Trei operațiuni pe care echipele le confundă
| Operațiune | Cine | Durată | La ce folosește | Ce nu face |
|---|
| Clasarea într-un dosar | Utilizatorul | Atâta timp cât utilizatorul păstrează mesajul | Organizare, regăsire | Protecția împotriva unei ștergeri |
| Dosarul elementelor șterse | Utilizatorul | Scurtă | Recuperarea unui mesaj șters din greșeală | Păstrarea pe termen lung |
| Arhivarea legală (opțiune) | Stabilită împreună cu Klytic | Conform cadrului stabilit în oferta de preț | Păstrarea mesajelor pentru a le putea prezenta | Înlocuirea backupului de restaurare |
Clasarea: organizarea căsuței de e-mail
Un mesaj clasat într-un dosar „Clienți 2025” rămâne în căsuța de e-mail. El ocupă spațiu de stocare al căsuței, 5 GB în Standard, 15 GB în Pro, extensibil la cerere. Poate fi regăsit prin căutare, mutat și șters de utilizator.
- Clasați pe client, pe proiect sau pe an, cu dosare și filtre care clasează automat mesajele primite.
- Pentru o echipă, preferați o căsuță sau dosare partajate în locul copiilor răspândite în fiecare căsuță.
- Evitați arhivele locale din Outlook. Funcția de arhivare din Outlook mută mesajele într-un fișier de pe computer: ele părăsesc serverul și, prin urmare, backupurile Klytic. Dacă dispozitivul este pierdut, se pierd și ele.
Dacă o căsuță se apropie de limită, măriți spațiul sau treceți căsuța la Pro, în loc să mutați istoricul pe un calculator.
Dosarul elementelor șterse: recuperare, nu păstrare
Un mesaj șters, chiar și după golirea coșului de gunoi, trece prin dosarul elementelor șterse. Utilizatorul îl poate regăsi singur acolo pentru o perioadă limitată și îl poate muta înapoi într-un dosar. Este o plasă de siguranță împotriva unei manevre greșite, nu un loc de păstrare. Operațiunea este descrisă în restaurarea unui mesaj sau a unei căsuțe de e-mail.
Arhivarea legală: o opțiune care trebuie stabilită
Arhivarea legală este oferită opțional, pentru pachetele Standard și Pro. Nu este un buton pe care fiecare utilizator îl activează: este un serviciu implementat împreună cu Klytic, pentru a păstra mesajele separat, în vederea prezentării lor, cu o valoare probatorie care depinde de cadrul definit în oferta de preț.
Înainte de a o solicita, pregătiți răspunsurile la aceste întrebări:
- Perimetrul. Toate căsuțele, anumite funcții (conducere, contabilitate, achiziții) sau anumite căsuțe partajate?
- Durata. Cât timp trebuie păstrate mesajele și din ce motiv: obligație, contract, risc de litigiu?
- Accesul. Cine va putea căuta în arhive și extrage un mesaj: conducerea, departamentul juridic, un auditor?
- Istoricul. Trebuie preluate mesajele deja existente în căsuțe sau doar cele care vor sosi după implementare? Adresați această întrebare explicit Klytic.
- Ieșirea. În ce formă sunt restituite arhivele la încheierea contractului?
Configurarea detaliată se face împreună cu Klytic, în momentul ofertei de preț.
Exemplu. Un birou de proiectare cu 40 de angajați (caz ipotetic) trebuie să poată prezenta, în caz de litigiu privind un șantier, schimburile cu clienții și subcontractanții săi. Solicită arhivarea legală pentru căsuțele șefilor de proiect și pentru căsuța partajată proiecte@, rezervă căutarea în arhive conducerii și stabilește durata împreună cu consilierul său juridic. Celelalte căsuțe rămân acoperite de backupul de 30 de zile și de dosarul elementelor șterse.
Ce nu înlocuiește arhivarea
- Backupul de restaurare. Backupurile Klytic, orare și păstrate 30 de zile, servesc la readucerea unei căsuțe sau a unui mesaj la o stare anterioară. Arhivarea nu servește la acest lucru și nici invers. Vedeți restaurarea unui mesaj sau a unei căsuțe de e-mail.
- O politică privind duratele. Decizia privind cât timp se păstrează fiecare lucru ține de o regulă scrisă a companiei, nu de o setare a serviciului de e-mail. Metoda este aceeași ca pentru documente: păstrarea și arhivarea documentelor.
- Un spațiu de stocare suplimentar. Arhivarea legală nu este o modalitate de a goli o căsuță plină.
Plecarea unui angajat
Dacă căsuța unei persoane care pleacă trebuie păstrată, arhivarea se decide cât timp contul este încă sub control: înainte de ștergerea căsuței, înainte de transformarea ei într-un alias și în intervalul celor 30 de zile de backup, dacă au fost șterse mesaje. Procedura completă este descrisă în căsuța de e-mail a unui angajat care pleacă.
Întrebări frecvente
Arhivarea legală este inclusă în Klytic Mail?
Nu, este o opțiune, disponibilă atât în Standard, cât și în Pro. Detaliile ofertei se află pe pagina Klytic Mail.
Cât timp trebuie păstrate e-mailurile?
Nu există o durată unică. Ea depinde de natura mesajelor și de obligațiile dumneavoastră. Vedeți păstrarea și arhivarea documentelor.
Poate un utilizator să șteargă un mesaj clasat într-un dosar?
Da. A clasa nu înseamnă a păstra. Doar arhivarea legală, în funcție de cadrul său, pune mesajele la adăpost de ștergeri.
Poate backupul de 30 de zile să servească drept arhivă?
Nu. El servește la revenirea la o stare anterioară. Motivul este explicat în backup, ștergere și continuitate.
