Det får I
- Sælgere, der arbejder på deres kort uden at kunne downloade kunde- eller kontaktkartoteket.
- Eksport forbeholdt de personer, I udpeger, og begrænset til deres eget kundeomfang.
- Et spor af oprettelser, ændringer og sletninger med forfatter og dato.
- Ved en hændelse en gendannelse, som I anmoder supporten om, ud fra Klytics sikkerhedskopier fra de seneste 30 dage, inkluderet eller faktureret afhængigt af årsagen.
- Klytic CRM har ikke en papirkurv som standard. Som tilvalg giver udvidelsen »papirkurv« jer mulighed for selv at gendanne et slettet kort. Den er også med til at støtte det open source-projekt, som Klytic CRM bygger på.
Det vigtigste greb: adskil læsning og eksport
Administratoren af jeres konto, eller Klytic-supporten efter anmodning, indstiller rettighederne for hver gruppe. For både kundekort og kontakter er retten til at eksportere adskilt fra retten til at se, oprette og redigere.
- Fjern eksportrettigheden fra gruppen af sælgere.
- Kontrollér, at ingen sælger får den via en anden gruppe: en person får rettighederne fra alle sine grupper.
- Fjern den fra eksterne konsulenter, uden undtagelse.
- Tildel den ved navn til en eller to personer, for eksempel salgsledelsen og salgsadministrationen.
Eksporten følger personens omfang. En sælger, der kun ser sine egne kunder, og som I lod beholde eksportrettigheden, ville kun kunne eksportere sine egne kunder. Hele kartoteket kan kun eksporteres af en person, der både har udvidet adgang til alle kunder og eksportrettighed. Det er denne kombination, der skal forbeholdes få. Indstilling af omfang er beskrevet i Hvem ser hvilke kunder i Klytic CRM.
Hvad der ikke er en eksport af kartoteket
At fjerne eksportrettigheden blokerer ikke det daglige arbejde:
- at generere en PDF af et tilbud, en ordre eller en faktura i jeres virksomheds design og sende den til kunden;
- at sende en elektronisk faktura til den godkendte platform;
- at se et salgsdashboard.
Disse udtræk vedrører ét dokument eller én kunde. Den eksport, der er tale om her, producerer en fil med hele eller dele af kunde- eller kontaktdatabasen. Det er den, der gør det muligt at tage en kundeportefølje med sig.
Rettighederne forhindrer masseudtræk. De forhindrer ikke en autoriseret person i at kopiere det, vedkommende ser på skærmen. Det bedste værn er stadig et visningsomfang, der er begrænset til de kunder, personen har brug for.
Hvad loggen registrerer
Klytic CRM kan automatisk registrere hændelser i historikken for det pågældende kort med forfatter og dato:
- oprettelse, ændring og sletning af et kundekort eller en kontakt;
- godkendelse, ændring og sletning af et tilbud, en ordre eller en faktura.
Separat kan en sikkerhedslog registrere logins, mislykkede logins samt oprettelse, ændring og deaktivering af konti og grupper.
Hvad loggen ikke fortæller:
- Den registrerer ikke visninger. I kan ikke se, hvem der har åbnet et kort uden at ændre det.
- Den angiver en ændring uden nødvendigvis at gengive den gamle værdi. For at genfinde mistet indhold kræves en gendannelse.
De registrerede hændelser vælges i tjenestens konfiguration. Bed supporten om at kontrollere, hvilke der er aktive på jeres konto, før I får brug for dem. Eksport forebygges med rettighederne, på forhånd, ikke med loggen.
En sælgers fratrædelse
Forbered fratrædelsen, før udstyret afleveres, ikke bagefter.
- Luk for eksporten, så snart fratrædelsen er meddelt, hvis sælgeren havde den, og fjern den udvidede adgang.
- Tildel de kort, hvor sælgeren var udpeget, til en kollega, så ingen kunde står uden kontaktperson.
- Luk kontoen på den sidste arbejdsdag. Sælgerens tilbud, ordrer og fakturaer bliver i databasen med sælgerens navn som forfatter.
- Gennemgå den seneste historik på sælgerens kort: usædvanlige sletninger eller ændringer i de sidste uger.
Er et stort antal kort blevet ændret eller slettet, så bed supporten om en gendannelse. Er sletningen bevidst, ved en sælgers fratrædelse, er gendannelsen inkluderet, dog højst 3 anmodninger om måneden. En utilsigtet sletning håndteres som en betalt supportsag. Med tilvalget »papirkurv« kan slettede kort også gendannes direkte. Klytic CRM sikkerhedskopieres hver time, og sikkerhedskopierne opbevares i 30 dage. Angiv den omtrentlige dato for hændelsen. Det er ikke en kontrol i realtid: sikkerhedskopien reparerer, den forhindrer ikke. Se Sikkerhed og backup.
Jeres kartotek kan fortsat eksporteres
At begrænse eksport i teamet ændrer intet ved jeres rettigheder som virksomhed. Kartoteket tilhører jer: de personer, I giver adgang, kan eksportere det, og ved kontraktens ophør kan jeres data hentes i standardformater med assistance. Spørgsmålet på denne side er kun: hvem i teamet har denne rettighed.
Læs Hvem ejer data i et CRM for den overordnede ramme.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg se, hvem der har åbnet et kort?
Nej, loggen registrerer oprettelser, ændringer og sletninger, ikke visninger. Begræns i stedet hver persons omfang: Hvem ser hvilke kunder.
Kan en sælger uden eksportrettighed stadig sende et tilbud som PDF?
Ja, at sende et dokument til en kunde er ikke en eksport af databasen.
Der blev slettet kort i går. Hvad gør vi?
Har I tilvalgt udvidelsen »papirkurv«, så gendan dem først fra papirkurven. Ellers bed supporten om en gendannelse med den omtrentlige dato. Den er inkluderet ved fejl i tjenesten og ved en medarbejders bevidste sletning, for eksempel ved en sælgers fratrædelse, dog højst 3 anmodninger om måneden. En utilsigtet sletning eller en fejlbetjening håndteres som en betalt supportsag. Se Sikkerhed og backup.
Hvorfor beskytte CRM som regnskabet?
Se Hvem ejer data i et CRM.
