Τι βγαίνει έξω όταν ένα έγγραφο στέλνεται σε μια υπηρεσία ΤΝ
Η αποστολή ενός αρχείου σε έναν online βοηθό ή η σύνδεση ενός εργαλείου ΤΝ με έναν χώρο εγγράφων βγάζει έξω περισσότερα από το κείμενο του εγγράφου:
- το περιεχόμενο, ολόκληρο ή σε αποσπάσματα·
- τα μεταδεδομένα: όνομα αρχείου, συντάκτης, διαδρομή φακέλου. Το «Πελάτες/Παπαδόπουλος/Διαφορά 2026» λέει ήδη πολλά·
- το ίδιο το ερώτημα: το «βρες τις συμβάσεις που μπορούμε να καταγγείλουμε χωρίς ποινή» αποκαλύπτει μια πρόθεση·
- τα αρχεία καταγραφής του πάροχου: ερωτήματα και απαντήσεις, που διατηρούνται σύμφωνα με τους όρους του·
- ένα παράγωγο ευρετήριο: για να αναζητήσει με βάση το νόημα, ένα εργαλείο δημιουργεί μια αναπαράσταση του περιεχομένου, που αποτελεί μορφή αντιγράφου·
- την μεταγενέστερη χρήση: ανάλογα με τη σύμβαση, τα δεδομένα μπορεί να χρησιμοποιηθούν για τη βελτίωση του μοντέλου.
Σε αυτά προστίθεται το ζήτημα του δικαίου που ισχύει για τον πάροχο, που εξετάζεται στον οδηγό προστασία μιας επιχείρησης από τον CLOUD Act.
Οι προϋποθέσεις μιας τοπικής επεξεργασίας ή επεξεργασίας μέσα στην instance
Η CNIL συνιστά, για την ανάπτυξη μιας γενετικής ΤΝ, την επιλογή ενός ασφαλούς τρόπου ανάπτυξης, για παράδειγμα δίνοντας προτεραιότητα σε τοπικά, ασφαλή και εξειδικευμένα συστήματα. Διαφορετικά, ζητά να εξεταστεί σε ποιον βαθμό ο πάροχος ενδέχεται να επαναχρησιμοποιήσει τα δεδομένα που του δίνονται και να προσαρμοστεί ανάλογα η χρήση. Στην πράξη, έξι ερωτήσεις:
- Πού εκτελείται το μοντέλο; Στον υπολογιστή, σε έναν διακομιστή της επιχείρησης, στην instance του παρόχου του συστήματος διαχείρισης εγγράφων ή σε έναν τρίτο πάροχο ΤΝ.
- Ποιος το λειτουργεί; Η εταιρεία που εκτελεί το μοντέλο έχει πρόσβαση σε ό,τι διαβάζει.
- Καταγράφονται τα ερωτήματα και τα αποσπάσματα; Για πόσο καιρό και ποιος μπορεί να διαβάσει αυτά τα αρχεία καταγραφής;
- Χρησιμοποιούνται τα έγγραφα για τη βελτίωση του μοντέλου; Η απάντηση πρέπει να είναι γραμμένη στη σύμβαση.
- Σέβεται το ευρετήριο τα δικαιώματα; Ένα άτομο δεν πρέπει να παίρνει, με μια ερώτηση στην ΤΝ, το περιεχόμενο ενός φακέλου που δεν μπορεί να ανοίξει.
- Τι γίνεται το ευρετήριο όταν ένα έγγραφο διαγράφεται; Αλλιώς, η διάρκεια διατήρησης ισχύει μόνο για το αρχείο, όχι για το αντίγραφό του.
Η CNIL συνιστά επίσης να πλαισιώνονται οι χρήσεις με μια λίστα επιτρεπόμενων και απαγορευμένων, για παράδειγμα να μην δίνονται προσωπικά δεδομένα στο σύστημα όταν αυτό δεν προβλέπεται.
Τι κάνει η ΤΝ και τι δεν αποφασίζει
Με σωστό πλαίσιο, μια ΤΝ μπορεί να προτείνει ετικέτες, να εξαγάγει μια ημερομηνία, ένα ποσό ή ένα όνομα προμηθευτή, ή να απαντήσει σε μια αναζήτηση διατυπωμένη σε καθημερινή γλώσσα. Είναι προτάσεις. Κάποτε κάνουν λάθος, και σπάνια με ορατό τρόπο.
Δεν απαλλάσσει από τρεις αποφάσεις:
- τη δομή φακέλων: ποιος έχει ποιον φάκελο, πού ταξινομείται μια σύμβαση. Μια αυτόματη ταξινόμηση σε μια δομή που κανείς δεν έχει αποφασίσει παραμένει αταξία·
- τα δικαιώματα: η ΤΝ δεν ξέρει ποιος πρέπει να βλέπει τη μισθοδοσία·
- τη διάρκεια διατήρησης: προκύπτει από κείμενο ή πολιτική, δείτε διατήρηση και αρχειοθέτηση εγγράφων.
Για τα έγγραφα που δεσμεύουν την επιχείρηση, ένας άνθρωπος εγκρίνει. Αυτός είναι ο ρόλος της ροής έγκρισης, όχι του μοντέλου.
Το όριο: ένα μοντέλο που λειτουργεί ο πάροχός σας εξακολουθεί να είναι πρόσβαση
Η εκτέλεση του μοντέλου στον πάροχο του συστήματος διαχείρισης εγγράφων αποτρέπει την αποστολή των εγγράφων σε τρίτο. Δεν σημαίνει όμως απουσία πρόσβασης. Για να διαβάσει ένα έγγραφο, το μοντέλο πρέπει να το βλέπει σε ακρυπτογράφητη μορφή. Ο φορέας που εκτελεί το μοντέλο έχει λοιπόν τεχνικά πρόσβαση στο περιεχόμενο, όπως όταν επαναφέρει ένα αντίγραφο ασφαλείας ή παρεμβαίνει για υποστήριξη.
Η κρυπτογράφηση κάνει αυτόν τον συμβιβασμό ορατό. Ένα έγγραφο κρυπτογραφημένο στην πηγή, με κλειδί που προκύπτει από τον λογαριασμό του χρήστη, είναι μη αναγνώσιμο για τον φορέα λειτουργίας. Είναι όμως μη αναγνώσιμο και για ένα μοντέλο που εκτελείται στον διακομιστή. Ανάλογα με τον τρόπο κρυπτογράφησης του φακέλου, κερδίζετε είτε την εμπιστευτικότητα είτε τις επεξεργασίες στην πλευρά του διακομιστή, σπάνια και τα δύο. Το ζήτημα της κατοχής των κλειδιών αναλύεται στο τι είναι ένα κυρίαρχο cloud;
Παράδειγμα: εντοπισμός ρητρών σε συμβάσεις
Υποθετική περίπτωση. Ένα γραφείο δεκαπέντε ατόμων θέλει να βρει όλες τις συμβάσεις που περιέχουν ρήτρα μη ανταγωνισμού. Τρεις επιλογές.
Ένας online βοηθός για το ευρύ κοινό. Κατατίθενται εκεί οι συμβάσεις. Το περιεχόμενο, τα ονόματα των πελατών και το ερώτημα βγαίνουν από την επιχείρηση. Η διατήρηση και η επαναχρησιμοποίησή τους εξαρτώνται από τους όρους της υπηρεσίας.
Ένα μοντέλο σε διακομιστή της επιχείρησης. Ευρετηριάζει μόνο τον φάκελο «Συμβάσεις», με τα δικαιώματα του φακέλου. Τα αρχεία καταγραφής είναι περιορισμένα και τα διαβάζει ο διαχειριστής. Το περιεχόμενο δεν βγαίνει από την υποδομή, αλλά αυτός ο διακομιστής πρέπει να λειτουργεί και να ενημερώνεται.
Χωρίς ΤΝ. Μια ετικέτα «μη ανταγωνισμός» προστίθεται κατά την κατάθεση, μέσα στη ροή έγκρισης. Η αναζήτηση ανά ετικέτα βρίσκει τις συμβάσεις σε λίγα δευτερόλεπτα. Για μια επαναλαμβανόμενη και σαφώς ορισμένη ανάγκη, αυτό συχνά αρκεί.
Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τη συχνότητα του ερωτήματος και από την ευαισθησία των εγγράφων, όχι από την ελκυστικότητα του εργαλείου.
Μην το συγχέετε με τη μεταγραφή των συσκέψεων
Μια βιντεοδιάσκεψη μπορεί να παράγει μια μεταγραφή και μια σύνοψη. Πρόκειται για επεξεργασία της συνάντησης, όχι για ταξινόμηση αρχείων. Η σύνοψη γίνεται ένα έγγραφο όπως όλα τα άλλα: ταξινομείται, κοινοποιείται και διατηρείται με τους ίδιους κανόνες. Δεν κάνει το σύστημα διαχείρισης εγγράφων «έξυπνο».
Συχνές ερωτήσεις
Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε έναν βοηθό ΤΝ για το ευρύ κοινό σε εσωτερικά έγγραφα;
Μόνο αφού διαβάσετε τους όρους του: διατήρηση των ερωτημάτων, επαναχρησιμοποίηση των δεδομένων, εφαρμοστέο δίκαιο. Η CNIL συνιστά να πλαισιώνεται η χρήση του.
Είναι απαραίτητα ασφαλής μια ΤΝ εγκατεστημένη τοπικά;
Όχι. Αποτρέπει την έξοδο των δεδομένων, αλλά πρέπει ακόμη να ρυθμιστούν τα δικαιώματα του ευρετηρίου, τα αρχεία καταγραφής και η διαγραφή.
Μπορεί η ΤΝ να ορίσει τις διάρκειες διατήρησης;
Όχι. Προκύπτουν από τα κείμενα και την πολιτική σας. Δείτε διατήρηση και αρχειοθέτηση εγγράφων.
Και για το φιλτράρισμα των e-mail με ΤΝ;
Το θέμα έχει δικό του οδηγό: ΤΝ και εμπιστευτικότητα του φιλτραρίσματος.
Μπορούμε να προσθέσουμε ΤΝ στο Klytic Docs;
Ναι, μέσω μιας επέκτασης που προσθέτετε στην instance σας. Πριν την ενεργοποιήσετε, ελέγξτε πού εκτελείται το μοντέλο και τι διατηρεί, με τις ερωτήσεις αυτού του οδηγού.
Πώς ταξινομούμε χωρίς ΤΝ;
Με φακέλους ομάδας, ετικέτες και μια ροή. Δείτε εντοπισμός, ετικέτες και ροή ενός εγγράφου.
Που τοποθετείται η Klytic
Το Klytic Docs δεν ενσωματώνει ΤΝ από προεπιλογή: η ταξινόμηση βασίζεται στους φακέλους ομάδας, τις ετικέτες, τις ροές έγκρισης και την αναζήτηση. Αν το επιθυμείτε, μπορείτε να προσθέσετε μια επέκταση ΤΝ στην instance σας, της οποίας είστε διαχειριστές. Οι ερωτήσεις αυτού του οδηγού ισχύουν τότε για αυτήν την επέκταση: πού εκτελείται το μοντέλο, ποιος το λειτουργεί, τι διατηρείται και τι βγαίνει από την instance.
Η βιντεοδιάσκεψη που περιλαμβάνεται στο Klytic Docs επιτρέπει καταγραφή, μεταγραφή, μετάφραση και σύνοψη των συσκέψεων, μέσα στην instance του πελάτη. Είναι υπηρεσία συσκέψεων, όχι «έξυπνο» σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Παρέχεται για περιορισμένο αριθμό χρηστών· η υποστήριξη μεγάλου αριθμού χρηστών σε βιντεοδιάσκεψη απαιτεί ειδική προσφορά.
Για τα έγγραφα που κρυπτογραφούνται στην πηγή, το κλειδί δημιουργείται από τον λογαριασμό του πελάτη: η Klytic δεν μπορεί να διαβάσει το περιεχόμενό τους. Τα δεδομένα που πρέπει να επεξεργαστεί η υπηρεσία κρυπτογραφούνται σε κατάσταση ηρεμίας με κλειδιά που διαχειρίζεται η Klytic. Από την πλευρά της Klytic, οι τεχνικές προσβάσεις είναι ονομαστικές και καταγράφονται.
Για τα e-mail, το Klytic MTA χρησιμοποιεί ένα μοντέλο που λειτουργεί η Klytic, ή μέσα στην instance του πελάτη, και όχι μια υπηρεσία για το ευρύ κοινό, για να κρίνει μόνο τα μηνύματα με αμφίσημη βαθμολογία. Οι λεπτομέρειες υπάρχουν στον οδηγό για το φιλτράρισμα.
Η φιλοξενία είναι δυνατή σε οποιαδήποτε γεωγραφική ζώνη αντιστοιχεί στην εφαρμοστέα δικαιοδοσία, υπό την προϋπόθεση διαθεσιμότητας των υπηρεσιών, ιδίως στην Ευρώπη ή στον Μαυρίκιο, ή στους διακομιστές του πελάτη. Η Klytic δεν είναι προσφορά με πιστοποίηση SecNumCloud.
Αυτή η σελίδα περιγράφει ένα γενικό πλαίσιο. Δεν αντικαθιστά την ανάλυση των όρων μιας συγκεκριμένης υπηρεσίας ΤΝ.
Πηγές
Η ανάγνωση έγινε τον Οκτώβριο του 2026.
- CNIL, «Comment déployer une IA générative ? La CNIL apporte de premières précisions», 18 Ιουλίου 2024: προτεραιότητα σε τοπικά, ασφαλή και εξειδικευμένα συστήματα· διαφορετικά, αξιολόγηση της επαναχρησιμοποίησης των δεδομένων από τον πάροχο· πλαισίωση των χρήσεων, για παράδειγμα να μην δίνονται προσωπικά δεδομένα. cnil.fr
- Klytic, Τι είναι ένα κυρίαρχο cloud;: κλειδί των εγγράφων που κρυπτογραφούνται στην πηγή, που δημιουργείται από τον λογαριασμό του πελάτη και είναι μη αναγνώσιμο για την Klytic· δεδομένα που επεξεργάζεται η υπηρεσία, κρυπτογραφημένα σε κατάσταση ηρεμίας με κλειδιά που διαχειρίζεται η Klytic. klytic.com
- Klytic, σελίδα Klytic Docs: ταξινόμηση με φακέλους και ετικέτες, ροές έγκρισης, αναζήτηση. klytic.com
- Klytic, Φιλοξενία και κυριαρχία: τεχνικές προσβάσεις περιορισμένες στη λειτουργία και την υποστήριξη, ονομαστικές και καταγεγραμμένες. klytic.com
