Was Sie erhalten
Sie geben Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner, ohne sie als Anhang zu senden. Das Dokument bleibt an seinem Platz, in Ihrer Instanz. Sie wissen, wer Zugriff hat, Sie können die Rechte jederzeit einschränken oder den Zugriff sperren, und die Person sieht immer die neueste Version.
Intern teilen
Wählen Sie im Freigabebereich einer Datei oder eines Ordners einen Kollegen oder eine Gruppe Ihrer Organisation. Sie legen die Rechte fest: Lesen, Ändern, Weiterteilen. Das Element erscheint in deren Bereich.
Für eine ganze Abteilung ist ein für eine Gruppe geöffneter Teamordner besser als eine Reihe einzelner Freigaben. Die Einstellung der Gruppen wird in Regeln, wer welche Dokumente sieht erklärt.
Einen Link nach außen senden
Ein Freigabelink gibt einer Person ohne Konto in Ihrer Instanz Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner. Die Adresse enthält eine zufällige, nicht zu erratende Kennung. Für jeden Link legen Sie fest:
- die Rechte: nur Lesen oder Hochladen und Ändern. Für einen Ordner ermöglicht ein reiner Upload-Modus außerdem, Dateien zu empfangen, ohne zu zeigen, was der Ordner bereits enthält;
- ein Passwort, das über einen anderen Kanal als den Link übermittelt wird, zum Beispiel telefonisch;
- ein Ablaufdatum, nach dem der Link automatisch nicht mehr funktioniert;
- eine Notiz für den Empfänger, falls nötig.
Sie können mehrere Links auf denselben Ordner mit unterschiedlichen Rechten erstellen und jeden einzeln entfernen. Senden Sie aus Klytic Mail heraus lieber diesen Link als einen schweren Anhang: Der Empfänger sieht die aktuelle Version.
Versehentliche Freigaben vermeiden
Die meisten Datenabflüsse entstehen durch einen Link auf den falschen Ordner oder einen Link ohne zeitliche Begrenzung. Ein Administrator Ihrer Instanz kann Regeln für alle festlegen:
- ein Passwort für alle externen Links verlangen;
- ein Standard-Ablaufdatum festlegen sowie eine Höchstdauer, die der Benutzer nicht überschreiten kann;
- das Weiterteilen eines erhaltenen Elements erlauben oder nicht;
- interne Freigaben auf die Mitglieder der Gruppen der jeweiligen Person beschränken;
- Mitglieder bestimmter Gruppen daran hindern, Freigaben zu erstellen, während sie weiterhin welche erhalten können.
Auf Benutzerseite genügen zwei Reflexe. Den benötigten Unterordner teilen, nie aus Bequemlichkeit den übergeordneten Ordner. Und im Freigabebereich prüfen, wer bereits Zugriff hat, auch über einen übergeordneten Ordner, bevor man ein sensibles Dokument ablegt.
Mit einem Partner arbeiten
Das richtige Werkzeug hängt von der Dauer und der Richtung des Austauschs ab.
| Situation | Handgriff |
|---|
| Einmaliger Versand eines Dokuments | Link nur zum Lesen, Passwort, kurzes Ablaufdatum |
| Unterlagen von einem Kunden empfangen | Link nur zum Hochladen auf einen eigenen Ordner |
| Regelmäßiger Austausch in beide Richtungen | Eigener Ordner für den Partner, Link mit Änderungsrecht, Passwort, Ablaufdatum bei jeder Frist überprüft |
| Dauerhafte Zusammenarbeit | Vom Administrator in Ihrer Instanz angelegtes Konto, in einer Gruppe, die nur den gemeinsamen Ordner sieht |
Der Partnerordner liegt außerhalb Ihrer sensiblen Ordnerstruktur. So kann ein zu weit gefasster Link nichts anderes offenlegen. Klären Sie bei der Anlage von Konten für externe Personen mit Klytic, wie sich das auf den Umfang Ihres Angebots auswirkt.
Für Besprechungen treten externe Gäste der Videokonferenz von Klytic Docs über einen einfachen Link bei, ohne Konto. Dieser Zugang zur Besprechung öffnet ihnen nicht Ihre Ordner: Ein während des Gesprächs gezeigtes Dokument wird gesondert per Link geteilt.
Die Videokonferenz wird für eine begrenzte Zahl von Benutzern bereitgestellt. Die Unterstützung einer großen Zahl von Benutzern in der Videokonferenz erfolgt auf Basis eines gesonderten Angebots.
Sensible Dokumente und Downloads
Ein auf einem Bildschirm angezeigtes Dokument kann immer kopiert oder fotografiert werden. Die Kontrolle beruht daher auf mehreren kombinierten Hebeln:
- Lesen ohne Ändern gewähren;
- bei einem Link die Download-Schaltfläche ausblenden. Das erschwert das Abrufen der Datei, macht es aber nicht unmöglich;
- ein kurzes Ablaufdatum festlegen und den Link entfernen, sobald er nicht mehr gebraucht wird;
- die Aktivität des Ordners im Protokoll verfolgen;
- einen sensiblen Ordner nicht auf einen externen oder gemeinsam genutzten Rechner synchronisieren;
- für das, was niemals hinausgehen darf, keinen Link erstellen und die betreffende Gruppe vom Erstellen von Freigaben ausschließen.
Die Verbindungen mit Ihrer Instanz sind verschlüsselt. Je nach Verschlüsselungsmodus des Ordners können die angebotenen Freigabeoptionen jedoch abweichen: Prüfen Sie sie, bevor Sie einen Ordner verschlüsseln, der für externe Personen bestimmt ist.
Beispiel: ein Ordner „Kunden“ und ein Ordner „Lohn“
Ein Dienstleistungsunternehmen richtet zwei Teamordner ein.
- Kunden: Jeder Kunde hat seinen Unterordner. Die Projektleiter erstellen dort passwortgeschützte Links mit höchstens dreißig Tagen Gültigkeit, wie vom Administrator vorgegeben.
- Lohn: nur für die Gruppe Lohn geöffnet, mit Änderungsrecht, ohne Recht zum Weiterteilen. Die Gruppe ist vom Erstellen von Freigaben ausgeschlossen. Lohnabrechnungen gehen nie per Link hinaus.
Grenzen
- Das Entfernen eines Links sperrt den Zugriff, löscht aber keine bereits vom Empfänger heruntergeladene Kopie.
- Ein an einen Dritten weitergegebener Link bleibt für diesen Dritten nutzbar, wenn er kein Passwort hat. Deshalb lohnt es sich, das Passwort verbindlich zu machen.
- Die Entscheidung, Klytic Docs mit anderen Werkzeugen des Unternehmens zu verbinden, behandelt der Leitfaden Ein Dokumentenmanagement (DMS) mit ERP, CRM und E-Mail verbinden.
