Τι αποκτάτε
Δίνετε πρόσβαση σε ένα αρχείο ή σε έναν φάκελο χωρίς να το στέλνετε ως συνημμένο. Το έγγραφο μένει στη θέση του, στην instance σας. Ξέρετε ποιος έχει πρόσβαση, μπορείτε να μειώσετε τα δικαιώματα ή να κόψετε την πρόσβαση ανά πάσα στιγμή, και ο παραλήπτης βλέπει πάντα την τελευταία έκδοση.
Εσωτερική κοινοποίηση
Από το πλαίσιο κοινοποίησης ενός αρχείου ή φακέλου, επιλέξτε έναν συνάδελφο ή μια ομάδα του οργανισμού σας. Ορίζετε τα δικαιώματά του: ανάγνωση, τροποποίηση, επανακοινοποίηση. Το στοιχείο εμφανίζεται στον χώρο του.
Για ένα ολόκληρο τμήμα, προτιμήστε έναν φάκελο ομάδας ανοιχτό σε μια ομάδα αντί για μια σειρά ατομικών κοινοποιήσεων. Η ρύθμιση των ομάδων εξηγείται στη σελίδα Ρύθμιση του ποιος βλέπει ποια έγγραφα.
Αποστολή συνδέσμου προς τα έξω
Ένας σύνδεσμος κοινοποίησης δίνει πρόσβαση σε ένα αρχείο ή σε έναν φάκελο σε ένα άτομο που δεν έχει λογαριασμό στην instance σας. Η διεύθυνση περιέχει ένα τυχαίο αναγνωριστικό, αδύνατο να μαντευτεί. Για κάθε σύνδεσμο ρυθμίζετε:
- τα δικαιώματα: μόνο ανάγνωση, ή κατάθεση και τροποποίηση. Για έναν φάκελο, μια λειτουργία μόνο κατάθεσης επιτρέπει επίσης τη λήψη αρχείων χωρίς να φαίνεται τι περιέχει ήδη ο φάκελος·
- έναν κωδικό πρόσβασης, που θα δοθεί με άλλο κανάλι από τον σύνδεσμο, για παράδειγμα τηλεφωνικά·
- μια ημερομηνία λήξης, μετά την οποία ο σύνδεσμος παύει αυτόματα να λειτουργεί·
- μια σημείωση για τον παραλήπτη, αν χρειάζεται.
Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλούς συνδέσμους στον ίδιο φάκελο, με διαφορετικά δικαιώματα, και να αφαιρέσετε τον καθένα ξεχωριστά. Από το Klytic Mail, στείλτε αυτόν τον σύνδεσμο αντί για ένα βαρύ συνημμένο: ο παραλήπτης βλέπει την ενημερωμένη έκδοση.
Αποφυγή τυχαίας κοινοποίησης
Οι περισσότερες διαρροές οφείλονται σε έναν σύνδεσμο στον λάθος φάκελο ή σε έναν σύνδεσμο χωρίς χρονικό όριο. Ένας διαχειριστής της instance σας μπορεί να ορίσει κανόνες για όλους:
- υποχρεωτικός κωδικός πρόσβασης σε όλους τους εξωτερικούς συνδέσμους·
- προεπιλεγμένη ημερομηνία λήξης και μέγιστη διάρκεια που ο χρήστης δεν μπορεί να ξεπεράσει·
- άδεια ή όχι για επανακοινοποίηση ενός στοιχείου που έχει ληφθεί·
- περιορισμός των εσωτερικών κοινοποιήσεων στα μέλη των ομάδων του ατόμου·
- απαγόρευση δημιουργίας κοινοποιήσεων από τα μέλη ορισμένων ομάδων, ενώ μπορούν να λαμβάνουν κοινοποιήσεις.
Από την πλευρά του χρήστη, δύο αντανακλαστικά αρκούν. Κοινοποιείτε τον υποφάκελο που χρειάζεται, ποτέ τον γονικό φάκελο για ευκολία. Και ελέγχετε στο πλαίσιο κοινοποίησης ποιος έχει ήδη πρόσβαση, ακόμη και μέσω γονικού φακέλου, πριν καταθέσετε ένα ευαίσθητο έγγραφο.
Συνεργασία με έναν συνεργάτη
Το σωστό εργαλείο εξαρτάται από τη διάρκεια και την κατεύθυνση των ανταλλαγών.
| Περίπτωση | Ενέργεια |
|---|
| Επιμέρους αποστολή ενός εγγράφου | Σύνδεσμος μόνο ανάγνωσης, κωδικός πρόσβασης, σύντομη ημερομηνία λήξης |
| Λήψη εγγράφων από έναν πελάτη | Σύνδεσμος μόνο κατάθεσης σε ειδικό φάκελο |
| Τακτικές ανταλλαγές και προς τις δύο κατευθύνσεις | Ειδικός φάκελος για τον συνεργάτη, σύνδεσμος με τροποποίηση, κωδικός πρόσβασης, ημερομηνία λήξης που επανεξετάζεται σε κάθε λήξη |
| Μακροχρόνια συνεργασία | Λογαριασμός που δημιουργεί ο διαχειριστής στην instance σας, σε μια ομάδα που βλέπει μόνο τον κοινό φάκελο |
Ο φάκελος του συνεργάτη τοποθετείται έξω από την ευαίσθητη δενδρική δομή σας. Έτσι, ένας υπερβολικά ευρύς σύνδεσμος δεν μπορεί να εκθέσει τίποτα άλλο. Για τη δημιουργία λογαριασμών για εξωτερικά άτομα, εξετάστε με την Klytic την επίδραση στη διαστασιολόγηση της συνδρομής σας.
Για τις συναντήσεις, οι εξωτερικοί προσκεκλημένοι συμμετέχουν στη βιντεοδιάσκεψη του Klytic Docs με έναν απλό σύνδεσμο, χωρίς λογαριασμό. Αυτή η πρόσβαση στη συνάντηση δεν τους ανοίγει τους φακέλους σας: ένα έγγραφο που προβάλλεται κατά τη διάρκεια της κλήσης κοινοποιείται ξεχωριστά, με σύνδεσμο.
Η βιντεοδιάσκεψη παρέχεται για περιορισμένο αριθμό χρηστών. Η υποστήριξη μεγάλου αριθμού χρηστών σε βιντεοδιάσκεψη απαιτεί ειδική προσφορά.
Ευαίσθητα έγγραφα και λήψεις
Ένα έγγραφο που εμφανίζεται σε μια οθόνη μπορεί πάντα να αντιγραφεί ή να φωτογραφηθεί. Ο έλεγχος βασίζεται λοιπόν σε συνδυασμό πολλών μέσων:
- δώστε ανάγνωση χωρίς τροποποίηση·
- σε έναν σύνδεσμο, κρύψτε το κουμπί λήψης. Αυτό κάνει την ανάκτηση του αρχείου δυσκολότερη, όχι αδύνατη·
- ορίστε σύντομη ημερομηνία λήξης και αφαιρέστε τον σύνδεσμο μόλις δεν χρειάζεται πλέον·
- παρακολουθείτε τη δραστηριότητα του φακέλου στο ημερολόγιο·
- μη συγχρονίζετε έναν ευαίσθητο φάκελο σε ξένο ή κοινόχρηστο υπολογιστή·
- για ό,τι δεν πρέπει ποτέ να βγει έξω, μη δημιουργείτε κανέναν σύνδεσμο και αποκλείστε τη σχετική ομάδα από τη δημιουργία κοινοποιήσεων.
Η επικοινωνία με την instance σας είναι κρυπτογραφημένη. Ανάλογα με τον τρόπο κρυπτογράφησης του φακέλου, οι επιλογές κοινοποίησης που προσφέρονται μπορεί ωστόσο να διαφέρουν: ελέγξτε τις πριν κρυπτογραφήσετε έναν φάκελο που προορίζεται για εξωτερικά άτομα.
Παράδειγμα: ένας φάκελος «Πελάτες» και ένας φάκελος «Μισθοδοσία»
Μια εταιρεία υπηρεσιών ανοίγει δύο φακέλους ομάδας.
- Πελάτες: κάθε πελάτης έχει τον υποφάκελό του. Οι υπεύθυνοι έργων δημιουργούν εκεί συνδέσμους προστατευμένους με κωδικό, με ισχύ έως τριάντα ημέρες, όπως επιβάλλει ο διαχειριστής.
- Μισθοδοσία: ανοιχτός μόνο στην ομάδα Μισθοδοσίας, με τροποποίηση, χωρίς δικαίωμα επανακοινοποίησης. Η ομάδα είναι αποκλεισμένη από τη δημιουργία κοινοποιήσεων. Τα εκκαθαριστικά δεν φεύγουν ποτέ με σύνδεσμο.
Όρια
- Η αφαίρεση ενός συνδέσμου κόβει την πρόσβαση, αλλά δεν σβήνει ένα αντίγραφο που έχει ήδη μεταφορτώσει ο παραλήπτης.
- Ένας σύνδεσμος που προωθείται σε τρίτο παραμένει αξιοποιήσιμος από αυτόν αν δεν έχει κωδικό πρόσβασης. Γι’ αυτό αξίζει να γίνει υποχρεωτικός.
- Η επιλογή να ενσωματωθεί το Klytic Docs σε άλλα εργαλεία της επιχείρησης εξετάζεται στον οδηγό Σύνδεση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων με ERP, CRM και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
