Διατήρηση, αρχειοθέτηση, αντίγραφο ασφαλείας: τρεις διάρκειες
Οι τρεις όροι συχνά συγχέονται. Δεν απαντούν στο ίδιο ερώτημα.
| Ερώτημα | Συνήθης διάρκεια |
|---|
| Αντίγραφο ασφαλείας | Επιστροφή σε προηγούμενη κατάσταση μετά από ένα περιστατικό | Ημέρες ή εβδομάδες |
| Αρχειοθέτηση | Διατήρηση ενός εγγράφου που δεν χρησιμοποιείται πλέον καθημερινά, ανέπαφου και προσβάσιμου | Αυτή της υποχρέωσης ή της χρήσης |
| Διατήρηση | Πόσο καιρό πρέπει ή μπορεί να υπάρχει το έγγραφο | Ορίζεται από κείμενο, σύμβαση ή εσωτερική απόφαση |
Για τα προσωπικά δεδομένα, η CNIL περιγράφει τρία στάδια. Την ενεργή βάση, όσο το δεδομένο εξυπηρετεί τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκε. Την ενδιάμεση αρχειοθέτηση, όταν δεν εξυπηρετεί πλέον αυτόν τον σκοπό αλλά παραμένει χρήσιμο, για παράδειγμα για μια διαφορά ή μια νομική υποχρέωση: τότε διαχωρίζεται και ενδεχομένως εξετάζεται περιστασιακά από εξουσιοδοτημένα άτομα. Τέλος, την οριστική αρχειοθέτηση, για ορισμένες πληροφορίες που διατηρούνται λόγω της αξίας τους. Αυτός ο διαχωρισμός εφαρμόζεται καλά σε όλα τα έγγραφα.
Τα αντίγραφα ασφαλείας έχουν δικό τους οδηγό: εκδόσεις, αναπαραγωγή και αντίγραφα ασφαλείας. Ένα αντίγραφο ασφαλείας τριάντα ημερών δεν είναι αρχειοθέτηση.
Τι ορίζει μια πολιτική αρχειοθέτησης
Μια πολιτική χωράει σε λίγες σελίδες. Απαντά, για κάθε κατηγορία εγγράφων, σε επτά ερωτήσεις:
- τι: η κατηγορία εγγράφων (τιμολόγια, συμβάσεις, φάκελοι προσωπικού, πρακτικά)·
- για πόσο και από πότε: το κλείσιμο της χρήσης, τη λήξη της σύμβασης, την αποχώρηση του εργαζομένου·
- που: ποιος φάκελος, ποιο τμήμα, ποια φιλοξενία·
- σε ποια μορφή: πρωτότυπο σε χαρτί, ψηφιακό αντίγραφο, μορφή αρχείου·
- ποιος είναι υπεύθυνος: ένας υπεύθυνος ανά κατηγορία, όχι «το τμήμα πληροφορικής»·
- ποιος έχει ακόμη πρόσβαση: ένα αρχείο δεν είναι ανοιχτό σε όλους όσους έβλεπαν τον ενεργό φάκελο·
- ποια είναι η τελική τύχη: καταστροφή, οριστική διατήρηση ή παράδοση σε τρίτο, με καταγραφή της απόφασης.
Όλα ξεκινούν από μια απογραφή. Χωρίς αυτήν, η πολιτική είναι ένα σύνθημα: ορίζει διάρκειες για έγγραφα που κανείς δεν ξέρει πού βρίσκονται.
Διάρκειες που προκύπτουν από τα κείμενα
Στη Γαλλία, αρκετές διάρκειες ορίζονται από τον νόμο. Ο επίσημος ιστότοπος Service Public Entreprendre τις συγκεντρώνει, με τις παραπομπές τους. Ακολουθούν ορισμένες, από τις πιο συνηθισμένες για μια επιχείρηση:
| Έγγραφο | Διάρκεια | Αφετηρία | Κείμενο αναφοράς |
|---|
| Λογιστικά βιβλία και μητρώα | 10 έτη | Κλείσιμο της χρήσης | Code de commerce, άρθρο L123-22 |
| Δικαιολογητικά (δελτία παραγγελίας, αποστολής, τιμολόγια) | 10 έτη | Κλείσιμο της χρήσης | Code de commerce, άρθρο L123-22 |
| Φορολογικά έγγραφα (γενικός κανόνας) | 6 έτη | Τελευταία καταγεγραμμένη πράξη ή ημερομηνία έκδοσης | Livre des procédures fiscales, άρθρο L102 B |
| Συμβάσεις και εμπορική αλληλογραφία | 5 έτη | Ανάλογα με την ισχύουσα παραγραφή | Code de commerce, άρθρα L110-1 έως L110-4 |
| Αντίγραφο μισθοδοσιακού σημειώματος (εργοδότης) | 5 έτη | Δεν διευκρινίζεται στο δελτίο | Code du travail, άρθρα L3243-1 έως L3243-5 |
| Ενιαίο μητρώο προσωπικού | 5 έτη | Αποχώρηση του εργαζομένου | Code du travail, άρθρο R1221-26 |
Τρεις παρατηρήσεις. Το ίδιο έγγραφο μπορεί να υπάγεται σε περισσότερες διάρκειες: ένα τιμολόγιο είναι ταυτόχρονα λογιστικό παραστατικό και φορολογικό έγγραφο. Η φορολογική προθεσμία γίνεται δέκα έτη σε περίπτωση απόκρυφης δραστηριότητας. Και ο πίνακας αυτός ισχύει μόνο για τη Γαλλία: ο κλάδος δραστηριότητας (υγεία, τράπεζες, ασφαλίσεις) και η χώρα του αναγνώστη αλλάζουν τις διάρκειες. Δεν υπάρχει ενιαίος πίνακας που εφαρμόζεται σε όλες τις επιχειρήσεις.
Οι φάκελοι προσωπικού και τα προσωπικά δεδομένα
Ένα έγγραφο που περιέχει προσωπικά δεδομένα δεν διατηρείται επ’ αόριστον. Ο ΓΚΠΔ επιβάλλει περιορισμένη διάρκεια, την οποία καθορίζει ο υπεύθυνος επεξεργασίας ανάλογα με τον σκοπό, όπως υπενθυμίζει η CNIL.
Για το ανθρώπινο δυναμικό, η CNIL δημοσίευσε τον Απρίλιο του 2026 ένα πλαίσιο αναφοράς για τις διάρκειες διατήρησης, οργανωμένο ανά δραστηριότητα: προσλήψεις, διοικητική διαχείριση, αμοιβές, εργατικά ατυχήματα, εσωτερικές καταγγελίες. Το πλαίσιο αυτό είναι ήπιο δίκαιο: η τήρησή του δεν είναι υποχρεωτική. Αντίθετα, ορισμένες διάρκειες που αναφέρει επιβάλλονται από κείμενα, και ο εργοδότης δεν μπορεί να παρεκκλίνει από αυτές. Στην ίδια επεξεργασία μπορούν να εφαρμόζονται περισσότερες διάρκειες.
Στην πράξη, ένας φάκελος ανθρώπινου δυναμικού σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων χρειάζεται δύο κανόνες: ποιος μπορεί ακόμη να τον ανοίξει μετά την αποχώρηση του εργαζομένου και πότε εκκαθαρίζεται. Το «κρατάμε για κάθε ενδεχόμενο» δεν είναι κανόνας.
Η μορφή και η αναγνωσιμότητα σε δέκα χρόνια
Η διατήρηση ενός αρχείου για δέκα χρόνια δεν χρησιμεύει αν κανείς δεν μπορεί να το ανοίξει. Μετράει ο τόπος, μετράει και η μορφή:
- προτιμήστε ανοιχτές και τεκμηριωμένες μορφές, και ένα σταθερό έγγραφο (ένα PDF) αντί για τροποποιήσιμο αρχείο για τα έγγραφα που έχουν αποδεικτική ισχύ·
- μην εξαρτάστε από ένα λογισμικό που μπορεί να εξαφανιστεί ή να αλλάξει άδεια χρήσης·
- διατηρήστε τα μεταδεδομένα: ημερομηνία, τύπο, διάρκεια, υπεύθυνο, χωρίς τα οποία το αρχείο είναι ένας σωρός αρχείων·
- προβλέψτε την έξοδο: να μπορείτε να εξαγάγετε τα αρχεία σε τυποποιημένες μορφές αν αλλάξετε πάροχο.
Η αξία ενός ψηφιακού αντιγράφου ενός χάρτινου πρωτοτύπου υπάγεται σε δικούς της κανόνες. Πριν καταστρέψετε πρωτότυπα, ελέγξτε τους με τον λογιστή ή τον νομικό σας σύμβουλο.
Παράδειγμα: μια πολιτική σε μισή μέρα
Υποθετική περίπτωση. Μια μικρομεσαία επιχείρηση σαράντα ατόμων συγκεντρώνει τη λογίστρια, την υπεύθυνη ανθρώπινου δυναμικού και τον διευθύνοντά της. Σε μισή μέρα, καταγράφουν έξι κατηγορίες εγγράφων.
Τα τιμολόγια προμηθευτών περνούν από μια ροή έγκρισης και στη συνέχεια ταξινομούνται ανά έτος· διατηρούνται δέκα χρόνια μετά το κλείσιμο της χρήσης. Οι συμβάσεις πελατών ταξινομούνται ανά πελάτη και διατηρούνται πέντε χρόνια μετά τη λήξη τους. Οι φάκελοι προσωπικού βρίσκονται σε φάκελο περιορισμένης πρόσβασης· οι διάρκειές τους ακολουθούν το πλαίσιο αναφοράς της CNIL, ελεγμένο για κάθε έγγραφο. Τα προσχέδια και τα έγγραφα εργασίας δεν έχουν πολιτική: ζουν και εξαφανίζονται μαζί με τα έργα.
Κάθε χρόνο, τον Φεβρουάριο, η λογίστρια εντοπίζει τους φακέλους που έχουν λήξει, ζητά έγκριση για την καταστροφή τους και καταγράφει την απόφαση. Η πολιτική χωράει σε δύο σελίδες.
Συχνά λάθη
- Να κρατάτε τα πάντα. Δεν είναι συνετό για τα προσωπικά δεδομένα και κάνει την αναζήτηση πιο αργή.
- Να θεωρείτε το αντίγραφο ασφαλείας αρχείο. Σβήνεται μόλις λήξει η περίοδος διατήρησής του.
- Να αρχειοθετείτε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Το συνημμένο ενός e-mail δεν έχει ούτε ταξινόμηση, ούτε ροή, ούτε διάρκεια. Η αρχειοθέτηση των μηνυμάτων είναι ξεχωριστό θέμα.
- Να ξεχνάτε τα αντίγραφα. Συνημμένα, συγχρονισμένοι υπολογιστές, στικάκια USB: μια εκκαθάριση στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων δεν τα σβήνει.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορούμε να κρατάμε τα πάντα επ’ αόριστον;
Για έγγραφα χωρίς προσωπικά δεδομένα είναι δυνατό, αλλά δαπανηρό και δυσεπίλεκτο. Για προσωπικά δεδομένα, όχι: η διάρκεια πρέπει να περιορίζεται στον σκοπό.
Είναι ένα αντίγραφο ασφαλείας τριάντα ημερών αρχειοθέτηση;
Όχι. Χρησιμεύει για επιστροφή σε προηγούμενη κατάσταση μετά από ένα περιστατικό. Δείτε εκδόσεις, αναπαραγωγή και αντίγραφα ασφαλείας.
Πρέπει να αρχειοθετούνται τα e-mail;
Είναι ξεχωριστό θέμα, με δικά του εργαλεία. Δείτε αρχειοθέτηση μηνυμάτων.
Πώς θα βρω ένα αρχείο σε πέντε χρόνια;
Με μια σταθερή ταξινόμηση και ετικέτες που μπαίνουν κατά την κατάθεση. Δείτε εντοπισμός, ετικέτες και ροή ενός εγγράφου.
Πού πρέπει να φιλοξενούνται τα αρχεία;
Το ζήτημα του τόπου και του φορέα λειτουργίας εξετάζεται στο τι είναι ένα κυρίαρχο cloud;
Που τοποθετείται η Klytic
Το Klytic Docs διατηρεί τους φακέλους, τις εκδόσεις και τις ετικέτες στην αφιερωμένη instance του πελάτη, για όσο καιρό τα αφήνει εκεί. Οι ροές έγκρισης ταξινομούν και διατηρούν ένα έγγραφο μόλις εγκριθεί, όπως το τιμολόγιο προμηθευτή του παραδείγματος που έχει δημοσιευθεί. Τα δικαιώματα ανά ομάδα επιτρέπουν τον περιορισμό της πρόσβασης σε έναν φάκελο αρχείων. Τα δεδομένα σας εξάγονται ανά πάσα στιγμή σε τυποποιημένες μορφές και παραμένουν εξαγώγιμα για τριάντα ημέρες μετά τη λήξη της σύμβασης πριν διαγραφούν.
Δύο πράγματα δεν πρέπει να συγχέονται. Το αντίγραφο ασφαλείας της Klytic διαρκεί τριάντα ημέρες: προστατεύει από ένα περιστατικό, δεν είναι αρχειοθέτηση δέκα ετών. Η νόμιμη αρχειοθέτηση που ανακοινώνεται για το Klytic Mail είναι προαιρετική επιλογή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: δεν μετατρέπει το Klytic Docs σε σύστημα αρχειοθέτησης με αποδεικτική ισχύ.
Η ίδια η πολιτική (κατηγορίες, διάρκειες, καταστροφές) παραμένει απόφαση της επιχείρησης, που εφαρμόζεται από τους διαχειριστές της. Η φιλοξενία είναι δυνατή σε οποιαδήποτε γεωγραφική ζώνη αντιστοιχεί στην εφαρμοστέα δικαιοδοσία, υπό την προϋπόθεση διαθεσιμότητας των υπηρεσιών, ιδίως στην Ευρώπη ή στον Μαυρίκιο, ή στους διακομιστές του πελάτη. Η Klytic δεν είναι προσφορά με πιστοποίηση SecNumCloud.
Αυτή η σελίδα περιγράφει ένα γενικό πλαίσιο. Δεν αντικαθιστά τη γνώμη του λογιστή ή του νομικού σας συμβούλου.
Νομικό σημείωμα στις 11 Οκτωβρίου 2026. Οι διάρκειες που αναφέρονται είναι αυτές του γαλλικού δικαίου, όπως τις παρουσιάζει ο επίσημος ιστότοπος Service Public Entreprendre, ο οποίος παραπέμπει ιδίως στο άρθρο L123-22 του Code de commerce και στο άρθρο L102 B του Livre des procédures fiscales. Διαφέρουν ανάλογα με τη χώρα, τον κλάδο και τη φύση του εγγράφου.
Πηγές
Η ανάγνωση έγινε τον Οκτώβριο του 2026.
- Service Public Entreprendre (Premier ministre), προθεσμίες διατήρησης εγγράφων για τις επιχειρήσεις: 10 έτη για τα λογιστικά βιβλία και τα δικαιολογητικά (C. com., άρθρο L123-22), 6 έτη για τα φορολογικά έγγραφα (LPF, άρθρο L102 B), 5 έτη για τις εμπορικές συμβάσεις, διάρκειες για τα έγγραφα προσωπικού. service-public.gouv.fr
- CNIL, οι διάρκειες διατήρησης δεδομένων: περιορισμένη διάρκεια ανάλογα με τον σκοπό· ενεργή βάση, ενδιάμεση αρχειοθέτηση, οριστική αρχειοθέτηση. cnil.fr
- CNIL, πλαίσιο αναφοράς για τις διάρκειες διατήρησης στη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού (Απρίλιος 2026): ήπιο δίκαιο, οργανωμένο ανά δραστηριότητα· ορισμένες διάρκειες επιβάλλονται από κείμενα. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: νόμιμη αρχειοθέτηση διαθέσιμη προαιρετικά. klytic.com
- Klytic, Φιλοξενία και κυριαρχία: εξαγωγή ανά πάσα στιγμή σε τυποποιημένες μορφές, δεδομένα εξαγώγιμα 30 ημέρες μετά τη λήξη της σύμβασης και στη συνέχεια διαγραφή. klytic.com
