Was Sie erhalten
- Vertriebsmitarbeiter, die an ihren Datensätzen arbeiten, ohne den Kunden- oder Kontaktstamm herunterladen zu können.
- Einen Export, der den von Ihnen benannten Personen vorbehalten und auf ihren eigenen Kundenbereich beschränkt ist.
- Eine Spur der Anlagen, Änderungen und Löschungen, mit Urheber und Datum.
- Bei einem Vorfall eine beim Support angeforderte Wiederherstellung aus den Klytic-Sicherungen der letzten 30 Tage, je nach Ursache inklusive oder kostenpflichtig.
- Klytic CRM hat standardmäßig keinen Papierkorb. Optional ermöglicht die Erweiterung „Papierkorb“, einen gelöschten Datensatz selbst wiederherzustellen. Sie trägt außerdem dazu bei, das Open-Source-Projekt zu unterstützen, auf dem Klytic CRM aufbaut.
Der wichtigste Handgriff: Lesen und Exportieren trennen
Der Administrator Ihres Kontos oder auf Ihre Anfrage der Klytic-Support legt die Rechte jeder Gruppe fest. Für Kundendatensätze wie für Kontakte ist das Exportrecht von den Rechten zum Einsehen, Anlegen und Ändern getrennt.
- Entziehen Sie der Gruppe der Vertriebsmitarbeiter das Exportrecht.
- Prüfen Sie, dass kein Vertriebsmitarbeiter es über eine andere Gruppe erhält: Eine Person vereint die Rechte aller ihrer Gruppen.
- Entziehen Sie es den Dienstleistern, ohne Ausnahme.
- Vergeben Sie es namentlich an ein oder zwei Personen, zum Beispiel an die Vertriebsleitung und den Vertriebsinnendienst.
Der Export folgt dem Bereich der Person. Ein Vertriebsmitarbeiter, der nur seine Kunden sieht und dem Sie das Exportrecht ließen, würde nur seine Kunden exportieren. Der gesamte Kundenstamm kann nur von einer Person exportiert werden, die sowohl erweiterten Zugriff auf alle Kunden als auch das Exportrecht hat. Diese Kombination gilt es vorzubehalten. Die Einstellung der Bereiche wird in Wer in Klytic CRM welche Kunden sieht beschrieben.
Was kein Export des Kundenstamms ist
Das Entziehen des Exportrechts blockiert nicht die laufende Arbeit:
- das PDF eines Angebots, eines Auftrags oder einer Rechnung im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens erzeugen und an den Kunden senden;
- eine elektronische Rechnung an die zugelassene Plattform senden;
- ein Vertriebs-Dashboard einsehen.
Diese Ausgaben betreffen ein Dokument oder einen Kunden. Der hier gemeinte Export erzeugt eine Datei, die die Kunden- oder Kontaktdatenbank ganz oder teilweise enthält. Mit ihr lässt sich ein Kundenstamm mitnehmen.
Die Rechte verhindern das Herunterladen in großen Mengen. Sie hindern eine berechtigte Person nicht daran, das abzuschreiben, was sie auf dem Bildschirm sieht. Der beste Schutz bleibt ein Einsichtsbereich, der auf die Kunden beschränkt ist, die die Person braucht.
Was das Protokoll erfasst
Klytic CRM kann Ereignisse automatisch im Verlauf des betreffenden Datensatzes aufzeichnen, mit Urheber und Datum:
- Anlegen, Ändern und Löschen eines Kundendatensatzes oder eines Kontakts;
- Freigabe, Änderung und Löschung eines Angebots, eines Auftrags oder einer Rechnung.
Getrennt davon kann ein Sicherheitsprotokoll die Anmeldungen, fehlgeschlagenen Anmeldungen sowie das Anlegen, Ändern und Deaktivieren von Konten und Gruppen aufzeichnen.
Was das Protokoll nicht sagt:
- Es erfasst keine Einsichtnahmen. Sie sehen nicht, wer einen Datensatz geöffnet hat, ohne ihn zu ändern.
- Es meldet eine Änderung, ohne zwingend den alten Wert wiederzugeben. Um einen verlorenen Inhalt zurückzuholen, ist eine Wiederherstellung nötig.
Die aufgezeichneten Ereignisse werden in der Konfiguration des Dienstes ausgewählt. Bitten Sie den Support, die auf Ihrem Konto aktiven Ereignisse zu prüfen, bevor Sie sie brauchen. Die Verhinderung des Exports erfolgt über die Rechte, im Vorfeld, nicht über das Protokoll.
Weggang eines Vertriebsmitarbeiters
Bereiten Sie den Weggang vor der Rückgabe der Geräte vor, nicht danach.
- Sperren Sie den Export, sobald der Weggang bekannt ist, falls er ihn hatte, und entziehen Sie den erweiterten Zugriff.
- Ordnen Sie die Datensätze, für die er als zuständiger Vertriebsmitarbeiter eingetragen war, einem Kollegen zu, damit kein Kunde ohne Ansprechpartner bleibt.
- Schließen Sie das Konto am letzten Tag. Seine Angebote, Aufträge und Rechnungen bleiben in der Datenbank, mit seinem Namen als Urheber.
- Lesen Sie den jüngsten Verlauf seiner Datensätze nach: ungewöhnliche Löschungen oder Änderungen in den letzten Wochen.
Wenn eine größere Menge an Datensätzen geändert oder gelöscht wurde, fordern Sie beim Support eine Wiederherstellung an. Ist die Löschung beim Weggang eines Vertriebsmitarbeiters vorsätzlich erfolgt, ist diese Wiederherstellung inklusive, im Rahmen von 3 Anfragen pro Monat. Eine versehentliche Löschung wird über ein kostenpflichtiges Support-Ticket bearbeitet. Mit der optionalen Erweiterung „Papierkorb“ lassen sich gelöschte Datensätze auch direkt wiederherstellen. Klytic CRM wird stündlich gesichert, und die Sicherungen werden 30 Tage aufbewahrt. Geben Sie das ungefähre Datum des Vorfalls an. Das ist keine Echtzeitkontrolle: Die Sicherung repariert, sie verhindert nicht. Siehe Sicherheit und Datensicherung.
Ihr Kundenstamm bleibt exportierbar
Den Export im Team einzuschränken, ändert nichts an den Rechten Ihres Unternehmens. Der Kundenstamm gehört Ihnen: Die von Ihnen berechtigten Personen können ihn exportieren, und bei Vertragsende bleiben Ihre Daten in Standardformaten abrufbar, mit Begleitung. Die Frage dieser Seite lautet nur: Wer im Team hat dieses Recht?
Für den allgemeinen Rahmen lesen Sie Wem die Daten eines CRM gehören.
Häufige Fragen
Kann ich erfahren, wer einen Datensatz eingesehen hat?
Nein, das Protokoll erfasst Anlagen, Änderungen und Löschungen, keine Einsichtnahmen. Begrenzen Sie stattdessen den Bereich jeder Person: Wer welche Kunden sieht.
Kann ein Vertriebsmitarbeiter ohne Exportrecht weiterhin ein Angebot als PDF senden?
Ja, das Senden eines Dokuments an einen Kunden ist kein Export der Datenbank.
Gestern wurden Datensätze gelöscht, was tun?
Wenn Sie die optionale Erweiterung „Papierkorb“ abonniert haben, holen Sie sie zuerst aus dem Papierkorb zurück. Andernfalls fordern Sie beim Support eine Wiederherstellung an, mit dem ungefähren Datum. Sie ist inklusive bei einer Funktionsstörung des Dienstes sowie bei einer vorsätzlichen Löschung durch einen Mitarbeiter, zum Beispiel beim Weggang eines Vertriebsmitarbeiters, im Rahmen von 3 Anfragen pro Monat. Eine versehentliche Löschung oder eine Fehlbedienung wird über ein kostenpflichtiges Support-Ticket bearbeitet. Siehe Sicherheit und Datensicherung.
Warum das CRM wie die Buchhaltung schützen?
Siehe Wem die Daten eines CRM gehören.
