O que obtém
- Comerciais que trabalham nas suas fichas sem poderem descarregar o ficheiro de clientes ou de contactos.
- Uma exportação reservada às pessoas que designar e limitada ao seu próprio âmbito de clientes.
- Um registo das criações, alterações e eliminações, com o autor e a data.
- Em caso de incidente, um restauro pedido ao suporte a partir das cópias de segurança Klytic dos últimos 30 dias, incluído ou faturado consoante a causa.
- O Klytic CRM não tem reciclagem por predefinição. Como opção, a extensão «reciclagem» permite-lhe recuperar por si próprio uma ficha eliminada. Contribui também para apoiar o projeto open source em que o Klytic CRM assenta.
O gesto principal: separar leitura e exportação
O administrador da sua conta, ou o suporte Klytic a seu pedido, define as permissões de cada grupo. Tanto para as fichas de clientes como para os contactos, a permissão de exportar é distinta das permissões de consultar, criar e modificar.
- Retire a permissão de exportação ao grupo dos comerciais.
- Verifique que nenhum comercial a recebe através de outro grupo: uma pessoa acumula as permissões de todos os seus grupos.
- Retire-a aos prestadores de serviços, sem exceção.
- Conceda-a nominalmente a uma ou duas pessoas, por exemplo a direção comercial e a administração de vendas.
A exportação acompanha o âmbito da pessoa. Um comercial que só vê os seus clientes, e a quem deixasse a permissão de exportação, só exportaria os seus clientes. O ficheiro completo só pode ser exportado por uma pessoa que tenha simultaneamente o acesso alargado a todos os clientes e a permissão de exportação. É esta combinação que deve ser reservada. A configuração dos âmbitos está descrita em Quem vê que clientes no Klytic CRM.
O que não é uma exportação do ficheiro
Retirar a permissão de exportação não bloqueia o trabalho corrente:
- gerar o PDF de um orçamento, de uma encomenda ou de uma fatura, com a imagem da sua empresa, e enviá-lo ao cliente;
- enviar uma fatura eletrónica para a plataforma acreditada;
- consultar um painel comercial.
Estas saídas dizem respeito a um documento ou a um cliente. A exportação de que aqui se trata produz um ficheiro que contém toda ou parte da base de clientes ou de contactos. É ela que permite levar uma carteira.
As permissões impedem a descarga em massa. Não impedem uma pessoa autorizada de copiar o que vê no ecrã. A melhor barreira continua a ser um âmbito de consulta limitado aos clientes de que a pessoa precisa.
O que o registo guarda
O Klytic CRM pode registar automaticamente eventos no histórico da ficha em causa, com o autor e a data:
- criação, alteração e eliminação de uma ficha de cliente ou de um contacto;
- validação, alteração e eliminação de um orçamento, de uma encomenda ou de uma fatura.
Separadamente, um registo de segurança pode guardar as ligações, as falhas de ligação e a criação, alteração e desativação das contas e dos grupos.
O que o registo não diz:
- Não regista as consultas. Não verá quem abriu uma ficha sem a modificar.
- Assinala uma alteração, sem necessariamente restituir o valor anterior. Para recuperar um conteúdo perdido, é necessário um restauro.
Os eventos registados escolhem-se na configuração do serviço. Peça ao suporte que verifique quais estão ativos na sua conta antes de precisar deles. A prevenção da exportação faz-se pelas permissões, a montante, não pelo registo.
Saída de um comercial
Prepare a saída antes da devolução do equipamento, não depois.
- Corte a exportação logo que a saída seja anunciada, se a tinha, e retire o acesso alargado.
- Reatribua as fichas de que era o comercial designado a um colega, para que nenhum cliente fique sem interlocutor.
- Encerre a conta no último dia. Os seus orçamentos, encomendas e faturas permanecem na base, com o seu nome como autor.
- Reveja o histórico recente das suas fichas: eliminações ou alterações invulgares nas últimas semanas.
Se uma grande quantidade de fichas foi modificada ou eliminada, peça um restauro ao suporte. Se a eliminação for voluntária, na saída de um comercial, este restauro está incluído, no limite de 3 pedidos por mês. Uma eliminação acidental é objeto de um pedido de assistência pago. Com a extensão «reciclagem», opcional, as fichas eliminadas também se recuperam diretamente. O Klytic CRM é copiado a cada hora e as cópias de segurança são conservadas 30 dias. Indique a data aproximada do incidente. Não é um controlo em tempo real: a cópia de segurança repara, não impede. Ver Segurança e cópias de segurança.
O seu ficheiro continua exportável
Restringir a exportação dentro da equipa não altera em nada os direitos da sua empresa. O ficheiro pertence-lhe: as pessoas que habilitar podem exportá-lo e, no fim do contrato, os seus dados continuam recuperáveis em formatos normalizados, com acompanhamento. A questão desta página é apenas: quem, na equipa, tem essa permissão.
Para o enquadramento geral, leia A quem pertencem os dados de um CRM.
Perguntas frequentes
Posso saber quem consultou uma ficha?
Não, o registo guarda as criações, alterações e eliminações, não as consultas. Limite antes o âmbito de cada um: Quem vê que clientes.
Um comercial sem permissão de exportação pode ainda enviar um orçamento em PDF?
Sim, o envio de um documento a um cliente não é uma exportação da base.
Foram eliminadas fichas ontem. O que fazer?
Se subscreveu a extensão «reciclagem», opcional, recupere-as primeiro a partir da reciclagem. Caso contrário, peça um restauro ao suporte, com a data aproximada. Está incluído em caso de mau funcionamento do serviço e, para uma eliminação voluntária por um colaborador, na saída de um comercial por exemplo, no limite de 3 pedidos por mês. Uma eliminação acidental ou um erro de manipulação é objeto de um pedido de assistência pago. Ver Segurança e cópias de segurança.
Porquê proteger o CRM como a contabilidade?
Ver A quem pertencem os dados de um CRM.
