Ce obțineți
- Agenți de vânzări care lucrează pe fișele lor fără a putea descărca baza de clienți sau de contacte.
- Un export rezervat persoanelor pe care le desemnați și limitat la propriul lor perimetru de clienți.
- O urmă a creărilor, modificărilor și ștergerilor, cu autorul și data.
- În caz de incident, o restaurare cerută suportului din copiile de rezervă Klytic din ultimele 30 de zile, inclusă sau facturată în funcție de cauză.
- Klytic CRM nu are coș de gunoi în mod implicit. Opțional, extensia „coș de gunoi” vă permite să recuperați singuri o fișă ștearsă. Ea contribuie totodată la susținerea proiectului open source pe care se bazează Klytic CRM.
Gestul principal: separarea citirii de export
Administratorul contului dumneavoastră, sau suportul Klytic la cererea dumneavoastră, setează drepturile fiecărui grup. Atât pentru fișele de clienți, cât și pentru contacte, dreptul de a exporta este distinct de drepturile de a consulta, de a crea și de a modifica.
- Retrageți dreptul de export grupului agenților de vânzări.
- Verificați că niciun agent de vânzări nu îl primește printr-un alt grup: o persoană cumulează drepturile tuturor grupurilor sale.
- Retrageți-l prestatorilor, fără excepție.
- Acordați-l nominal unei sau două persoane, de exemplu direcției comerciale și administrării vânzărilor.
Exportul urmează perimetrul persoanei. Un agent de vânzări care își vede doar clienții și căruia i-ați lăsa dreptul de export și-ar exporta doar clienții. Întreaga bază poate fi exportată doar de o persoană care are atât acces extins la toți clienții, cât și dreptul de export. Această combinație trebuie rezervată. Setarea perimetrelor este descrisă în Cine vede ce clienți în Klytic CRM.
Ce nu este un export al bazei
Retragerea dreptului de export nu blochează activitatea curentă:
- generarea PDF-ului unei oferte, al unei comenzi sau al unei facturi, cu identitatea vizuală a societății dumneavoastră, și trimiterea lui către client;
- trimiterea unei facturi electronice către platforma autorizată;
- consultarea unui tablou de bord comercial.
Aceste ieșiri privesc un document sau un client. Exportul despre care este vorba aici produce un fișier care conține toată baza de clienți sau de contacte ori o parte din ea. El permite luarea unui portofoliu.
Drepturile împiedică descărcarea în masă. Ele nu împiedică o persoană autorizată să copieze ce vede pe ecran. Cea mai bună protecție rămâne un perimetru de consultare limitat la clienții de care persoana are nevoie.
Ce înregistrează jurnalul
Klytic CRM poate înregistra automat evenimente în istoricul fișei respective, cu autorul și data:
- crearea, modificarea și ștergerea unei fișe de client sau a unui contact;
- validarea, modificarea și ștergerea unei oferte, a unei comenzi sau a unei facturi.
Separat, un jurnal de securitate poate înregistra conectările, conectările eșuate, crearea, modificarea și dezactivarea conturilor și a grupurilor.
Ce nu spune jurnalul:
- Nu înregistrează consultările. Nu veți vedea cine a deschis o fișă fără să o modifice.
- Semnalează o modificare, fără să redea neapărat valoarea anterioară. Pentru a regăsi un conținut pierdut este nevoie de o restaurare.
Evenimentele înregistrate se aleg în configurația serviciului. Cereți suportului să verifice care sunt active pe contul dumneavoastră înainte să aveți nevoie de ele. Prevenirea exportului se face prin drepturi, în amonte, nu prin jurnal.
Plecarea unui agent de vânzări
Pregătiți plecarea înainte de predarea echipamentelor, nu după.
- Opriți exportul de îndată ce plecarea este anunțată, dacă îl avea, și retrageți accesul extins.
- Realocați fișele pe care era agentul de vânzări desemnat unui coleg, astfel încât niciun client să nu rămână fără interlocutor.
- Închideți contul în ultima zi. Ofertele, comenzile și facturile sale rămân în bază, cu numele său ca autor.
- Recitiți istoricul recent al fișelor sale: ștergeri sau modificări neobișnuite în ultimele săptămâni.
Dacă un număr mare de fișe a fost modificat sau șters, cereți o restaurare suportului. Dacă ștergerea este voluntară, la plecarea unui agent de vânzări, această restaurare este inclusă, în limita a 3 cereri pe lună. O ștergere accidentală face obiectul unui tichet de asistență contra cost. Cu extensia „coș de gunoi”, opțională, fișele șterse se pot recupera și direct. Klytic CRM este salvat în fiecare oră, iar copiile de rezervă se păstrează 30 de zile. Indicați data aproximativă a incidentului. Nu este un control în timp real: backupul repară, nu previne. Vedeți Securitate și backup.
Baza dumneavoastră rămâne exportabilă
Restrângerea exportului în cadrul echipei nu schimbă nimic din drepturile companiei. Baza vă aparține: persoanele pe care le autorizați o pot exporta, iar la sfârșitul contractului datele dumneavoastră rămân recuperabile în formate standard, cu asistență. Întrebarea acestei pagini este doar: cine, în echipă, are acest drept.
Pentru cadrul general, citiți Cui aparțin datele dintr-un CRM.
Întrebări frecvente
Pot afla cine a consultat o fișă?
Nu, jurnalul înregistrează creările, modificările și ștergerile, nu consultările. Limitați mai bine perimetrul fiecăruia: Cine vede ce clienți.
Un agent de vânzări fără drept de export mai poate trimite o ofertă în PDF?
Da, trimiterea unui document către un client nu este un export al bazei.
Ieri au fost șterse fișe. Ce trebuie făcut?
Dacă ați subscris extensia „coș de gunoi”, opțională, recuperați-le mai întâi din coșul de gunoi. Altfel, cereți o restaurare suportului, cu data aproximativă. Ea este inclusă în caz de funcționare defectuoasă a serviciului și, pentru o ștergere voluntară de către un angajat, de exemplu la plecarea unui agent de vânzări, în limita a 3 cereri pe lună. O ștergere accidentală sau o manevră greșită face obiectul unui tichet de asistență contra cost. Vedeți Securitate și backup.
De ce să protejăm CRM-ul la fel ca evidența contabilă?
Vedeți Cui aparțin datele dintr-un CRM.
