Ce obțineți
Niciun document de lucru pierdut, niciun acces care persistă după plecare și colegi care continuă să lucreze fără întrerupere. Ordinea pașilor contează: mai întâi recuperați, apoi închideți.
Două situații diferite
| Situație | Pasul principal | Ce păstrează persoana |
|---|
| Schimbare de echipă sau sfârșitul misiunii pe un proiect | Retragerea ei din grupul respectiv | Contul, spațiul personal, celelalte grupuri |
| Plecarea unei echipe întregi sau a unui prestator | Retragerea grupului din dosarul de echipă sau golirea grupului | Conturile, dacă sunt folosite în altă parte |
| Plecarea din companie | Recuperarea fișierelor, apoi dezactivarea și în final ștergerea contului | Nimic |
Dacă dosarele dumneavoastră de lucru sunt dosare de echipă, majoritatea plecărilor se rezolvă prin retragerea unui grup. Fișierele depuse într-un dosar de echipă aparțin organizației: rămân pe loc atunci când autorul lor pleacă. Setarea grupurilor este descrisă în Stabiliți cine vede ce documente.
Înainte de data plecării
Faceți aceste verificări cât timp persoana este încă prezentă. Ea știe ce contează în spațiul său.
- Inventarul spațiului personal. Tot ce folosește companiei trebuie mutat într-un dosar de echipă: oferte în curs, fișiere de clienți, șabloane.
- Transferul fișierelor. Din setările sale, persoana poate transfera proprietatea unui fișier sau a unui dosar unui coleg. Colegul acceptă transferul și regăsește elementele în spațiul său, cu partajările lor. Pentru un document de departament, cel mai simplu rămâne mutarea lui în dosarul de echipă.
- Dosare partajate din spațiul său. Dacă partaja un dosar personal cu colegii, transferați-l sau mutați-l înainte de închidere: altfel va dispărea odată cu contul.
- Linkuri externe. Treceți în revistă linkurile create de persoană. Eliminați-le pe cele care nu mai sunt folosite. Recreați dintr-un cont care rămâne pe cele pe care un client sau un partener le mai folosește.
- Dispozitive. Prevedeți deconectarea clientului de sincronizare de pe calculatorul și telefonul persoanei și ștergerea copiilor locale de pe echipamentele returnate.
În ziua plecării: dezactivarea contului
Un administrator al instanței dumneavoastră dezactivează contul. Efecte:
- persoana nu se mai poate conecta, nici în browser, nici de pe dispozitivele sale, care încetează să se sincronizeze;
- linkurile publice și partajările prin e-mail pe care le crease nu mai funcționează;
- în mod implicit, partajările interne pe care le făcuse rămân accesibile colegilor, care continuă să lucreze;
- fișierele sale sunt păstrate. Contul poate fi reactivat fără pierderi.
Dezactivarea este deci o etapă de așteptare sigură. Lasă timp pentru a verifica dacă nu lipsește nimic.
După plecare
Dacă au rămas fișiere în spațiul unui cont dezactivat, se poate face un transfer global către un coleg, pe server. Solicitați-l suportului Klytic, indicând contul de origine și contul care preia.
Abia apoi administratorul șterge contul. Atenție: ștergerea elimină imediat toate fișierele din spațiul personal, inclusiv cele pe care persoana le partaja. Ea poate fi anulată doar timp de câteva secunde.
Ați uitat ceva după ștergere? Copiile de rezervă Klytic permit o recuperare cerută suportului, din copiile de rezervă din ultimele 30 de zile. Pentru un cont șters prea devreme la o plecare, această recuperare este inclusă, în limita a 3 cereri pe lună. Această plasă de siguranță nu este o arhivare a dosarelor angajatului: după 30 de zile, ce nu a fost recuperat este pierdut.
Exemplu: plecarea unei agente de vânzări
O agentă de vânzări pleacă din companie la sfârșitul lunii. Cu două săptămâni înainte, responsabilul său o ajută să-și mute ofertele în curs în dosarul de echipă „Comercial”. Ea transferă succesorului un dosar personal pe care îl partaja cu doi colegi. Linkurile sale către trei clienți sunt recreate de succesor, cu o parolă nouă. În ultima zi, administratorul îi dezactivează contul. O lună mai târziu, după verificare, contul este șters.
Ce nu acoperă această pagină
- Căsuța de e-mail a persoanei se tratează separat: Căsuța de e-mail a unui angajat care pleacă.
- Durata pe care anumite documente de resurse umane sau comerciale trebuie păstrate ține de o politică de arhivare: vedeți ghidul Păstrarea documentelor importante.
- O copie deja descărcată pe un calculator personal nu poate fi recuperată de Klytic Docs. Este o chestiune de regulă internă și de gestionare a echipamentelor.
Întrebări frecvente
Trebuie șters contul imediat?
Nu. Dezactivați-l mai întâi: accesul este întrerupt și nimic nu se pierde. Ștergeți-l după ce ați verificat că nu a rămas niciun fișier util.
Cum evit această muncă la următoarea plecare?
Lucrând în dosare de echipă în loc de spații personale. Vedeți Stabiliți cine vede ce documente.
Un client folosea un link creat de angajat. Ce trebuie făcut?
Recreați linkul dintr-un cont care rămâne, cu o parolă și o dată de expirare. Vedeți Linkuri de partajare, parteneri și descărcări.
Și căsuța sa de e-mail?
Se tratează în Klytic Mail: Căsuța de e-mail a unui angajat care pleacă.
