Σε τι χρησιμεύει ένα αρχείο καταγραφής ασφαλείας email
- Κατανόηση μιας απόφασης. Ένας πελάτης παραπονιέται ότι ένα μήνυμα δεν έφτασε ποτέ: το αρχείο καταγραφής λέει αν απορρίφθηκε, μπήκε σε καραντίνα ή παραδόθηκε και για ποιον λόγο.
- Απόδειξη ότι ένα μήνυμα σταματήθηκε. Μετά από μια απόπειρα απάτης, η επιχείρηση μπορεί να δείξει ότι το μήνυμα μπλοκαρίστηκε και πότε.
- Διερεύνηση μετά από ένα περιστατικό. Ποιοι στην επιχείρηση έλαβαν την ίδια εκστρατεία; Από πότε γράφει αυτός ο σωσίας τομέας;
- Τροφοδότηση ενός SIEM. Ένα εργαλείο εποπτείας ασφαλείας διασταυρώνει τις αποφάσεις του φίλτρου με τις συνδέσεις, τους σταθμούς εργασίας και το δίκτυο.
Αρχείο καταγραφής φιλτραρίσματος. Το ίχνος των αποφάσεων του φίλτρου: ημερομηνία, τομέας αποστολέα, βαθμολογία, αιτιολογία, απόφαση. Δεν είναι αντίγραφο της αλληλογραφίας. Η διατήρηση των ίδιων των μηνυμάτων αφορά το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, αν χρειάζεται, μια νόμιμη αρχειοθέτηση.
Τι περιέχει μια απόφαση
Στο Klytic MTA, κάθε απόφαση αιτιολογείται. Η βαθμολογία και η αιτιολογία εμφανίζονται στις κεφαλίδες του μηνύματος που παραδίδεται, με ονόματα που ανήκουν στην Klytic: X-KlyticMTA-Status για την απόφαση, X-KlyticMTA-Score για τη βαθμολογία, X-KlyticMTA-Reason για την αιτιολογία. Ένας διαχειριστής μπορεί λοιπόν να διαβάσει, στο ίδιο το μήνυμα, γιατί παραδόθηκε. Αυτό ισχύει και στα δύο πακέτα.
Το πακέτο Advanced προσθέτει αρχεία καταγραφής που παρουσιάζονται ως συμβατά με τα πρότυπα CIS και NIST, με δυνατότητα εξαγωγής στο SIEM σας. Η διαφορά μεταξύ των δύο πακέτων είναι λοιπόν σαφής:
- Essential: η απόφαση αιτιολογείται, μήνυμα προς μήνυμα, στις κεφαλίδες.
- Advanced: οι αποφάσεις σχηματίζουν επιπλέον ένα αρχείο καταγραφής που μπορείτε να στείλετε στο δικό σας εργαλείο, για να το διατηρείτε και να το διασταυρώνετε με άλλες πηγές.
Η καθημερινή ανάγνωση αυτών των αποφάσεων περιγράφεται στη σελίδα Ανάγνωση και εξαγωγή μιας απόφασης του φίλτρου.
Δύο ρολόγια που δεν πρέπει να συγχέονται
Το τεχνικό ρολόι του φίλτρου
Είναι γνωστό και ορίζεται από το προϊόν. Για το Klytic MTA:
| Δεδομένο | Διάρκεια |
|---|
| Αποστολέας, παραλήπτες, θέμα, σώμα, ονόματα συνημμένων, μετά από κανονική παράδοση | Διαγράφονται μετά από 2 ημέρες από προεπιλογή· ρυθμιζόμενο διάστημα |
| Χρονοσήμανση, τομέας αποστολέα, βαθμολογίες, απόφαση, μεταδεδομένα ανάλυσης | Διατηρούνται μετά τη διαγραφή |
| Επικίνδυνο μήνυμα σε καραντίνα | Πλήρες και κρυπτογραφημένο όσο ισχύει ο σύνδεσμος απελευθέρωσης, 7 ημέρες |
| Μήνυμα σε ουρά αναμονής (μη προσβάσιμος διακομιστής γραμματοκιβωτίων) | Κρυπτογραφημένο έως την παράδοση ή τη λήξη της προθεσμίας |
Πρακτική συνέπεια: ένα μήνα μετά τα γεγονότα, το φίλτρο γνωρίζει ότι ένα μήνυμα από έναν συγκεκριμένο τομέα μπήκε σε καραντίνα, με ποια βαθμολογία και ποια αιτιολογία. Δεν γνωρίζει πλέον ποιος το έστειλε σε ποιον ούτε τι έλεγε. Αν ένας έλεγχος αναζητά το περιεχόμενο, πρέπει να το αναζητήσει στο γραμματοκιβώτιο ή στο αρχείο.
Προσοχή σε μια συχνή σύγχυση: το αντίγραφο ασφαλείας 30 ημερών που ανακοινώνεται για τα γραμματοκιβώτια του Klytic Mail αφορά τα γραμματοκιβώτια, όχι τα αρχεία καταγραφής της πύλης. Πρόκειται για δύο υπηρεσίες και δύο διαρκειές.
Το ρολόι που επιλέγει η επιχείρηση
Εξαρτάται από τον σκοπό. Κανένα κείμενο δεν ορίζει μία ενιαία διάρκεια για ένα αρχείο καταγραφής φιλτραρίσματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πλαίσιο είναι αυτό του ΓΚΠΔ: διατηρείτε όσο δικαιολογεί ο σκοπός και το τεκμηριώνετε.
Ένα χρήσιμο σημείο αναφοράς: για την καταγραφή των προσβάσεων και των ενεργειών σε μια επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, η CNIL συνιστά διάρκεια μεταξύ έξι μηνών και ενός έτους, και περισσότερο σε ορισμένες δικαιολογημένες περιπτώσεις. Η σύσταση αυτή δεν είναι δεσμευτική και αφορά κυρίως τα αρχεία καταγραφής πρόσβασης, όχι ένα αρχείο καταγραφής φιλτραρίσματος. Υπενθυμίζει επίσης ότι τα αρχεία καταγραφής δεν θα έπρεπε να διατηρούν δεδομένα πέρα από τη διάρκεια που προβλέπεται για τα ίδια τα δεδομένα.
Στην πράξη, η μεγάλη διάρκεια εφαρμόζεται στην εξαγωγή, στο SIEM σας: εκεί ορίζετε τη διατήρηση, την πρόσβαση και τη διαγραφή. Το φίλτρο, από την πλευρά του, κρατά λίγα.
Παράδειγμα: τρεις μήνες μετά από μια απόπειρα απάτης
Υποθετική περίπτωση. Τον Ιανουάριο, αρκετοί εργαζόμενοι μιας επιχείρησης λαμβάνουν ένα ψεύτικο μήνυμα από τον διευθυντή τους. Τον Απρίλιο, η ασφαλιστική εταιρεία ρωτά τι συνέβη. Τι μπορεί να δειχθεί;
- Στο φίλτρο: η ημερομηνία, ο σωσίας τομέας που έγραψε, η βαθμολογία, η αιτιολογία (σωσίας τομέας, πλαστοπροσωπία εμφανιζόμενου ονόματος) και η απόφαση καραντίνας για κάθε μήνυμα. Όχι πλέον οι διευθύνσεις των παραληπτών ούτε το κείμενο, που έχουν διαγραφεί εδώ και καιρό.
- Στο SIEM, αν η επιχείρηση έχει το πακέτο Advanced και διατηρεί την εξαγωγή για μεγαλύτερο διάστημα: το ίδιο αρχείο καταγραφής, με ό,τι η πολιτική της επιχείρησης έχει επιλέξει να κρατά, διασταυρωμένο με τις συνδέσεις της εποχής.
- Στα γραμματοκιβώτια: τίποτα, αφού τα μηνύματα σταματήθηκαν πριν.
Η απόδειξη βασίζεται λοιπόν στην απόφαση, όχι στο περιεχόμενο. Αν η επιχείρηση θέλει να κρατά περισσότερα, η απόφαση πρέπει να ληφθεί πριν από το περιστατικό, ορίζοντας τη διατήρηση της εξαγωγής.
Ποιος έχει πρόσβαση στα αρχεία καταγραφής
- Ο διαχειριστής του Klytic MTA διαβάζει τις αποφάσεις για τους τομείς του και λαμβάνει την εξαγωγή προς το SIEM στο πακέτο Advanced.
- Ο χρήστης βλέπει τη δική του καραντίνα, μέσω του συνδέσμου που λαμβάνει, είτε έχει γραμματοκιβώτιο Klytic είτε όχι: δείτε Καραντίνα, ψευδώς θετικά και αναφορές.
- Στο SIEM σας ισχύουν οι δικοί σας κανόνες πρόσβασης: περιορίστε την ανάγνωση στα άτομα που είναι επιφορτισμένα με την ασφάλεια.
Ένα αρχείο καταγραφής ασφαλείας περιέχει και το ίδιο προσωπικά δεδομένα, έστω και μόνο τομείς και ώρες: προστατεύεται και διαγράφεται όπως εκείνα.
Καλές πρακτικές
- Καταγράψτε τον σκοπό: διάγνωση, απόδειξη, διερεύνηση, εποπτεία.
- Ορίστε αναλόγως τη διάρκεια της εξαγωγής και καταχωρίστε την στο αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας.
- Περιορίστε την πρόσβαση και καταγράψτε την ανάγνωση των ίδιων των αρχείων καταγραφής.
- Μην μετατρέψετε το αρχείο καταγραφής σε αρχείο αλληλογραφίας: κρατήστε τα μεταδεδομένα, όχι το σώμα των μηνυμάτων.
- Δοκιμάστε μια πραγματική αναζήτηση: εντοπίστε την απόφαση που ελήφθη για ένα μήνυμα πριν από τρεις μήνες.
Οι ηχογραφήσεις κλήσεων ακολουθούν άλλη λογική και άλλες διαρκειές: δείτε Πόσο καιρό να διατηρείτε τις ηχογραφήσεις κλήσεων.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί να ανακτηθεί το περιεχόμενο ενός μηνύματος που φιλτραρίστηκε πριν από ένα μήνα;
Όχι στο φίλτρο, αν παραδόθηκε: το περιεχόμενο διαγράφεται μετά το σύντομο διάστημα. Αναζητήστε το στο γραμματοκιβώτιο ή στο αρχείο.
Πόσο καιρό πρέπει να διατηρούνται τα αρχεία καταγραφής;
Ανάλογα με τον σκοπό, που πρέπει να τεκμηριώνεται. Η σύσταση της CNIL για την καταγραφή δίνει μια τάξη μεγέθους από έξι μήνες έως ένα έτος.
Περιλαμβάνεται η εξαγωγή σε SIEM στο Essential;
Όχι, ανήκει στο Advanced. Το Essential αιτιολογεί κάθε απόφαση στις κεφαλίδες.
Χρειάζεται το Klytic Mail για αυτά τα αρχεία καταγραφής;
Όχι. Παράγονται από το Klytic MTA, όποιο κι αν είναι το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πίσω του.
Πού τοποθετείται η Klytic
Το Klytic MTA αιτιολογεί κάθε απόφαση με μια βαθμολογία και μια αιτιολογία στις κεφαλίδες, τόσο στο Essential όσο και στο Advanced. Το Advanced προσθέτει τα αρχεία καταγραφής που εξάγονται στο SIEM σας και την κονσόλα DMARC.
Η τεχνική διατήρηση είναι περιορισμένη: καμία μόνιμη διατήρηση του μηνύματος που παραδόθηκε, διαγραφή των προσωπικών στοιχείων ανάλυσης μετά από 2 ημέρες από προεπιλογή, επικίνδυνο μήνυμα κρυπτογραφημένο όσο ισχύει ο σύνδεσμος απελευθέρωσης, κρυπτογραφημένη ουρά αναμονής. Η μακροχρόνια διατήρηση, αν τη χρειάζεστε, γίνεται στο δικό σας εργαλείο, από την εξαγωγή.
Η υπηρεσία υπάρχει χωρίς Klytic Mail. Αναπτύσσεται στο cloud της Klytic, σε αποκλειστική εγκατάσταση ή στους διακομιστές σας.
Αυτή η σελίδα περιγράφει ένα γενικό πλαίσιο. Η διάρκεια διατήρησης που ισχύει για τον οργανισμό σας εξαρτάται από τους σκοπούς σας και, κατά περίπτωση, από κλαδικές υποχρεώσεις.
Νομική επισήμανση στις 11 Οκτωβρίου 2026. Κανένα από τα κείμενα που μελετήθηκαν δεν ορίζει διάρκεια διατήρησης ειδικά για τα αρχεία καταγραφής φιλτραρίσματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η σύσταση της CNIL της 18ης Νοεμβρίου 2021 για την καταγραφή δεν είναι δεσμευτική.
Πηγές
Η ανάγνωση έγινε τον Οκτώβριο του 2026.
- CNIL, «La CNIL publie une recommandation relative aux mesures de journalisation» (18 Νοεμβρίου 2021): συνιστώμενη διάρκεια διατήρησης έξι μηνών έως ενός έτους για την καταγραφή των προσβάσεων σε μια επεξεργασία, δυνατές παρατάσεις αν δικαιολογούνται, μη δεσμευτική σύσταση. cnil.fr
- Klytic, σελίδα Klytic MTA: αιτιολογημένη απόφαση στις κεφαλίδες (Essential και Advanced), αρχεία καταγραφής CIS / NIST που εξάγονται σε SIEM (Advanced), λειτουργικές μονάδες των πακέτων Essential και Advanced, προαιρετικές επιλογές, τρόποι ανάπτυξης, ενεργοποίηση μέσω του MX. klytic.com
