Drei Vorgänge, die Teams verwechseln
| Vorgang | Wer | Dauer | Wozu er dient | Was er nicht leistet |
|---|
| In einem Ordner ablegen | Der Benutzer | Solange der Benutzer die Nachricht behält | Organisieren, wiederfinden | Vor einer Löschung schützen |
| Ordner „Gelöschte Elemente“ | Der Benutzer | Kurz | Eine versehentlich gelöschte Nachricht zurückholen | Dauerhaft aufbewahren |
| Rechtssichere Archivierung (Option) | Mit Klytic festgelegt | Gemäß der Festlegung im Angebot | Nachrichten aufbewahren, um sie vorlegen zu können | Das Backup für die Wiederherstellung ersetzen |
Ablegen: die Organisation des Postfachs
Eine Nachricht, die in einem Ordner „Kunden 2025“ abgelegt ist, bleibt im Postfach. Sie zählt zum Speicherplatz des Postfachs, 5 GB bei Standard, 15 GB bei Pro, auf Anfrage erweiterbar. Sie kann über die Suche gefunden, verschoben und vom Benutzer gelöscht werden.
- Ordnen Sie nach Kunde, nach Vorgang oder nach Jahr, mit Ordnern und Filtern, die eingehende E-Mails automatisch einsortieren.
- Für ein Team sind ein gemeinsames Postfach oder freigegebene Ordner besser als verstreute Kopien in jedem Postfach.
- Vermeiden Sie lokale Outlook-Archive. Die Archivierungsfunktion von Outlook verschiebt die Nachrichten in eine Datei auf dem Computer: Sie verlassen den Server und damit die Klytic-Backups. Geht der Computer verloren, sind auch sie verloren.
Nähert sich ein Postfach seiner Grenze, erweitern Sie den Speicherplatz oder stellen Sie das Postfach auf Pro um, statt den Verlauf auf einen Computer zu verlagern.
Der Ordner „Gelöschte Elemente“: zurückholen, nicht aufbewahren
Eine gelöschte Nachricht durchläuft den Ordner „Gelöschte Elemente“, selbst nachdem der Papierkorb geleert wurde. Der Benutzer kann sie dort während einer begrenzten Zeit selbst wiederfinden und in einen Ordner zurückverschieben. Das ist ein Sicherheitsnetz gegen Fehlbedienungen, kein Aufbewahrungsort. Der Vorgang wird in eine Nachricht oder ein Postfach wiederherstellen beschrieben.
Die rechtssichere Archivierung: eine festzulegende Option
Die rechtssichere Archivierung wird als Option für die Tarife Standard und Pro angeboten. Sie ist kein Schalter, den jeder Benutzer aktiviert: Sie ist ein mit Klytic eingerichteter Dienst, um Nachrichten gesondert aufzubewahren, damit sie vorgelegt werden können, mit einer Beweiskraft, die von der im Angebot definierten Festlegung abhängt.
Bereiten Sie vor der Anfrage die Antworten auf diese Fragen vor:
- Der Umfang. Alle Postfächer, bestimmte Funktionen (Geschäftsführung, Buchhaltung, Einkauf) oder bestimmte gemeinsame Postfächer?
- Die Dauer. Wie lange aufbewahren, und aus welchem Grund: Pflicht, Vertrag, Prozessrisiko?
- Der Zugriff. Wer wird in den Archiven suchen und eine Nachricht daraus entnehmen können: die Geschäftsführung, die Rechtsabteilung, ein Prüfer?
- Der Bestand. Müssen die bereits in den Postfächern vorhandenen Nachrichten übernommen werden oder nur diejenigen, die nach der Einrichtung eingehen? Stellen Sie Klytic diese Frage ausdrücklich.
- Die Rückgabe. In welcher Form werden die Archive am Vertragsende zurückgegeben?
Die Feinabstimmung erfolgt mit Klytic bei der Erstellung des Angebots.
Beispiel. Ein Ingenieurbüro mit 40 Personen (hypothetischer Fall) muss bei einem Rechtsstreit über eine Baustelle den Austausch mit seinen Kunden und Subunternehmern vorlegen können. Es beantragt die rechtssichere Archivierung für die Postfächer der Projektleiter und für das gemeinsame Postfach projekte@, beschränkt die Suche in den Archiven auf die Geschäftsführung und legt die Dauer mit seinem Rechtsberater fest. Die übrigen Postfächer bleiben beim 30-Tage-Backup und beim Ordner „Gelöschte Elemente“.
Was die Archivierung nicht ersetzt
- Das Backup für die Wiederherstellung. Die stündlichen, 30 Tage aufbewahrten Klytic-Backups dienen dazu, ein Postfach oder eine Nachricht in einen früheren Zustand zu versetzen. Dafür ist die Archivierung nicht da, und umgekehrt. Siehe eine Nachricht oder ein Postfach wiederherstellen.
- Eine Aufbewahrungsrichtlinie. Zu entscheiden, wie lange was aufbewahrt wird, ist Sache einer schriftlichen Regel des Unternehmens, keine Einstellung des E-Mail-Systems. Die Methode ist dieselbe wie bei Dokumenten: Dokumente aufbewahren und archivieren.
- Zusätzlichen Speicherplatz. Die rechtssichere Archivierung ist kein Mittel, um ein volles Postfach zu leeren.
Das Ausscheiden eines Mitarbeiters
Muss das Postfach einer ausscheidenden Person aufbewahrt werden, wird die Archivierung entschieden, solange das Konto noch unter Kontrolle ist: bevor das Postfach gelöscht wird, bevor es in einen Alias umgewandelt wird, und innerhalb des 30-Tage-Fensters der Backups, falls Nachrichten gelöscht wurden. Das vollständige Verfahren finden Sie unter Postfach eines ausscheidenden Mitarbeiters.
Häufige Fragen
Ist die rechtssichere Archivierung in Klytic Mail enthalten?
Nein, sie ist eine Option, verfügbar bei Standard wie bei Pro. Einzelheiten zum Angebot finden Sie auf der Seite Klytic Mail.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Es gibt keine einheitliche Frist. Sie hängt von der Art der Nachrichten und von Ihren Pflichten ab. Siehe Dokumente aufbewahren und archivieren.
Kann ein Benutzer eine in einem Ordner abgelegte Nachricht löschen?
Ja. Ablegen ist nicht Aufbewahren. Nur die rechtssichere Archivierung schützt, je nach Festlegung, Nachrichten vor Löschungen.
Kann das 30-Tage-Backup als Archiv dienen?
Nein. Es dient dazu, zu einem früheren Stand zurückzukehren. Warum, wird in Backup, Löschung und Kontinuität erklärt.
