Τι αποκτάτε
- Πωλητές που δουλεύουν στις καρτέλες τους χωρίς να μπορούν να κατεβάσουν το αρχείο πελατών ή επαφών.
- Εξαγωγή που προορίζεται για τα άτομα που ορίζετε και περιορίζεται στο δικό τους πεδίο πελατών.
- Ίχνος των δημιουργιών, τροποποιήσεων και διαγραφών, με τον συντάκτη και την ημερομηνία.
- Σε περίπτωση περιστατικού, επαναφορά κατόπιν αιτήματος στην υποστήριξη, από τα αντίγραφα ασφαλείας της Klytic των τελευταίων 30 ημερών, που περιλαμβάνεται ή χρεώνεται ανάλογα με την αιτία.
- Το Klytic CRM δεν έχει κάδο ανακύκλωσης από προεπιλογή. Προαιρετικά, η επέκταση «κάδος ανακύκλωσης» σας επιτρέπει να ανακτήσετε μόνοι σας μια διαγραμμένη καρτέλα. Συμβάλλει επίσης στην υποστήριξη του έργου ανοικτού κώδικα στο οποίο βασίζεται το Klytic CRM.
Η βασική κίνηση: διαχωρισμός ανάγνωσης και εξαγωγής
Ο διαχειριστής του λογαριασμού σας, ή η υποστήριξη της Klytic κατόπιν αιτήματός σας, ρυθμίζει τα δικαιώματα κάθε ομάδας. Τόσο για τις καρτέλες πελατών όσο και για τις επαφές, το δικαίωμα εξαγωγής είναι ξεχωριστό από τα δικαιώματα προβολής, δημιουργίας και τροποποίησης.
- Αφαιρέστε το δικαίωμα εξαγωγής από την ομάδα των πωλητών.
- Ελέγξτε ότι κανένας πωλητής δεν το λαμβάνει μέσω άλλης ομάδας: ένα άτομο συγκεντρώνει τα δικαιώματα όλων των ομάδων του.
- Αφαιρέστε το από τους εξωτερικούς συνεργάτες, χωρίς εξαίρεση.
- Χορηγήστε το ονομαστικά σε ένα ή δύο άτομα, για παράδειγμα στην εμπορική διεύθυνση και στην υποστήριξη πωλήσεων.
Η εξαγωγή ακολουθεί το πεδίο ορατότητας του ατόμου. Ένας πωλητής που βλέπει μόνο τους πελάτες του και στον οποίο θα αφήνατε το δικαίωμα εξαγωγής θα μπορούσε να εξαγάγει μόνο τους δικούς του πελάτες. Ολόκληρο το αρχείο μπορεί να το εξαγάγει μόνο ένα άτομο που έχει ταυτόχρονα διευρυμένη πρόσβαση σε όλους τους πελάτες και δικαίωμα εξαγωγής. Αυτόν τον συνδυασμό πρέπει να περιορίσετε. Η ρύθμιση των πεδίων ορατότητας περιγράφεται στη σελίδα Ποιος βλέπει ποιους πελάτες στο Klytic CRM.
Τι δεν είναι εξαγωγή του αρχείου
Η αφαίρεση του δικαιώματος εξαγωγής δεν μπλοκάρει την καθημερινή εργασία:
- δημιουργία του PDF μιας προσφοράς, μιας παραγγελίας ή ενός τιμολογίου, με τα χρώματα της εταιρείας σας, και αποστολή του στον πελάτη·
- αποστολή ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου στην εγκεκριμένη πλατφόρμα·
- προβολή ενός εμπορικού πίνακα ελέγχου.
Αυτά αφορούν ένα έγγραφο ή έναν πελάτη. Η εξαγωγή που μας ενδιαφέρει εδώ παράγει ένα αρχείο που περιέχει ολόκληρη ή μέρος της βάσης πελατών ή επαφών. Αυτή είναι που επιτρέπει σε κάποιον να πάρει μαζί του ένα χαρτοφυλάκιο.
Τα δικαιώματα εμποδίζουν τη μαζική λήψη. Δεν εμποδίζουν ένα εξουσιοδοτημένο άτομο να αντιγράψει ό,τι βλέπει στην οθόνη. Η καλύτερη άμυνα παραμένει ένα πεδίο προβολής περιορισμένο στους πελάτες που χρειάζεται το άτομο.
Τι καταγράφει το ημερολόγιο
Το Klytic CRM μπορεί να καταγράφει αυτόματα συμβάντα στο ιστορικό της σχετικής καρτέλας, με τον συντάκτη και την ημερομηνία:
- δημιουργία, τροποποίηση και διαγραφή μιας καρτέλας πελάτη ή επαφής·
- επικύρωση, τροποποίηση και διαγραφή μιας προσφοράς, μιας παραγγελίας ή ενός τιμολογίου.
Ξεχωριστά, ένα ημερολόγιο ασφαλείας μπορεί να καταγράφει τις συνδέσεις, τις αποτυχημένες συνδέσεις, τη δημιουργία, την τροποποίηση και την απενεργοποίηση λογαριασμών και ομάδων.
Τι δεν λέει το ημερολόγιο:
- Δεν καταγράφει τις προβολές. Δεν θα δείτε ποιος άνοιξε μια καρτέλα χωρίς να την τροποποιήσει.
- Επισημαίνει μια τροποποίηση, χωρίς απαραίτητα να αποδίδει την παλιά τιμή. Για να ανακτήσετε χαμένο περιεχόμενο, χρειάζεται επαναφορά.
Τα συμβάντα που καταγράφονται επιλέγονται στις ρυθμίσεις της υπηρεσίας. Ζητήστε από την υποστήριξη να ελέγξει ποια είναι ενεργά στον λογαριασμό σας πριν τα χρειαστείτε. Η πρόληψη της εξαγωγής γίνεται μέσω των δικαιωμάτων, εκ των προτέρων, όχι μέσω του ημερολογίου.
Αποχώρηση ενός πωλητή
Προετοιμάστε την αποχώρηση πριν από την επιστροφή του εξοπλισμού, όχι μετά.
- Κόψτε την εξαγωγή μόλις ανακοινωθεί η αποχώρηση, αν την είχε, και αφαιρέστε τη διευρυμένη πρόσβαση.
- Αναθέστε ξανά τις καρτέλες στις οποίες ήταν ο ορισμένος πωλητής σε έναν συνάδελφο, ώστε κανένας πελάτης να μην μείνει χωρίς συνομιλητή.
- Κλείστε τον λογαριασμό την τελευταία ημέρα. Οι προσφορές, οι παραγγελίες και τα τιμολόγιά του παραμένουν στη βάση, με το όνομά του ως συντάκτη.
- Εξετάστε το πρόσφατο ιστορικό των καρτελών του: ασυνήθιστες διαγραφές ή τροποποιήσεις τις τελευταίες εβδομάδες.
Αν ένας μεγάλος αριθμός καρτελών έχει τροποποιηθεί ή διαγραφεί, ζητήστε επαναφορά από την υποστήριξη. Αν η διαγραφή ήταν εσκεμμένη, κατά την αποχώρηση ενός πωλητή, η επαναφορά αυτή περιλαμβάνεται, έως 3 αιτήματα τον μήνα. Μια ακούσια διαγραφή αντιμετωπίζεται με αίτημα υποστήριξης με χρέωση. Με την προαιρετική επέκταση «κάδος ανακύκλωσης», οι διαγραμμένες καρτέλες ανακτώνται και απευθείας. Το Klytic CRM ασφαλίζεται κάθε ώρα και τα αντίγραφα ασφαλείας διατηρούνται 30 ημέρες. Αναφέρετε την κατά προσέγγιση ημερομηνία του συμβάντος. Δεν πρόκειται για έλεγχο σε πραγματικό χρόνο: το αντίγραφο ασφαλείας επανορθώνει, δεν προλαμβάνει. Δείτε Ασφάλεια και αντίγραφα ασφαλείας.
Το αρχείο σας παραμένει εξαγώγιμο
Ο περιορισμός της εξαγωγής μέσα στην ομάδα δεν αλλάζει τίποτα στα δικαιώματα της επιχείρησής σας. Το αρχείο σας ανήκει: τα άτομα που εξουσιοδοτείτε μπορούν να το εξαγάγουν, και στο τέλος της σύμβασης τα δεδομένα σας παραμένουν ανακτήσιμα σε τυποποιημένες μορφές, με συνοδεία. Το ερώτημα αυτής της σελίδας είναι μόνο: ποιος, μέσα στην ομάδα, έχει αυτό το δικαίωμα.
Για το γενικό πλαίσιο, διαβάστε Σε ποιον ανήκουν τα δεδομένα ενός CRM.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να μάθω ποιος είδε μια καρτέλα;
Όχι, το ημερολόγιο καταγράφει δημιουργίες, τροποποιήσεις και διαγραφές, όχι προβολές. Περιορίστε καλύτερα το πεδίο ορατότητας του καθενός: Ποιος βλέπει ποιους πελάτες.
Μπορεί ένας πωλητής χωρίς δικαίωμα εξαγωγής να στέλνει ακόμη μια προσφορά σε PDF;
Ναι, η αποστολή ενός εγγράφου σε έναν πελάτη δεν είναι εξαγωγή της βάσης.
Διαγράφηκαν καρτέλες χθες, τι κάνω;
Αν έχετε εγγραφεί στην προαιρετική επέκταση «κάδος ανακύκλωσης», ανακτήστε τις πρώτα από τον κάδο. Διαφορετικά, ζητήστε επαναφορά από την υποστήριξη, με την κατά προσέγγιση ημερομηνία. Περιλαμβάνεται σε περίπτωση δυσλειτουργίας της υπηρεσίας, καθώς και για εσκεμμένη διαγραφή από εργαζόμενο, για παράδειγμα κατά την αποχώρηση ενός πωλητή, έως 3 αιτήματα τον μήνα. Μια ακούσια διαγραφή ή ένας λανθασμένος χειρισμός αντιμετωπίζεται με αίτημα υποστήριξης με χρέωση. Δείτε Ασφάλεια και αντίγραφα ασφαλείας.
Γιατί να προστατεύσω το CRM όπως τη λογιστική;
Δείτε Σε ποιον ανήκουν τα δεδομένα ενός CRM.
