Was Sie erhalten
| Gerät | Werkzeug | Nutzung |
|---|
| PC oder Mac | Synchronisierungs-Client | Die ausgewählten Ordner erscheinen als aktueller Ordner auf dem Rechner, offline nutzbar |
| iPhone oder Android | Mobile App | Einsehen, ein Dokument oder ein Foto hochladen, bestimmte Dateien offline behalten |
| Jeder Computer | Browser | Der gesamte Bereich, gemeinsames Bearbeiten, Freigaben, Versionen, ohne etwas zu installieren |
Fragen Sie für ein anderes Betriebssystem beim Klytic-Support nach, was auf Ihrer Instanz unterstützt wird.
Einen Computer installieren und verbinden
- Installieren Sie den von Ihrem Administrator oder vom Klytic-Support angegebenen Synchronisierungs-Client.
- Geben Sie die Adresse Ihrer Klytic-Docs-Instanz ein.
- Melden Sie sich an. Die Anmeldung öffnet sich im Browser. Ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv, bestätigen Sie sie dort.
- Wählen Sie den lokalen Ordner und die zu synchronisierenden Ordner.
Ein Rechner oder ein Handy kann auch mit einem gerätespezifischen Passwort verbunden werden, das Sie in Ihren Sicherheitseinstellungen erstellen. Es dient nur diesem Gerät, und Sie können es einzeln widerrufen, ohne Ihr Hauptpasswort zu ändern.
Auswählen, was synchronisiert wird
Sie müssen nicht alles auf den Rechner kopieren. Markieren Sie die im Alltag nützlichen Ordner und lassen Sie die anderen im Dienst: Sie bleiben im Browser zugänglich. Das ist auch eine Frage von Speicherplatz und Sicherheit. Je weniger Kopien ein Rechner trägt, desto weniger wiegt sein Verlust.
Offline arbeiten Sie mit den lokalen Kopien. Sobald das Netz wieder da ist, sendet der Client Ihre Änderungen und holt die der anderen. Jede Übertragung erzeugt serverseitig eine neue Version: siehe Eine Version eines Dokuments wiederfinden.
Auf dem Handy
Die mobile App gibt Zugriff auf Ihren Bereich und die Teamordner. Sie kopiert nicht alles auf das Handy: Sie markieren die Dateien oder Ordner, die offline verfügbar bleiben sollen. Sie dient auch dazu, ein Dokument von unterwegs hochzuladen, zum Beispiel das Foto einer Lieferantenrechnung oder eines Lieferscheins.
Kopiekonflikt: die richtige Version behalten
Ein Konflikt entsteht, wenn dieselbe Datei an zwei Stellen geändert wurde, bevor die Synchronisierung durchlaufen konnte, typischerweise durch zwei Personen, die offline waren. Der Client entscheidet nicht für Sie und verwirft nichts. Er behält beide: Neben der Originaldatei erscheint eine als Konflikt gekennzeichnete Kopie mit Datum.
- Öffnen Sie beide Dateien.
- Übertragen Sie das Fehlende in die Originaldatei.
- Löschen Sie die Konfliktkopie, sobald der Inhalt übernommen ist.
Für ein Dokument, das mehrere Personen häufig ändern, ist das gemeinsame Bearbeiten im Browser die beste Vorbeugung: Alle arbeiten gleichzeitig an derselben Datei. Es wird für eine begrenzte Zahl von Benutzern bereitgestellt; die Unterstützung einer großen Zahl von Benutzern bei der Online-Bearbeitung erfolgt auf Basis eines gesonderten Angebots.
Synchronisierung ist keine Datensicherung
Die Synchronisierung überträgt auch Löschungen und Fehler. Eine auf dem Rechner gelöschte Datei wird im Dienst gelöscht und landet im Papierkorb. Ein infizierter Rechner kann beschädigte Dateien hochladen. Die Abhilfen sind zuerst der Versionsverlauf und der Papierkorb, kostenlos und in Ihrer Hand, dann die Klytic-Sicherungen der letzten 30 Tage über den Support. Diese Wiederherstellung ist je nach Ursache inklusive oder kostenpflichtig. Nach einem infizierten Rechner ist sie inklusive, wenn der Rechner ordnungsgemäß geschützt war, und wird über ein kostenpflichtiges Support-Ticket bearbeitet, wenn er nicht ausreichend geschützt war, etwa mangels Updates oder Virenschutz. Der Leitfaden Versionierung, Replikation und Sicherung von Dokumenten erklärt den Unterschied.
Verlorenes oder gestohlenes Gerät
- Öffnen Sie im Browser Ihre Sicherheitseinstellungen: Dort finden Sie die Liste der mit Ihrem Konto verbundenen Browser und Geräte. Widerrufen Sie den Zugriff des verlorenen Geräts. Es kann nicht mehr synchronisieren.
- Ändern Sie Ihr Passwort, wenn das Gerät nicht gesperrt war.
- Informieren Sie Ihren Administrator und den Klytic-Support. Wenn Sie sich nicht mehr anmelden können, kann der Administrator das Konto deaktivieren, bis die Lage geklärt ist.
Der Widerruf des Zugriffs verhindert künftigen Austausch. Bereits auf das Gerät kopierte Dateien bleiben dort: Die Sperre und die Festplattenverschlüsselung des Rechners oder Handys bleiben Ihr erster Schutz.
Sensible Ordner: im Browser bleiben
Ein sehr sensibler Ordner (Lohn, Rechtsstreitigkeiten, Gesundheitsdaten) kann von der lokalen Synchronisierung ausgenommen bleiben. Er lässt sich dann nur im Browser öffnen, ohne Kopie auf den Rechnern. Das ist eine einfache Regel für die Teams, und sie ergänzt die Rechte des Ordners. Die Rechte werden in Regeln, wer welche Dokumente sieht beschrieben, die Links nach außen in Freigabelinks, Partner und Uploads.
Je nach Verschlüsselungsmodus des Ordners kann der Zugriff von bestimmten Geräten oder vom Browser aus abweichen. Prüfen Sie dies mit dem Support, bevor Sie einen Ordner verschlüsseln, der mobil genutzt wird.
