Ce obțineți
Fiecare colaborator vede trei lucruri: spațiul său personal, dosarele de echipă deschise grupurilor sale și elementele pe care i le-a partajat un coleg. Nimic altceva. Drepturile se stabilesc pe utilizator, pe grup și pe dosar, într-o instanță dedicată companiei dumneavoastră.
Setarea potrivită încape într-o frază: un dosar de echipă pentru fiecare perimetru stabil (departament, sediu, societate), un grup pentru fiecare categorie de personal și partajări individuale rezervate cazurilor punctuale.
Două niveluri: contul și dosarul
Contul decide cine intră. Este creat, dezactivat sau șters de un administrator al instanței dumneavoastră. Autentificarea în doi pași este disponibilă pentru a consolida conectarea.
Dosarul decide ce poate face persoana odată intrată. Trei niveluri sunt suficiente în majoritatea cazurilor:
| Drept | Ce permite | Exemplu |
|---|
| Citire | Deschidere și consultare | Procedurile de calitate pentru tot personalul |
| Modificare | Crearea, modificarea, ștergerea fișierelor | Dosarul de lucru al departamentului comercial |
| Repartajare | Acordarea, la rândul său, a accesului altor persoane | Responsabilul unui proiect care implică colegi |
Dreptul de repartajare este cel mai sensibil: el face ca un document să iasă din perimetrul prevăzut. Acordați-l doar celor care au nevoie de el.
Gândiți în grupuri, nu în nume
De îndată ce echipa depășește câteva persoane, acordați drepturile pe grupuri: „Contabilitate”, „Atelier Lyon”, „Conducere”. Un grup se întreține printr-un singur gest:
- o sosire: persoana este adăugată în grup și vede imediat dosarele departamentului său;
- o schimbare de post: își schimbă grupul, iar accesul o urmează;
- o plecare din echipă: părăsește grupul, iar accesul dispare fără a atinge dosarele.
Drepturile acordate nume cu nume ajung întotdeauna să se îndepărteze de organizarea reală. Nimeni nu mai știe de ce un fost stagiar mai vede încă dosarul ofertelor.
Dosarul de echipă: un departament, un sediu, o societate
Un dosar de echipă aparține organizației, nu unei persoane. Un administrator îl creează, îi asociază unul sau mai multe grupuri și stabilește nivelul de drept al fiecăruia. Fișierele depuse acolo rămân pe loc atunci când autorul lor își schimbă postul sau pleacă din companie.
Pentru un conținut mai sensibil în cadrul unui departament, de exemplu salarizarea în cadrul resurselor umane, cel mai simplu este un dosar de echipă distinct, deschis unui grup mai restrâns. Se pot acorda și drepturi mai fine pe un subdosar atunci când această setare este activată pe instanța dumneavoastră: solicitați-o suportului Klytic.
Societate sau filială: în aceeași instanță, pârghia este aceeași, un grup și dosare de echipă pentru fiecare societate. Dacă societățile trebuie izolate până într-acolo încât niciun administrator comun să nu o vadă pe cealaltă, este vorba de o altă arhitectură, descrisă în Mai multe societăți în Klytic Docs. Tot acolo este tratat și cazul unei persoane care lucrează pentru două filiale.
Cine administrează ce
- Administratorul instanței dumneavoastră, o persoană din organizația dumneavoastră: creează conturile și grupurile, deschide dosarele de echipă, stabilește regulile de partajare pentru toți.
- Un administrator de grup, dacă delegați: gestionează conturile grupului său (creare, parolă, cotă), fără acces la setările generale. Util pentru un sediu sau o filială care își gestionează sosirile.
- Fiecare utilizator: își partajează propriile fișiere, în limitele stabilite de administrator.
- Suportul Klytic: vă ajută să puneți în aplicare această organizare, asigură mentenanța și restaurările, incluse sau facturate în funcție de cauză (vedeți Regăsirea unei versiuni a unui document). Tehnicienii Klytic intervin doar pentru nevoile serviciului, în mod trasabil. Nu decid în locul dumneavoastră cine ce vede.
Verificați cine are acces la un fișier
Panoul de detalii al unui fișier sau al unui dosar arată cu cine este partajat. Indică și persoanele care au acces la el pentru că le-a fost partajat un dosar părinte. Această informație este vizibilă proprietarului și persoanelor care au dreptul de repartajare. Este primul control de făcut înainte de a depune un document sensibil într-un dosar existent.
Revizuirea accesului: jurnalul
Klytic Docs ține un jurnal al accesărilor și al activității dosarelor: creări, modificări, ștergeri, partajări. Acesta permite răspunsul la întrebări precum „cine a partajat acest dosar?” sau „cine a șters acest fișier și când?”. Jurnalele de acces și de administrare pot fi exportate și către propriile dumneavoastră instrumente de monitorizare.
Dacă aveți nevoie de o urmă mai fină, de exemplu simpla consultare a unui anumit fișier, verificați cu suportul Klytic ce înregistrează instanța dumneavoastră înainte de a face din aceasta o regulă internă.
Exemplu: un IMM cu 40 de angajați
| Dosar de echipă | Grup cu drept de modificare | Grup cu drept de citire |
|---|
| Comercial | Agenți de vânzări | Conducere |
| Contabilitate | Contabilitate | Conducere |
| Resurse umane | Resurse umane | niciunul |
| Proceduri | Calitate | Tot personalul |
Repartajarea este acordată doar responsabililor de departament. Un nou agent de vânzări este adăugat în grupul „Agenți de vânzări”: nu mai e nimic altceva de făcut.
Întrebări frecvente
Un angajat pleacă din companie: ce fac cu accesul său?
Retrageți-l din grupurile sale, recuperați-i fișierele personale, apoi dezactivați-i contul. Pașii de urmat se află în Documentele la plecarea unui angajat sau a unei echipe.
Pot împiedica un grup să partajeze în exterior?
Da, administratorul poate exclude anumite grupuri de la crearea de partajări. Vedeți Linkuri de partajare, parteneri și descărcări.
Două filiale trebuie să aibă două instanțe?
Doar dacă niciun administrator comun nu trebuie să vadă cealaltă societate. Cele două regimuri sunt comparate în Mai multe societăți în Klytic Docs.
Un fișier a fost șters din greșeală: cine îl poate recupera?
Utilizatorul, din coșul de gunoi, fără costuri. Dacă coșul de gunoi nu mai este suficient, suportul Klytic restaurează din copiile de rezervă din ultimele 30 de zile. O ștergere din greșeală este o manevră greșită: această restaurare face obiectul unui tichet de asistență contra cost. Vedeți Regăsirea unei versiuni a unui document.
