Was „gemeinsam arbeiten“ bedeutet
Der Ausdruck umfasst vier Nutzungsarten. Nicht alle erfordern dasselbe Werkzeug.
- Gleichzeitige Bearbeitung: Mehrere Personen ändern dieselbe Datei zur selben Zeit, jede sieht die Änderungen der anderen.
- Kommentare und Nachverfolgung: Man kommentiert, antwortet und sieht, wer was geändert hat.
- Der gemeinsame Ordner: ein einziger Ort mit Berechtigungen, an dem die Datei während des gesamten Projekts liegt.
- Die Besprechung rund um die Datei: eine Videokonferenz, in der man das Dokument öffnet und bearbeitet.
Einen Anhang zu verschicken ist keine gemeinsame Arbeit. Jeder Empfänger erhält eine Kopie. Die Korrekturen kommen in vier Nachrichten zurück, und jemand führt sie von Hand zusammen. Gemeinsame Arbeit beginnt, wenn es nur noch eine Datei an einem einzigen Ort gibt.
Wie die beiden großen Suiten das organisieren
Es lohnt sich zu lesen, was die Anbieter selbst sagen. Ihre Bedingungen zeigen, dass die gemeinsame Bearbeitung immer vom Speicherort und vom Format abhängt.
Microsoft gibt an, dass die gemeinsame Dokumenterstellung für Dokumente verfügbar ist, die in OneDrive oder SharePoint gespeichert sind, in den Formaten .docx, .xlsx und .pptx. Für Dokumente, die durch Information Rights Management geschützt sind, ist sie nicht verfügbar.
Google empfiehlt für die gemeinsame Arbeit in Echtzeit, die Datei direkt in Docs, Sheets oder Slides zu öffnen. Office-Dateien können im Kompatibilitätsmodus bearbeitet oder konvertiert werden. Google weist darauf hin, dass Makros nicht unterstützt werden, und schlägt vor, sie mit Apps Script neu zu schreiben; in Word- oder PowerPoint-Dateien eingebettete Diagramme und Videos werden in Bilder umgewandelt.
Mit anderen Worten: Selbst zwischen den beiden großen Suiten behält eine Datei beim Wechsel des Editors nicht alles. Diese Feststellung gilt auch für eine europäische Lösung.
Was außerhalb der beiden Suiten funktioniert
Ein Dokumenteditor im Browser, gekoppelt an einen Dateispeicher, deckt das Wesentliche der täglichen Arbeit ab:
- Texte, Tabellen und Präsentationen, die von mehreren Personen geöffnet und bearbeitet werden, ohne Software zu installieren;
- gängige Büroformate, einschließlich der offenen OpenDocument-Formate;
- Kommentare, Versionsverlauf, Nachverfolgung der Aktivität im Ordner;
- gemeinsamer Ordner mit Berechtigungen pro Person und pro Gruppe;
- ein Link anstelle eines Anhangs, auch an einen externen Partner.
Für ein Protokoll, eine Nachverfolgungstabelle, ein Angebot oder eine interne Verfahrensanweisung ist der Unterschied in der Nutzung gering. Die Teams verlieren vor allem Gewohnheiten bei den Menüs, die sie nach wenigen Tagen wiederfinden.
Was an eine Suite gebunden bleibt
Die Grenzen sind bekannt. Es ist besser, sie vor der Entscheidung zu benennen.
- Makros und Skripte. Eine Arbeitsmappe mit Makros lässt sich anderswo öffnen, wird dort aber nicht unbedingt ausgeführt. Ein für eine Suite geschriebenes Skript muss neu geschrieben werden.
- Add-ins. Ein Modul, das einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation hinzugefügt wurde, existiert in einem anderen Editor nicht.
- Sehr originalgetreues Layout. Juristische Vorlagen, technische Dokumentationen, Dokumente mit verschachtelten Formatvorlagen: Schon eine abweichende Seitenaufteilung kann ein Problem sein.
- Fortgeschrittene Gewohnheiten in der Tabellenkalkulation. Finanzmodelle, neuere anbieterspezifische Funktionen, Verknüpfungen zwischen Arbeitsmappen.
- Auf der Suite aufgebaute Prozesse. Dashboards, Formulare, Automatisierungen: Sie zu verlagern bedeutet, sie neu zu schreiben.
Die Ratgeber Microsoft 365 oder eine souveräne Lösung und Google Workspace oder eine souveräne Lösung beschreiben diese Grenzen im Detail und die Fälle, in denen das Bleiben die rationale Wahl ist.
Beispiel: ein Team von zehn Personen und zwei unverzichtbare Dateien
Hypothetischer Fall. Eine Agentur mit zehn Mitarbeitenden erstellt Protokolle, Zeitpläne und Angebote. Sie verlässt ihre Online-Bürosuite zugunsten eines europäischen Dokumentendienstes.
Zwei Wochen lang testet sie drei Dokumenttypen. Protokolle und Zeitpläne lassen sich problemlos übernehmen. Die Angebote funktionieren mit einem Umweg: Eine Deckblattvorlage wird einmal neu erstellt.
Zwei Dateien leisten Widerstand. Ein Kalkulationswerkzeug beruht auf Makros. Eine Vorlage für Ausschreibungsantworten verlangt ein millimetergenaues Layout. Die Agentur behält für diese beiden Dateien einen Arbeitsplatz mit der bisherigen Suite. Sie bleiben im gemeinsamen Ordner abgelegt, mit ihrem Versionsverlauf. Jeweils nur eine Person bearbeitet sie und legt sie danach wieder ab.
Das Ergebnis ist nicht „alles wie vorher“. Es ist eine tägliche Zusammenarbeit außerhalb der beiden Suiten, mit zwei benannten und beherrschten Ausnahmen.
Wie Sie vor der Entscheidung testen
- Erfassen Sie die Dateien mit Makros, die Skripte, Formulare und Add-ins. Sie sind es, die am Tag der Umstellung einen Prozess zum Stillstand bringen.
- Wählen Sie drei echte Dokumente: einen gewöhnlichen Text, eine Nachverfolgungstabelle, ein Dokument mit anspruchsvollem Layout.
- Ordnen Sie jede Aufgabe ein als „funktioniert“, „funktioniert mit Umweg“ oder „scheitert“.
- Testen Sie mit einem externen Partner, der eine andere Suite verwendet: Er erhält einen Link, bearbeitet, kommentiert.
- Legen Sie die Ausnahmen fest: Welche Datei behält ihr ursprüngliches Werkzeug, auf welchem Arbeitsplatz, unter wessen Verantwortung.
Dieser Test dauert nicht lange. Er verhindert eine Migration, die auf Grundlage einer Vorführung beschlossen und dann von drei Arbeitsmappen zunichtegemacht wird.
Häufige Fragen
Lassen sich Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien öffnen?
Ja, in der Regel, und sie lassen sich im Browser bearbeiten. Komplexe Dateien (Makros, feines Layout) müssen einzeln getestet werden.
Kann man gemeinsam mit einem Partner bearbeiten, der Microsoft 365 nutzt?
Ja, über einen Freigabelink mit Bearbeitungsrecht: Er arbeitet in Ihrem Bereich, von seinem Browser aus. Die Einstellungen sind in Freigabelinks, Partner und Downloads beschrieben.
Funktionieren die Makros weiterhin?
Nicht unbedingt. Ein Makro wird mit der Datei geöffnet, aber nicht immer ausgeführt. Planen Sie, es neu zu schreiben oder das ursprüngliche Werkzeug für diese Datei zu behalten.
Muss man gleichzeitig das E-Mail-System wechseln?
Nein. Über Dateien und E-Mail wird getrennt entschieden. Die Schritte einer vollständigen Migration finden Sie unter Migration von Microsoft 365.
Was ist der Unterschied zwischen Freigabe, Synchronisation und Dokumentenmanagement (DMS)?
Er wird in Speicherung, Synchronisation, Freigabe und DMS erklärt.
Wo Klytic steht
Mit Klytic Docs lassen sich Texte, Tabellen und Präsentationen im Browser gemeinsam öffnen und bearbeiten, ohne Anhänge. Kommentare, Versionsverlauf und die Nachverfolgung der Ordneraktivität sind enthalten. Jeder Kunde hat seine eigene Instanz, deren Administrator er auch ist; Klytic übernimmt Support, Wartung, Backup und Sicherheit.
Videokonferenzen sind in Klytic Docs enthalten, in derselben Instanz: Gäste per Link, optionales Passwort, Warteraum, Aufzeichnung, Transkription, Übersetzung und Zusammenfassungen, Webinare, Breakout-Räume, Einwahl per Telefon. Die Besprechung findet dort statt, wo das Dokument liegt.
Die gemeinsame Online-Bearbeitung und die Videokonferenzen werden für eine begrenzte Zahl von Benutzern bereitgestellt. Die Unterstützung einer großen Zahl von Benutzern, bei der Online-Bearbeitung oder bei Videokonferenzen, erfolgt nach individuellem Angebot.
Klytic Mail und Klytic Docs sind miteinander verbunden: Man hängt ein in Klytic Docs gespeichertes Dokument an eine E-Mail an oder sendet einen Link statt eines großen Anhangs, und man speichert einen empfangenen Anhang direkt in Klytic Docs. Klytic Docs kann auch ohne Klytic Mail abonniert werden. Die Übernahme von Dateien von einem Server, aus OneDrive, SharePoint, Google Drive oder Dropbox wird begleitet.
Die Grenzen: Klytic Docs ist weder Office noch Google Docs unter anderem Namen. Es ersetzt weder fortgeschrittenes Excel noch Power BI und verspricht keine Funktionsgleichheit mit Microsoft 365 oder Google Workspace. Klytic ist kein SecNumCloud-qualifiziertes Angebot. Das Hosting ist in jeder geografischen Zone möglich, die der anwendbaren Rechtsordnung entspricht, vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Dienste, insbesondere in Europa oder auf Mauritius, oder auf den Servern des Kunden.
Diese Seite beschreibt einen allgemeinen Rahmen. Das Verhalten einer bestimmten Datei lässt sich nur durch einen Test überprüfen.
Quellen
Abgerufen im Oktober 2026.
- Microsoft Support, Zusammenarbeit und gemeinsame Dokumenterstellung: Die gemeinsame Bearbeitung betrifft Dateien, die in OneDrive oder SharePoint gespeichert sind, in den Formaten .docx, .xlsx und .pptx, und ist für IRM-geschützte Dokumente nicht verfügbar. support.microsoft.com
- Google-Docs-Hilfe, Arbeiten mit Office-Dateien: Kompatibilitätsmodus oder Konvertierung, Makros nicht unterstützt (Neuschreiben mit Apps Script), eingebettete Diagramme und Videos werden in Bilder umgewandelt. support.google.com
- Klytic, Seite Klytic Docs: gemeinsame Bearbeitung im Browser, Kommentare, Link statt Anhang mit Klytic Mail, Abonnement ohne Klytic Mail, Übernahme von Dateien. klytic.com
- Klytic, Microsoft 365 oder eine souveräne Lösung: Klytic ersetzt weder fortgeschrittenes Excel noch Power BI; eine Vorlage mit Makros lässt sich anderswo öffnen, ohne dort unbedingt ausgeführt zu werden. klytic.com
