Was Sie erhalten
Jeder Mitarbeiter sieht drei Dinge: seinen persönlichen Bereich, die für seine Gruppen geöffneten Teamordner und die Elemente, die ein Kollege mit ihm geteilt hat. Sonst nichts. Die Rechte werden pro Benutzer, pro Gruppe und pro Ordner geregelt, in einer Instanz, die Ihrem Unternehmen vorbehalten ist.
Die richtige Einstellung passt in einen Satz: ein Teamordner pro stabilem Bereich (Abteilung, Standort, Gesellschaft), eine Gruppe pro Personenkreis und individuelle Freigaben nur für Einzelfälle.
Zwei Ebenen: das Konto und der Ordner
Das Konto entscheidet, wer hineinkommt. Es wird von einem Administrator Ihrer Instanz angelegt, deaktiviert oder gelöscht. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung steht zur Verfügung, um die Anmeldung abzusichern.
Der Ordner entscheidet, was die Person nach dem Eintritt tun darf. Drei Stufen genügen in den meisten Fällen:
| Recht | Was es erlaubt | Beispiel |
|---|
| Lesen | Öffnen und einsehen | Qualitätsverfahren für das gesamte Personal |
| Ändern | Dateien anlegen, ändern, löschen | Arbeitsordner des Vertriebs |
| Weiterteilen | Seinerseits anderen Personen Zugriff geben | Projektleiter, der Kollegen einbindet |
Das Recht zum Weiterteilen ist das heikelste: Durch es verlässt ein Dokument den vorgesehenen Bereich. Vergeben Sie es nur an diejenigen, die es brauchen.
In Gruppen denken, nicht in Namen
Sobald das Team mehr als einige Personen umfasst, vergeben Sie Rechte an Gruppen: „Buchhaltung“, „Werkstatt Lyon“, „Geschäftsführung“. Eine Gruppe wird mit einem Handgriff gepflegt:
- ein Neuzugang: Die Person wird der Gruppe hinzugefügt und sieht sofort die Ordner ihrer Abteilung;
- ein Stellenwechsel: Sie wechselt die Gruppe, ihre Zugriffe folgen;
- ein Ausscheiden aus dem Team: Sie verlässt die Gruppe, der Zugriff verschwindet, ohne die Ordner anzutasten.
Name für Name vergebene Rechte weichen am Ende immer von der tatsächlichen Organisation ab. Niemand weiß mehr, warum ein ehemaliger Praktikant noch den Angebotsordner sieht.
Der Teamordner: eine Abteilung, ein Standort, eine Gesellschaft
Ein Teamordner gehört der Organisation, nicht einer Person. Ein Administrator legt ihn an, verknüpft ihn mit einer oder mehreren Gruppen und legt für jede die Rechtestufe fest. Die dort abgelegten Dateien bleiben an ihrem Platz, wenn ihr Verfasser die Stelle wechselt oder das Unternehmen verlässt.
Für sensibleren Inhalt innerhalb einer Abteilung, etwa die Gehaltsabrechnung innerhalb der Personalabteilung, ist ein eigener Teamordner für eine kleinere Gruppe am einfachsten. Feinere Rechte auf einen Unterordner lassen sich ebenfalls vergeben, wenn diese Einstellung auf Ihrer Instanz aktiviert ist: Fragen Sie beim Klytic-Support danach.
Gesellschaft oder Tochtergesellschaft: In ein und derselben Instanz ist der Hebel derselbe, eine Gruppe und Teamordner pro Gesellschaft. Müssen die Gesellschaften so weit isoliert sein, dass kein gemeinsamer Administrator die andere sieht, ist das eine andere Architektur, beschrieben in Mehrere Gesellschaften in Klytic Docs. Dort wird auch der Fall einer Person behandelt, die für zwei Tochtergesellschaften arbeitet.
Wer was administriert
- Der Administrator Ihrer Instanz, eine Person aus Ihrer Organisation: Er legt Konten und Gruppen an, öffnet die Teamordner und legt die Freigaberegeln für alle fest.
- Ein Gruppenadministrator, wenn Sie delegieren: Er verwaltet die Konten seiner Gruppe (Anlage, Passwort, Kontingent), ohne Zugriff auf die allgemeinen Einstellungen. Nützlich für einen Standort oder eine Tochtergesellschaft, die ihre Neuzugänge selbst verwaltet.
- Jeder Benutzer: Er teilt seine eigenen Dateien, in den vom Administrator gesetzten Grenzen.
- Der Klytic-Support: Er hilft Ihnen beim Aufbau dieser Organisation, übernimmt Wartung und Wiederherstellungen, je nach Ursache inklusive oder kostenpflichtig (siehe Eine Version eines Dokuments wiederfinden). Die Klytic-Techniker greifen nur für die Erfordernisse des Dienstes ein, nachvollziehbar protokolliert. Sie entscheiden nicht an Ihrer Stelle, wer was sieht.
Prüfen, wer Zugriff auf eine Datei hat
Der Detailbereich einer Datei oder eines Ordners zeigt, mit wem sie geteilt ist. Er zeigt auch die Personen, die Zugriff haben, weil ein übergeordneter Ordner mit ihnen geteilt wurde. Diese Information sehen der Eigentümer und die Personen mit dem Recht zum Weiterteilen. Das ist die erste Prüfung, bevor Sie ein sensibles Dokument in einem bestehenden Ordner ablegen.
Zugriffe überprüfen: das Protokoll
Klytic Docs führt ein Protokoll der Zugriffe und der Aktivität in den Ordnern: Anlagen, Änderungen, Löschungen, Freigaben. Damit lassen sich Fragen beantworten wie „Wer hat diesen Ordner geteilt?“ oder „Wer hat diese Datei gelöscht, und wann?“. Die Zugriffs- und Administrationsprotokolle können auch in Ihre eigenen Überwachungswerkzeuge exportiert werden.
Wenn Sie eine feinere Spur brauchen, etwa das bloße Ansehen einer bestimmten Datei, klären Sie mit dem Klytic-Support, was Ihre Instanz aufzeichnet, bevor Sie daraus eine interne Regel machen.
Beispiel: ein KMU mit 40 Personen
| Teamordner | Gruppe mit Änderungsrecht | Gruppe mit Leserecht |
|---|
| Vertrieb | Vertriebsmitarbeiter | Geschäftsführung |
| Buchhaltung | Buchhaltung | Geschäftsführung |
| Personal | Personal | keine |
| Verfahren | Qualität | Gesamtes Personal |
Das Weiterteilen wird nur den Abteilungsleitern gewährt. Ein neuer Vertriebsmitarbeiter wird der Gruppe „Vertriebsmitarbeiter“ hinzugefügt: Mehr ist nicht zu tun.
Häufige Fragen
Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen: Was geschieht mit seinen Zugriffen?
Entfernen Sie ihn aus seinen Gruppen, holen Sie seine persönlichen Dateien zurück und deaktivieren Sie dann sein Konto. Das Vorgehen steht in Dokumente beim Ausscheiden eines Mitarbeiters oder eines Teams.
Kann ich eine Gruppe daran hindern, nach außen zu teilen?
Ja, der Administrator kann bestimmte Gruppen vom Erstellen von Freigaben ausschließen. Siehe Freigabelinks, Partner und Uploads.
Brauchen zwei Tochtergesellschaften zwei Instanzen?
Nur wenn kein gemeinsamer Administrator die andere Gesellschaft sehen darf. Die beiden Modelle werden in Mehrere Gesellschaften in Klytic Docs verglichen.
Eine Datei wurde versehentlich gelöscht: Wer kann sie zurückholen?
Der Benutzer, aus dem Papierkorb, kostenlos. Reicht der Papierkorb nicht mehr aus, stellt der Klytic-Support aus den Sicherungen der letzten 30 Tage wieder her. Ein versehentliches Löschen ist eine Fehlbedienung: Diese Wiederherstellung wird über ein kostenpflichtiges Support-Ticket bearbeitet. Siehe Eine Version eines Dokuments wiederfinden.
