Τι αποκτάτε
Ένα έγγραφο που έχει τη θέση του, που οποιοσδήποτε μπορεί να το βρει χωρίς να ξέρει τον συντάκτη του και που ακολουθεί μια ροή όταν δεσμεύει την επιχείρηση. Η αναζήτηση δείχνει μόνο όσα έχει δικαίωμα να δει κάθε άτομο: μια κοινή ταξινόμηση δεν ανοίγει τους κλειστούς φακέλους.
1. Ο φάκελος ομάδας: το σταθερό πλαίσιο
Η κύρια ταξινόμηση γίνεται με φακέλους ομάδας: έναν ανά τμήμα, ανά εγκατάσταση ή ανά μεγάλη δραστηριότητα. Λίγοι κανόνες αποτρέπουν μια δενδρική δομή που κανείς δεν καταλαβαίνει:
- τρία ή τέσσερα επίπεδα το πολύ·
- ένας φάκελος ανά μόνιμο αντικείμενο (πελάτης, έργο, οικονομική χρήση), όχι ανά άτομο·
- κοινή σύμβαση ονοματοδοσίας, για παράδειγμα 2026-03-12 Παπαδόπουλος προσφορά στέγης: ημερομηνία, τρίτος, αντικείμενο·
- τα αγαπημένα για τους φακέλους που ανοίγονται καθημερινά.
Τα δικαιώματα σε αυτούς τους φακέλους περιγράφονται στη σελίδα Ρύθμιση του ποιος βλέπει ποια έγγραφα.
2. Οι ετικέτες: οι διασταυρώσεις
Ένα αρχείο μπορεί να βρίσκεται μόνο σε έναν φάκελο. Μπορεί όμως να έχει πολλές ετικέτες. Αυτές ξευπηρετούν τα οριζόντια ερωτήματα: όλες οι συμβάσεις, όλα τα έγγραφα του 2025, ό,τι περιμένει υπογραφή.
- Προσθήκη ετικέτας: από το πλαίσιο λεπτομερειών ενός αρχείου ή σε μια επιλογή πολλών αρχείων με μία κίνηση.
- Εντοπισμός ανά ετικέτα: μια ειδική προβολή εμφανίζει όλα τα αρχεία που έχουν μια συγκεκριμένη ετικέτα, ανεξάρτητα από τον φάκελο, εντός των ορίων των δικαιωμάτων σας.
- Ποιος δημιουργεί τις ετικέτες: ένας διαχειριστής της instance σας. Μπορεί να επιτρέψει στους χρήστες να δημιουργούν ετικέτες ή να κρατήσει αυτό το δικαίωμα για να διατηρείται μια τακτοποιημένη λίστα.
Μια ετικέτα μπορεί να είναι ορατή και να τίθεται από όλους, ορατή αλλά να τίθεται μόνο από τους διαχειριστές, ή αόρατη και δεσμευμένη για τους αυτόματους κανόνες. Οι δεσμευμένες ετικέτες χρησιμεύουν για παράδειγμα στη σήμανση μιας κατάστασης που μόνο η ροή έγκρισης πρέπει να αλλάζει.
Κρατήστε μια σύντομη λίστα: καμιά είκοσι ετικέτες που τις ξέρουν όλοι αξίζουν περισσότερο από διακόσιες που εφευρίσκει ο καθένας.
3. Η αναζήτηση
Η γραμμή αναζήτησης βρίσκει αρχεία και φακέλους με βάση το όνομά τους, σε ό,τι έχετε πρόσβαση: τον προσωπικό σας χώρο, τους φακέλους ομάδας, τα στοιχεία που έχουν κοινοποιηθεί σε εσάς. Ένα πεδίο φίλτρου επιτρέπει επίσης να περιορίσετε την προβολή του ανοιχτού φακέλου.
Η αναζήτηση στο περιεχόμενο των αρχείων, και όχι μόνο στο όνομά τους, εξαρτάται από τις ρυθμίσεις της instance σας. Ελέγξτε με την υποστήριξη της Klytic αν είναι ενεργοποιημένη στην περίπτωσή σας και για ποιες μορφές. Ένα σαρωμένο έγγραφο χωρίς αναγνώριση κειμένου, για παράδειγμα, βρίσκεται μόνο από το όνομά του και τις ετικέτες του. Ανάλογα με τον τρόπο κρυπτογράφησης του φακέλου, το περιεχόμενο μπορεί να μην ευρετηριάζεται.
Γι’ αυτό το όνομα του αρχείου και οι ετικέτες παραμένουν η βάση. Σε έναν μεγάλο οργανισμό, μια κοινή σύμβαση ονοματοδοσίας εξοικονομεί περισσότερο χρόνο από οποιαδήποτε μηχανή αναζήτησης.
Ιδιότητες και σχόλια
Κάθε αρχείο έχει τις βασικές του πληροφορίες: όνομα, θέση, μέγεθος, ημερομηνία τροποποίησης, ιστορικό εκδόσεων και δραστηριότητα. Τα σχόλια επιτρέπουν τη συζήτηση για ένα αρχείο χωρίς να το τροποποιήσετε ή να το στείλετε με e-mail.
Το Klytic Docs δεν παρέχει εξειδικευμένη καρτέλα μεταδεδομένων, με πεδία όπως «αριθμός σύμβασης» ή «ημερομηνία λήξης». Αν η δραστηριότητά σας τη χρειάζεται, περιγράψτε την ανάγκη στην ομάδα της Klytic: οι ετικέτες, η ονοματοδοσία ή μια παραμετροποιημένη ροή την καλύπτουν συχνά.
4. Η ροή έγκρισης
Για τα έγγραφα που δεσμεύουν την επιχείρηση, το Klytic Docs προσφέρει παραμετροποιήσιμες ροές έγκρισης. Το παράδειγμα του τιμολογίου προμηθευτή:
- Κατατέθηκε: το τιμολόγιο κατατίθεται στο Klytic Docs, από τον υπολογιστή, το κινητό ή το πρόγραμμα περιήγησης.
- Εγκρίθηκε: στέλνεται αυτόματα στο άτομο που πρέπει να το εγκρίνει, το οποίο το εγκρίνει ή το απορρίπτει.
- Ταξινομήθηκε: μόλις εγκριθεί, ταξινομείται στον σωστό φάκελο και διατηρείται, έτοιμο να βρεθεί.
Το ίδιο σχήμα ισχύει για μια σύμβαση, μια αναφορά εξόδων, μια διαδικασία ποιότητας. Η παραμετροποίηση ορίζει τρία πράγματα: που κατατίθεται το έγγραφο, ποιος εγκρίνει και που πηγαίνει μετά. Ένας διαχειριστής της instance σας μπορεί να την κάνει με τη βοήθεια της υποστήριξης, ή η ομάδα της Klytic την παραμετροποιεί σύμφωνα με την οργάνωσή σας.
Παράδειγμα: ένα γραφείο 15 ατόμων
Το γραφείο έχει έναν φάκελο ομάδας «Πελάτες», με έναν υποφάκελο ανά πελάτη και ανά οικονομική χρήση. Τέσσερις ετικέτες χρησιμοποιούνται από όλους: «Σύμβαση», «Τιμολόγιο», «Προς υπογραφή», «Αρχειοθετημένο». Τα τιμολόγια προμηθευτών ακολουθούν μια ροή: κατάθεση στο «Τιμολόγια προς έγκριση», έγκριση από τη συνέταιρο και στη συνέχεια ταξινόμηση στο «Λογιστήριο/2026». Για να βρείτε όλες τις συμβάσεις ενός πελάτη, αρκεί να ανοίξετε τον φάκελό του και να φιλτράρετε, ή να ανοίξετε την προβολή της ετικέτας «Σύμβαση».
