La primera cuestión que debe decidirse
Antes de pensar en carpetas y grupos, plántese esta pregunta: ¿tiene una misma persona derecho a administrar los documentos de todas las sociedades?
El administrador de una instancia crea las cuentas, los grupos y las carpetas de equipo. Por tanto, técnicamente puede darse acceso a cualquier carpeta. En una instancia común, la separación entre sociedades depende de los ajustes que él configura, no de una barrera que no pudiera franquear.
- Si la respuesta es sí (sociedad matriz y filiales gestionadas por el mismo equipo, confianza establecida): una sola instancia, con ámbitos separados.
- Si la respuesta es no (sociedades con accionistas diferentes, entidad que debe poder venderse, secreto profesional propio de una actividad): una instancia por sociedad.
Régimen 1: una instancia por sociedad
Es el aislamiento fuerte. Klytic Docs funciona siempre en una instancia dedicada: sea cual sea la modalidad de alojamiento, sus archivos no conviven con los de ningún otro cliente. El mismo principio se aplica entre las sociedades de un grupo que quieran esa barrera.
- Cada instancia tiene sus propias cuentas, sus propios administradores y sus propias reglas de uso compartido.
- Cada instancia cifra sus datos con su propia clave, que no se comparte con ninguna otra instancia.
- Cada instancia puede alojarse según la modalidad elegida para la sociedad: nube de Klytic, servidor dedicado o servidores de la sociedad. La zona de alojamiento se elige según la jurisdicción aplicable, sujeto a la disponibilidad de los servicios.
- Una venta o una separación resulta sencilla: la instancia de la sociedad afectada se va con ella.
Entre dos instancias, los intercambios se hacen mediante enlaces para compartir, como con un socio externo: Enlaces para compartir, socios y descargas. La elección del alojamiento se detalla en la página Alojamiento y soberanía.
Régimen 2: una instancia, ámbitos separados
Una sola instancia es adecuada cuando las personas confían entre sí y algunas carpetas son comunes al grupo. La separación se basa en los grupos y las carpetas de equipo:
- Un grupo por sociedad, por ejemplo «Sociedad A – personal» y «Sociedad B – personal», subdividido eventualmente por departamento.
- Carpetas de equipo por sociedad, abiertas únicamente al grupo de esa sociedad.
- Carpetas comunes al grupo (procedimientos, políticas internas, plantillas), abiertas en lectura a todos.
- Una regla de uso compartido: el administrador puede limitar los recursos compartidos internos a los miembros de los grupos de cada persona. Un empleado de la sociedad A solo puede entonces compartir con sus compañeros de grupo.
- Una delegación, si cada sociedad gestiona sus incorporaciones: un administrador de grupo por sociedad crea y gestiona las cuentas de su grupo, sin acceso a los ajustes generales.
El detalle de los permisos por grupo y por carpeta está en Definir quién ve qué documentos.
Comparar los dos regímenes
| Criterio | Una instancia por sociedad | Una instancia común |
|---|
| Administrador común | No, salvo elección explícita | Sí |
| Clave de cifrado | Una por sociedad | Una para la instancia |
| Carpetas comunes al grupo | Mediante enlaces para compartir | Carpetas de equipo abiertas a varios grupos |
| Persona en dos sociedades | Una cuenta en cada instancia | Una cuenta, dos grupos |
| Venta de una sociedad | La instancia se va con ella | Extracción de las carpetas que hay que organizar |
Una persona que trabaja para dos filiales
En una instancia común, pertenece a los dos grupos. Por tanto, ve los dos ámbitos, cada uno con sus permisos. Es el comportamiento esperado.
El riesgo es que se convierta en el puente: al mover o recompartir un documento de la sociedad A hacia la sociedad B. Tres ajustes lo limitan:
- darle solo lectura en el ámbito en el que no tiene que producir documentos;
- no concederle el permiso de recompartir en las carpetas sensibles;
- configurar aparte sus permisos de uso compartido externo, para que un documento de una sociedad no salga por enlace en nombre de la otra.
Si este riesgo no es aceptable, es señal de que las dos sociedades corresponden al régimen 1. La persona tiene entonces una cuenta en cada instancia, y cada cuenta solo ve su sociedad.
Ejemplo: un grupo de tres sociedades
Una sociedad matriz posee una empresa comercial y una consultora sujeta a una obligación de confidencialidad con sus clientes. La matriz y la empresa comercial comparten una instancia: un grupo por sociedad, carpetas de equipo separadas y una carpeta común «Grupo – procedimientos». La consultora tiene su propia instancia, con su propio administrador. La directora financiera, que trabaja para las tres, tiene una cuenta en cada instancia.
Cambiar de régimen más adelante
La modalidad de alojamiento puede evolucionar, por ejemplo de la nube de Klytic a una instancia dedicada. Separar una instancia común en dos, o agrupar dos, es un proyecto que debe prepararse con Klytic: inventario de las carpetas, las cuentas y los enlaces, y después migración. Es preferible decidir la cuestión del administrador común desde el principio.
