Τι αποκτάτε
Κάθε συνεργάτης βλέπει τρία πράγματα: τον προσωπικό του χώρο, τους φακέλους ομάδας που είναι ανοιχτοί στις ομάδες του και τα στοιχεία που του έχει κοινοποιήσει ένας συνάδελφος. Τίποτα άλλο. Τα δικαιώματα ρυθμίζονται ανά χρήστη, ανά ομάδα και ανά φάκελο, σε μια instance αφιερωμένη στην επιχείρησή σας.
Η σωστή ρύθμιση συνοψίζεται σε μία φράση: ένας φάκελος ομάδας ανά σταθερή περιοχή ευθύνης (τμήμα, εγκατάσταση, εταιρεία), μία ομάδα ανά κατηγορία χρηστών και ατομικές κοινοποιήσεις μόνο για επιμέρους περιπτώσεις.
Δύο επίπεδα: ο λογαριασμός και ο φάκελος
Ο λογαριασμός αποφασίζει ποιος μπαίνει. Δημιουργείται, απενεργοποιείται ή διαγράφεται από έναν διαχειριστή της instance σας. Ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων είναι διαθέσιμος για την ενίσχυση της σύνδεσης.
Ο φάκελος αποφασίζει τι μπορεί να κάνει το άτομο μόλις μπει. Τρία επίπεδα αρκούν στις περισσότερες περιπτώσεις:
| Δικαίωμα | Τι επιτρέπει | Παράδειγμα |
|---|
| Ανάγνωση | Άνοιγμα και προβολή | Διαδικασίες ποιότητας για όλο το προσωπικό |
| Τροποποίηση | Δημιουργία, τροποποίηση, διαγραφή αρχείων | Φάκελος εργασίας του εμπορικού τμήματος |
| Επανακοινοποίηση | Παροχή πρόσβασης με τη σειρά τους σε άλλα άτομα | Υπεύθυνος έργου που εντάσσει συναδέλφους |
Το δικαίωμα επανακοινοποίησης είναι το πιο ευαίσθητο: αυτό βγάζει ένα έγγραφο έξω από την προβλεπόμενη περιοχή. Δώστε το μόνο σε όσους το χρειάζονται.
Σκεφτείτε με ομάδες, όχι με ονόματα
Μόλις η ομάδα ξεπεράσει λίγα άτομα, ορίστε τα δικαιώματα σε ομάδες: «Λογιστήριο», «Εργαστήριο Λυών», «Διοίκηση». Μια ομάδα συντηρείται με μία κίνηση:
- μια πρόσληψη: το άτομο προστίθεται στην ομάδα και βλέπει αμέσως τους φακέλους του τμήματός του·
- μια αλλαγή θέσης: αλλάζει ομάδα και οι προσβάσεις του ακολουθούν·
- μια αποχώρηση από ομάδα: βγαίνει από την ομάδα και η πρόσβαση εξαφανίζεται χωρίς να αγγιχτούν οι φάκελοι.
Δικαιώματα που ορίζονται όνομα προς όνομα καταλήγουν πάντα να αποκλίνουν από την πραγματική οργάνωση. Κανείς δεν ξέρει πλέον γιατί κάποιος πρώην ασκούμενος βλέπει ακόμη τον φάκελο των προσφορών.
Ο φάκελος ομάδας: ένα τμήμα, μια εγκατάσταση, μια εταιρεία
Ένας φάκελος ομάδας ανήκει στον οργανισμό, όχι σε ένα άτομο. Ένας διαχειριστής τον δημιουργεί, τον συνδέει με μία ή περισσότερες ομάδες και ορίζει το επίπεδο δικαιώματος της καθεμίας. Τα αρχεία που κατατίθενται εκεί παραμένουν στη θέση τους όταν ο συντάκτης τους αλλάζει θέση ή αφήνει την επιχείρηση.
Για πιο ευαίσθητο περιεχόμενο μέσα σε ένα τμήμα, για παράδειγμα τη μισθοδοσία μέσα στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, το απλούστερο είναι ένας ξεχωριστός φάκελος ομάδας, ανοιχτός σε μια πιο περιορισμένη ομάδα. Πιο λεπτομερή δικαιώματα σε έναν υποφάκελο μπορούν επίσης να οριστούν όταν η ρύθμιση αυτή είναι ενεργοποιημένη στην instance σας: ζητήστε την από την υποστήριξη της Klytic.
Εταιρεία ή θυγατρική: μέσα στην ίδια instance, το εργαλείο είναι το ίδιο, μία ομάδα και φάκελοι ομάδας ανά εταιρεία. Αν οι εταιρείες πρέπει να απομονωθούν σε τέτοιο βαθμό ώστε κανένας κοινός διαχειριστής να μην βλέπει την άλλη, πρόκειται για άλλη αρχιτεκτονική, που περιγράφεται στη σελίδα Πολλές εταιρείες στο Klytic Docs. Εκεί εξετάζεται και η περίπτωση ενός ατόμου που εργάζεται για δύο θυγατρικές.
Ποιος διαχειρίζεται τι
- Ο διαχειριστής της instance σας, ένα άτομο του οργανισμού σας: δημιουργεί τους λογαριασμούς και τις ομάδες, ανοίγει τους φακέλους ομάδας, ορίζει τους κανόνες κοινοποίησης για όλους.
- Ένας διαχειριστής ομάδας, αν αναθέσετε αρμοδιότητες: διαχειρίζεται τους λογαριασμούς της ομάδας του (δημιουργία, κωδικός πρόσβασης, όριο χώρου), χωρίς πρόσβαση στις γενικές ρυθμίσεις. Χρήσιμο για μια εγκατάσταση ή μια θυγατρική που διαχειρίζεται τις δικές της προσλήψεις.
- Κάθε χρήστης: κοινοποιεί τα δικά του αρχεία, εντός των ορίων που θέτει ο διαχειριστής.
- Η υποστήριξη της Klytic: σας βοηθά να στήσετε αυτή την οργάνωση, αναλαμβάνει τη συντήρηση και τις επαναφορές, που περιλαμβάνονται ή χρεώνονται ανάλογα με την αιτία τους (δείτε Ανάκτηση μιας έκδοσης ενός εγγράφου). Οι τεχνικοί της Klytic παρεμβαίνουν μόνο για τις ανάγκες της υπηρεσίας, με καταγραφή. Δεν αποφασίζουν αντί για εσάς ποιος βλέπει τι.
Έλεγχος του ποιος έχει πρόσβαση σε ένα αρχείο
Το πλαίσιο λεπτομερειών ενός αρχείου ή φακέλου δείχνει με ποιους έχει κοινοποιηθεί. Δείχνει επίσης τα άτομα που έχουν πρόσβαση επειδή τους έχει κοινοποιηθεί ένας γονικός φάκελος. Η πληροφορία αυτή είναι ορατή στον κάτοχο και στα άτομα με δικαίωμα επανακοινοποίησης. Είναι ο πρώτος έλεγχος που πρέπει να κάνετε πριν καταθέσετε ένα ευαίσθητο έγγραφο σε έναν υπάρχοντα φάκελο.
Επανεξέταση των προσβάσεων: το ημερολόγιο
Το Klytic Docs τηρεί ημερολόγιο προσβάσεων και δραστηριότητας των φακέλων: δημιουργίες, τροποποιήσεις, διαγραφές, κοινοποιήσεις. Επιτρέπει να απαντήσετε σε ερωτήσεις όπως «ποιος κοινοποίησε αυτόν τον φάκελο;» ή «ποιος διέγραψε αυτό το αρχείο και πότε;». Τα ημερολόγια προσβάσεων και διαχείρισης μπορούν επίσης να εξαχθούν στα δικά σας εργαλεία εποπτείας.
Αν χρειάζεστε πιο λεπτομερές ίχνος, για παράδειγμα την απλή προβολή ενός συγκεκριμένου αρχείου, ελέγξτε με την υποστήριξη της Klytic τι καταγράφει η instance σας πριν το κάνετε εσωτερικό κανόνα.
Παράδειγμα: μια μικρομεσαία επιχείρηση 40 ατόμων
| Φάκελος ομάδας | Ομάδα με τροποποίηση | Ομάδα με ανάγνωση |
|---|
| Εμπορικό | Πωλητές | Διοίκηση |
| Λογιστήριο | Λογιστήριο | Διοίκηση |
| Ανθρώπινο δυναμικό | Ανθρώπινο δυναμικό | καμία |
| Διαδικασίες | Ποιότητα | Όλο το προσωπικό |
Η επανακοινοποίηση δίνεται μόνο στους υπεύθυνους τμημάτων. Ένας νέος πωλητής προστίθεται στην ομάδα «Πωλητές»: δεν χρειάζεται τίποτα άλλο.
Συχνές ερωτήσεις
Ένας εργαζόμενος αφήνει την επιχείρηση: τι κάνω με τις προσβάσεις του;
Αφαιρέστε τον από τις ομάδες του, ανακτήστε τα προσωπικά του αρχεία και έπειτα απενεργοποιήστε τον λογαριασμό του. Η διαδικασία περιγράφεται στη σελίδα Έγγραφα κατά την αποχώρηση ενός εργαζομένου ή μιας ομάδας.
Μπορώ να εμποδίσω μια ομάδα να κοινοποιεί προς τα έξω;
Ναι, ο διαχειριστής μπορεί να αποκλείσει ορισμένες ομάδες από τη δημιουργία κοινοποιήσεων. Δείτε Σύνδεσμοι κοινοποίησης, συνεργάτες και λήψεις.
Πρέπει δύο θυγατρικές να έχουν δύο instances;
Μόνο αν κανένας κοινός διαχειριστής δεν πρέπει να βλέπει την άλλη εταιρεία. Τα δύο καθεστώτα συγκρίνονται στη σελίδα Πολλές εταιρείες στο Klytic Docs.
Ένα αρχείο διαγράφηκε κατά λάθος: ποιος μπορεί να το ανακτήσει;
Ο χρήστης, από τον κάδο ανακύκλωσης, χωρίς χρέωση. Αν ο κάδος δεν αρκεί πλέον, η υποστήριξη της Klytic κάνει επαναφορά από τα αντίγραφα ασφαλείας των τελευταίων 30 ημερών. Μια διαγραφή κατά λάθος είναι λανθασμένος χειρισμός: αυτή η επαναφορά αντιμετωπίζεται με αίτημα υποστήριξης με χρέωση. Δείτε Ανάκτηση μιας έκδοσης ενός εγγράφου.
