Checkliste für die Microsoft 365-Migration

Diese Liste soll verhindern, dass etwas vergessen wird. Sie ersetzt nicht die Bestandsaufnahme Ihres Tenants. Haken Sie jede Zeile mit einer verantwortlichen Person und einem Datum ab: Ein Kästchen ohne Namen ist ein Kästchen, das niemand erledigt.

Aktualisiert im Oktober 20265 Min. LesezeitMit offiziellen Quellen

Vor der Wahl der Zielplattform

Migrationen, die scheitern, sind selten technische Fehlschläge. Es sind Projekte, bei denen die Geschäftsleitung „dasselbe, nur europäisch“ versprochen hat, obwohl ein Teil der Anwendungen nicht folgen konnte. Dieser erste Block legt fest, was umzieht, was bleibt und was den Teams gesagt wird.

  • Die tatsächlichen Anwendungen sind aufgelistet: E-Mail, Dateien, Teams, fortgeschrittenes Excel, Fachanwendungen.
  • Was nicht migriert wird, ist schriftlich festgehalten und von der Geschäftsleitung akzeptiert.
  • Die Mitarbeitenden sind informiert, was sich ändert: Webmail, Online-Editor für Dokumente, nicht übernommener Teams-Verlauf.
  • Der Online-Editor der Zielplattform ist mit Ihren eigenen Arbeitsmappen und Dokumenten getestet, nicht mit einer Demonstration.
  • Die Zielplattform ist für diese Anwendungen gewählt, nicht wegen eines Slogans. Siehe den Leitfaden zu den Alternativen.
  • Das Angebot trennt Abonnement, Migration und Ausschlüsse. Siehe die Kosten.
  • Das Angebot nennt das angenommene Volumen, die Anzahl der Kopierdurchläufe, das Abschlusskriterium und den Preis einer später entdeckten Abweichung.
  • Die Zusage des Betreibers ist schriftlich festgehalten: Zustellung der Nachrichten, Übernahme des Verlaufs oder beides.
  • Die interne Zeit ist eingeplant: eine benannte Ansprechperson, verfügbar für Bestandsaufnahme, Stichprobe und Stichtag.

Bestandsaufnahme

Die Bestandsaufnahme bestimmt Angebot und Zeitplan. Jedes hier vergessene Element kommt später als Nacharbeit zurück, oft im ungünstigsten Moment. Die Anwendungen, die E-Mails versenden, sind die häufigste Lücke: Ein Kopierer oder eine Lohnsoftware, die weiterhin mit der alten Kennung sendet, fällt erst nach der Umstellung auf.

  • Domains und Subdomains, die E-Mails senden oder empfangen.
  • Persönliche Postfächer, freigegebene Postfächer, Verteilerlisten, Aliasse, Weiterleitungen.
  • Volumen pro Postfach und Postfächer unter gesetzlicher Aufbewahrung.
  • Vorhandene Archive und was aufbewahrt werden muss.
  • Konten ohne Eigentümer (ausgeschiedene Mitarbeitende).
  • Geräte: Outlook Windows, Outlook Mac, Mobilgeräte, nur Webmail.
  • Sendende Anwendungen: Kopierer, Website, CRM, Warnmeldungen, Lohnabrechnung.
  • Software, die sich per SMTP authentifiziert, mit der verwendeten Kennung.
  • Dateien im Umfang: OneDrive, relevante SharePoint-Bibliotheken, interne Links und anonyme Freigaben.
  • Aktuelle DNS-Einträge: MX, SPF, DKIM, DMARC, Autodiscover.
  • Laufzeit der aktuellen Microsoft-Abonnements und Kündigungsbedingungen.

Die Zielplattform vorbereiten

Die Zielplattform wird vorbereitet, während die Mitarbeitenden weiter auf Microsoft 365 arbeiten. Der MX bleibt unverändert. Diese Phase dient dazu, Probleme an einer Stichprobe zu finden, solange noch Zeit ist, die Methode zu korrigieren.

  • Konten angelegt, Passwörter oder Einladung bereit.
  • Aliasse und Verteilerlisten neu angelegt.
  • SPF, DKIM und DMARC der Zielplattform zur Veröffentlichung bereit.
  • Erste Kopie des Verlaufs gestartet, MX unverändert.
  • Stichprobe geprüft: Geschäftsleitung, freigegebenes Postfach, großes Postfach, leeres Postfach.
  • In der Stichprobe: Anzahl der Nachrichten, Ordner, Kontakte und Serientermine geprüft.
  • Dateien kopiert, sofern sie im Umfang sind, und auf der Zielplattform geöffnet.
  • Einseitige Anleitung für Outlook und für das Mobilgerät, mit dem Verfahren „Konto löschen und neu anlegen“.
  • TTL des MX mehrere Tage vorher gesenkt.
  • Schriftlicher Plan für das Zurücksetzen: wer den alten MX wieder einträgt, innerhalb wie vieler Minuten.

Am Vortag

Der Vortag dient dazu, den Abstand zwischen den beiden Plattformen auf ein Minimum zu verringern. Ohne zweiten Durchlauf fehlen die E-Mails der letzten Tage. Ohne Einfrieren existiert ein am Abend angelegter Alias nur auf einer Seite.

  • Zweiter Kopierdurchlauf (das Delta).
  • Einfrieren der Anlage von Aliassen und der Änderungen an Verteilerlisten.
  • Interne Hotline für den Stichtag benannt.
  • Sendetest von der Zielplattform an ein externes Gmail-Postfach und ein externes Microsoft-Postfach.

Am Stichtag

Der Stichtag wird anhand externer Nachweise beurteilt, nicht daran, dass „es intern funktioniert“. Eine von einem externen privaten Postfach gesendete Nachricht muss innerhalb der TTL auf der neuen Plattform ankommen; eine echte ausgehende Nachricht muss bei einem Korrespondenzpartner SPF, DKIM und DMARC bestehen.

  • MX umgestellt.
  • Externe Test-E-Mail auf der neuen Plattform empfangen.
  • SPF, DKIM und DMARC an einer echten ausgehenden Nachricht validiert.
  • Kopierer, Website und CRM auf den neuen SMTP-Server umgestellt.
  • Stichprobe von Benutzern erreichbar und sendefähig.
  • Warteschlange im Laufe des Tages überwacht.
  • Die Person, die befugt ist, den alten MX wieder einzutragen, ist den ganzen Tag erreichbar.

Danach

Die Migration ist nicht abgeschlossen, wenn der MX umgestellt ist. Sie ist es, wenn nur noch eine Welt E-Mails versendet, die Abweichungen bearbeitet sind und eine Wiederherstellung auf der Zielplattform getestet wurde. Die Sperrung des Versands auf der alten Plattform verhindert, dass Mitarbeitende von zwei Orten aus antworten.

  • Alte Plattform nur noch lesend, kein Versand mehr.
  • Gemeldete Abweichungen bearbeitet (fehlender Ordner, Delegierung), bei Bedarf gezielter dritter Durchlauf.
  • Serverseitige Regeln, zentrale Signaturen und Delegierungsrechte neu eingerichtet.
  • Mobilgeräte neu konfiguriert, alte Profile gelöscht, falls sie Duplikate erzeugen.
  • Schließungsdatum des Microsoft-Tenants notiert, abschließender Export bei Bedarf archiviert.
  • Aufbewahrungsregeln und Sicherungen der Zielplattform anhand einer Testwiederherstellung geprüft.
  • Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und interne Dokumentation mit dem neuen Betreiber aktualisiert.

Die Schritt-für-Schritt-Methode finden Sie unter Migration ohne Unterbrechung. Die allgemeine Reihenfolge der Arbeiten und was sich nicht übertragen lässt, stehen unter Migration von Microsoft 365 zu einer europäischen Lösung.

Häufige Fragen

Wer sollte diese Checkliste führen?

Eine interne Ansprechperson, mit einer verantwortlichen Person und einem Datum für jede Zeile. Der Dienstleister kann einen großen Teil davon ausführen, aber die Freigabe der Stichprobe, der Ausschlüsse und des Abschlusskriteriums liegt beim Unternehmen.

Kann man die Stichprobe überspringen, wenn das Kopierwerkzeug zuverlässig ist?

Nein. Das Werkzeug kopiert, es prüft nicht, ob das freigegebene Postfach der Geschäftsleitung oder die Serientermine korrekt angekommen sind. Die Stichprobe ist der Moment, in dem man die Methode mit dem geringsten Aufwand korrigiert.

Wie lange sollte man Microsoft 365 nach der Umstellung behalten?

So lange, bis geprüft ist, dass kein Datenfluss es noch nutzt und die Abweichungen bearbeitet sind, im reinen Lesemodus. Legen Sie das Schließungsdatum im Voraus fest und notieren Sie es, um nicht ohne Grund zwei Plattformen zu bezahlen.

Gilt diese Liste auch für Google Workspace?

Im Wesentlichen ja: Bestandsaufnahme, DNS, Kopierdurchläufe, sendende Anwendungen, Zurücksetzen. Die Google-spezifischen Punkte (Labels, Eigentümer von Drive-Dateien, Gruppen) sind unter Migration von Google Workspace beschrieben.

Klytic

Für eine E-Mail-Migration zu Klytic: kostenlose Beratung, keine verlorene E-Mail, Durchführung durch Klytic auf Angebotsbasis. Abonnement und Migration sind zwei Rechnungen; die Preise der Abonnements stehen auf der Seite Preise.

Diese Seite beschreibt eine Kontrollliste. Sie ersetzt weder die Bestandsaufnahme Ihres Tenants noch den mit Ihrem Dienstleister schriftlich festgelegten Umstellungsplan.

Quellen

Abgerufen im Oktober 2026.

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