą įmonei B. Ją riboja trys nustatymai:
- suteikti jam tik skaitymo teisę srityje, kurioje jam nereikia kurti dokumentų;
- nesuteikti jam pakartotinio bendrinimo teisės jautriuose aplankuose;
- atskirai nustatyti jo išorinio bendrinimo teises, kad vienos įmonės dokumentas neiškeliautų nuoroda kitos vardu.
Jei ši rizika nepriimtina, tai ženklas, kad abiem įmonėms tinka 1 režimas. Tada asmuo turi paskyrą kiekvienoje instancijoje, ir kiekviena paskyra mato tik savo įmonę.
Pavyzdys: trijų įmonių grupė
Kontroliuojančiajai bendrovei priklauso prekybos įmonė ir projektavimo biuras, kuriam taikoma konfidencialumo prievolė savo klientams. Kontroliuojančioji bendrovė ir prekybos įmonė dalijasi viena instancija: grupė kiekvienai įmonei, atskiri komandų aplankai, bendras aplankas „Grupė – procedūros“. Projektavimo biuras turi savo instanciją su savo administratoriumi. Finansų direktorė, dirbanti visoms trims, turi paskyrą kiekvienoje instancijoje.
Režimo keitimas vėliau
Talpinimo būdas gali keistis, pavyzdžiui, iš Klytic debesijos į dedikuotą instanciją. Bendros instancijos padalijimas į dvi ar dviejų sujungimas yra projektas, kurį reikia parengti su Klytic: aplankų, paskyrų ir nuorodų inventorizacija, tada migracija. Bendro administratoriaus klausimą geriau išspręsti iš pat pradžių.
